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檔案利用數據統計與實(shí)際效益分析
收集(或搜集，下同)的根本目和管理檔案的，除了不使其散失和安全保存外，主要是為了開(kāi)發(fā)與利用。而在檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作中，存在著(zhù)傳統式的被動(dòng)(即坐等)服務(wù)形式和不重視檔案利用信息反饋的兩大 問(wèn)題 ，已嚴重 影響 著(zhù)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用和檔案事業(yè)的健康 發(fā)展 。本文針對問(wèn)題，結合筆者所在的紹興地區實(shí)際，重點(diǎn)對檔案利用數據統計與檔案實(shí)際效益作一探討，與檔案界同仁商榷。
一、當前，在檔案信息資源開(kāi)發(fā)和信息反饋工作中存在的主要問(wèn)題
(一)局限于檔案利用數據統計，不求檔案的實(shí)際效益。各地各級檔案行政管理部門(mén)，每到年終在要求基層檔案館(室，下同)編制年報，了解檔案利用情況時(shí)，只需統計幾個(gè)利用數據，如利用人數、利用檔案卷(冊)數、頁(yè)數及復印數據數等，而不了解通過(guò)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用，而所獲得的 社會(huì ) 效益和 經(jīng)濟 效益。收集統計檔案利用數據，雖然亦能反映檔案的利用情況，但這是表面現象，說(shuō)明不了檔案給社會(huì )和經(jīng)濟建設帶來(lái)的價(jià)值和作用。也就是說(shuō)，統計幾個(gè)數據只能揭示表現現象，而不能揭示檔案利用的實(shí)質(zhì)，即實(shí)際效益。這是各地各級檔案部門(mén)普遍存在的一個(gè)問(wèn)題。
(二)在檔案館查(借)閱利用時(shí)，只要求填寫(xiě)其利用目的，不求深層次了解，失去檔案利用信息反饋的機會(huì )。在通常情況下，利用單位和利用人來(lái)檔案館查(借)閱檔案時(shí)，均需填寫(xiě)一份登記表。登記表除需填寫(xiě)利用單位、利用人姓名和證件號碼外，就是還要說(shuō)明利用目的。而利用者在填寫(xiě)利用目的時(shí)都較簡(jiǎn)單，如“工作 參考 ”、“提供產(chǎn)權依據”等等。由于不作深層次了解，利用結束亦就了結，而失去了檔案利用信息反饋的機會(huì )。檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用，可分兩個(gè)階段。第一階段，又可稱(chēng)初級階段，即利用者到檔案館查(借)閱檔案或檔案館主動(dòng)為利用者提供檔案，這時(shí)只反映檔案利用情況；第二階段，又可稱(chēng)為高級階段，即檔案通過(guò)利用者在工作、 學(xué)習 、生產(chǎn)等社會(huì )實(shí)踐中的利用，不同程度會(huì )產(chǎn)生一定的社會(huì )效益和經(jīng)濟效益，也就是體現了利用檔案的作用和價(jià)值，通過(guò)信息反饋而求得。而要取得這種信息，事先必須有所了解和掌握，即在利用時(shí)有目的地作些深層次了解，并一一記錄在案，以利日后跟蹤調查。
(三)有了利用實(shí)例，不求匯集編發(fā)重返社會(huì )。有些館雖也注重檔案利用信息反饋工作，收集有價(jià)值的檔案利用實(shí)例，但只是作為檔案目標管理認證和達標的材料，因此收集后就將實(shí)例束之高閣，不匯編發(fā)表，重返社會(huì )，影響檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用。如果將利用實(shí)例編發(fā)，不但會(huì )促進(jìn)檔案的開(kāi)發(fā)利用，使社會(huì )和全民更加認識檔案、了解檔案，使檔案的使用價(jià)值得到進(jìn)一步發(fā)揮，而且可大大提高檔案館的社會(huì )地位和知名度。
(四)編研工作滯后，遠遠跟不上檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用需要。因為，利用單位不了解館藏情況，即你館藏中究竟有些什么資料可供社會(huì )利用。因此，檔案管理人員必須了解信息社會(huì )動(dòng)向和需求，結合館藏實(shí)際，有目的、有計劃地編研一些參考性、指導性的資料，提供社會(huì )利用。然而，各地各級檔案館編研工作滯后，跟不上社會(huì )發(fā)展和經(jīng)濟建設的需求，影響檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用。
二、檔案館應在了解和掌握檔案利用實(shí)際效益上下功夫。
綜觀(guān)各地各級檔案館都能夠把每年檔案資料查閱利用情況反映出來(lái)，即某某年查閱有多少人次、多少卷(冊)檔案，但該年數百人次、數百卷(冊)檔案，有什么社會(huì )效益和經(jīng)濟效益呢?卻一無(wú)所知或知之不多。為此，筆者認為檔案館查閱利用情況需要了解和統計，但更重要的要從了解和掌握檔案利用實(shí)際效益上下功夫，即了解其查閱利用目的和所產(chǎn)生的社會(huì )效益和經(jīng)濟效益。要想取得成果，除了要求利用者主動(dòng)反饋信息外，檔案館亦可進(jìn)行跟蹤調查。調查收集檔案利用實(shí)際效益，主要有以下六大作用：
(一)有利于了解檔案的價(jià)值和作用�！稒n案法》第二條稱(chēng)：“本法所稱(chēng)的檔案是……對國家和社會(huì )有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的 歷史 記錄�！钡私鈾n案是否具有保存價(jià)值，最重要的一點(diǎn)是要提供利用。如果檔案不再利用，最有價(jià)值的檔案也就失去保存的意義。而只有通過(guò)檔案的利用和開(kāi)發(fā)，才能了解檔案的價(jià)值。過(guò)去不少單位和領(lǐng)導，為什么對檔案工作不夠重視和支持，主要一個(gè)原因是檔案部門(mén)長(cháng)期處在“封閉”狀態(tài)，單位和領(lǐng)導也認為檔案不能給本單位出效益、出成果。其實(shí)無(wú)數事例證明，這完全是一種偏見(jiàn)和誤解。有保存價(jià)值的檔案，一般都具有利用價(jià)值，但其價(jià)值的大小，必須通過(guò)利用，一旦利用一定會(huì )產(chǎn)生一定的社會(huì )效益和經(jīng)濟效益。
(二)有利于檔案的鑒定工作。眾所周知，檔案的保管期限定為永久、長(cháng)期、短期三種，檔案到了規定的保管期限，就要組織鑒定，確定其銷(xiāo)毀還是延長(cháng)保管期限。而檔案的價(jià)值是鑒定時(shí)必須考慮的一個(gè)重要因素。檔案利用頻率高、周期長(cháng)，即使已到規定的保管期限，也應繼續延長(cháng)其保管期限；反之，檔案利用率較低，保存價(jià)值不大，即使未到規定的保管期限，亦應降低其保管期限。通過(guò)調查收集檔案利用的實(shí)際效益，大大有利檔案的鑒定工作。
(三)有利于了解和掌握檔案利用信息，進(jìn)一步拓寬檔案利用工作的渠道，最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用。通過(guò)實(shí)際效益的調查和收集，可以進(jìn)一步了解社會(huì )和市場(chǎng)對檔案利用的需求和利用者的心理，從而改進(jìn)我們的服務(wù)形式，拓寬利用渠道，使更多的利用者了解檔案，熟檔案，利用檔案，為社會(huì )主義 現代 化建設服務(wù)。如果我們不重視調查和收集檔案利用的實(shí)際效益，檔案利用渠道就無(wú)法拓寬，亦影響檔案價(jià)值作用的充分發(fā)揮。
(四)有利于編發(fā)檔案利用實(shí)例，加大檔案宣傳工作力度。通過(guò)調查和了解收集檔案利用的實(shí)際效益，取得一個(gè)又一個(gè)的利用實(shí)例，充分體現檔案的保存和利用價(jià)值，并篩選、整理，編印成小冊子，下發(fā)至基層和領(lǐng)導，使他們了解檔案的作用，這要比空喊幾句檔案工作重要強得多。尤對不太了解檔案、不熟悉檔案價(jià)值的同志來(lái)說(shuō)，更是一個(gè)實(shí)際的宣傳和 教育 ，使他們通過(guò)例證，了解檔案，支持檔案工作。
(五)有利于檔案館業(yè)務(wù)工作實(shí)績(jì)的體現。檔案業(yè)務(wù)工作的 內容 很多，而開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源應該是業(yè)務(wù)工作的“主體工程”，因為，收集和管理檔案的根本目的，是為了利用，否則就失去保存檔案的意義。而要衡量一個(gè)館的工作與實(shí)績(jì)，在業(yè)務(wù)工作上，開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源最能說(shuō)明問(wèn)題了。用戶(hù)通過(guò)利用你的檔案，獲取了社會(huì )效益和經(jīng)濟效益，這就是你工作的實(shí)績(jì)。如果既統計利用數據，又注意了解檔案的實(shí)際效益，那你的實(shí)績(jì)就有血有肉。
三、開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，獲得檔案實(shí)際效益的基本做法
(一)認真做好查(借)閱登記工作。查(借)閱登記是各館在檔案查(借)閱時(shí)必須做的一項工作。在登記時(shí)，一要認真負責，按項目一一填寫(xiě)清楚，必須填寫(xiě)的項目不要漏填；二要把查(借)閱檔案的利用目的，填寫(xiě)清楚，不可填寫(xiě)得太簡(jiǎn)單，如“工作 參考 ”等，而應填明作那一項工作參考，填明具體 內容 和將起到的作用和效益，這樣便于提供實(shí)際效益的線(xiàn)索和確定有否必要進(jìn)行跟蹤調查等。
(二)建立用戶(hù)聯(lián)系制度。檔案在查(借)閱時(shí)，一般不會(huì )產(chǎn)生效益，而要通過(guò)實(shí)踐，才能反映出檔案的實(shí)
際價(jià)值，產(chǎn)生一定的 社會(huì ) 效益和 經(jīng)濟 效益。因此，為了及時(shí)取利用信息，可以建立用戶(hù)聯(lián)系制度，即把用戶(hù)的姓名、單位地址、聯(lián)系電話(huà)和郵編等一一登記在冊，以便與用戶(hù)聯(lián)系。檔案館亦可把自己的聯(lián)系人和聯(lián)系電話(huà)告訴用戶(hù)，以利用戶(hù)及時(shí)反饋信息。同時(shí)，也可定期召開(kāi)用戶(hù)座談會(huì )，以利加強與用戶(hù)聯(lián)系，改進(jìn)我們的工作和服務(wù) 方法 ，更好地為社會(huì )和用戶(hù)服務(wù)。
(三)分發(fā)檔案信息反饋表。即在用戶(hù)查(借)閱檔案后發(fā)給一張檔案利用信息反饋表，主要內容包括利用單位、利用人、時(shí)間、案卷名稱(chēng)和獲取的社會(huì )效益、經(jīng)濟效益。特別是效益要寫(xiě)得具體一點(diǎn)，應有時(shí)間、地點(diǎn)、人物和具體事例。
(四)及時(shí)編發(fā)檔案利用社會(huì )效益、經(jīng)濟效益實(shí)例。反饋的信息仍要通過(guò)編輯再重返社會(huì )，這樣既可進(jìn)一步宣傳檔案的作用和價(jià)值，又可使社會(huì )各界進(jìn)一步了解檔案、熟悉檔案，來(lái)利用檔案。特別要將實(shí)例送給有關(guān)部門(mén)(單位)的領(lǐng)導，使他們認識檔案作用，支持做好檔案工作。如果把反饋的信息收藏起來(lái)，便失去了反饋工作的實(shí)際意義。
(五)實(shí)地調查和電話(huà)采訪(fǎng)。根據用戶(hù)查閱時(shí)登記在案的線(xiàn)索，可以及時(shí)到實(shí)地調查或電話(huà)采訪(fǎng)，掌握利用效果的第一手資料。許多用戶(hù)在各自不同的崗位上，都擔負著(zhù)一定的工作和任務(wù)，有時(shí)沒(méi)有時(shí)間來(lái)編報利用實(shí)例，檔案人員應主動(dòng)上門(mén)服務(wù)，把通過(guò)利用檔案后所產(chǎn)生的社會(huì )效益和經(jīng)濟效益情況搞清楚，便于編寫(xiě)。
綜上所述，檔案利用數據統計是必要的，也說(shuō)明了檔案利用工作的一個(gè)側面，但更重要的是要了解、收集檔案的實(shí)際效益，以利進(jìn)一步加強檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，為社會(huì )各界和經(jīng)濟建設服務(wù)。
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