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精選Excel建立數據庫技巧
Excel建立數據庫技巧
日常工作中，我們常常需要建立一些有規律的數據庫。例如我為了管理全鄉的農業(yè)稅，需建立一數據庫，該數據庫第一個(gè)字段名為村名，第二個(gè)字段名為組別。我鄉共19個(gè)村，每個(gè)村7～17個(gè)組不等，共計258個(gè)組。這個(gè)數據庫用數據庫軟件（哪怕是Visual FoxPro 6.0或是Access97等高檔次的）很不好建立——逐個(gè)兒輸入嗎，只有傻瓜才有這種想法。用Access宏或FoxPro編程來(lái)輸入吧，這些數據似乎還嫌不夠規則（每個(gè)村對應的組數不一定相同），這個(gè)程序編寫(xiě)可就不那么簡(jiǎn)單了，除非你是編程高手兼編程迷，否則可有小題大作之嫌了。
其實(shí)Excel提供了一些很有用的功能，可讓我們任何一個(gè)人都可輕松搞定這些數據庫：
第一步：打開(kāi)Excel97（Excel2000當然也行），在A(yíng)列單元格第1行填上“村名”，第2行填上“東山村”，第19行填上“年背嶺村” （注：東山17個(gè)組，2＋17=19據此推算），第28行填上“橫坡村”（算法同前，牛背嶺村9個(gè)組：19＋9=28），如此類(lèi)推把19個(gè)村名填好。
第二步：在第B列第1行填上“組別”，第2行填上“第1組”并在此按鼠標右鍵選擇“復制”把這三個(gè)字復制剪貼板，然后在每一個(gè)填有村名的那一行的B列點(diǎn)一下鼠標右鍵選擇“粘貼”在那里填上一個(gè)“第1組”。
第三步；用鼠標點(diǎn)擊選中A2“東山村”單元格，然后把鼠標單元格右下角（此時(shí)鼠標變?yōu)閱巍笆弊中危�，按住鼠標往下拖�?dòng)，拖過(guò)的地方會(huì )被自動(dòng)填上 “東山村”字樣。用同樣的方法可以把其它村名和組別用鼠標“一拖了之”。填組別時(shí)你別擔心Excel會(huì )把組別全部填為“第1組”，只要你別把“第1組”寫(xiě)成“第一組”，Excel會(huì )自動(dòng)把它識別為序列進(jìn)行處理。所以拖動(dòng)“第1組”時(shí)，填寫(xiě)的結果為“第2組”“第3組”……填完這兩個(gè)字段后，其它的數據可以繼續在Excel中填寫(xiě)，也可等以后在數據庫軟件中填寫(xiě)，反正勞動(dòng)強度差不多。
第四步：保存文件。如果你需要建立的是Access數據庫，那么別管它，就用Excel默認的“.xls”格式保存下來(lái)。如果你需要建立的是FoxPro數據庫，那么請以Dbase 4 （.dbf）格式保存文件。
第五步：如果需要的是Access數據庫，那么你還必需新建一個(gè)Access數據庫，在“新建表”的對話(huà)框里，你選擇“導入表”然后在導入對話(huà)框中選擇你剛剛存盤(pán)的“.xls”文件。（什么？你找不到？！這個(gè)對話(huà)框默認的文件類(lèi)型是Microsoft Access，只要你改為Microsoft Excel 就能找到了），選擇好導入文件后，你只要注意把一個(gè)“第一行包含列標題”的復選框 芯托辛耍ㄈ綣 你不需要ID字段，你可以在A(yíng)ccess向你推薦主關(guān)鍵字時(shí)拒絕——選擇“不要主關(guān)鍵字”），其余的你都可視而不見(jiàn)，只管按“下一步”直至完成。導入完成后你可以打數據庫進(jìn)行使用或修改。如果你需要的是FoxPro數據庫，那么更簡(jiǎn)單，可以直接用FoxPro打開(kāi)上一步你存盤(pán)的“.dbf”文件，根據需要進(jìn)行一些諸如字段寬度、字段數據類(lèi)型設置就可以使用了。
說(shuō)到這里，你可能會(huì )說(shuō)“呀，太簡(jiǎn)單了，我也會(huì )”，那么好了，我寫(xiě)這篇文章的目的就是要大家盡可能不再做那些很麻煩的事，“該偷懶時(shí)就偷懶”嘛。
excel怎么合并單元格的方法
今天有網(wǎng)友在QQ上問(wèn)了筆者一個(gè)excel合并單元格的問(wèn)題，找不到怎么合并了。下面針對這個(gè)問(wèn)題，筆者今天就把“excel怎么合并單元格”的方法和步驟詳細的說(shuō)下，希望對那些剛用excel軟件還不太熟悉的朋友有所幫助。
excel中如何合并單元格
excel合并單元格有兩種方法：
1、使用“格式”工具欄中的“合并及居中”；
想使用格式工具欄中的合并單元格快捷按鈕，需要確認格式工具欄處于顯示狀態(tài)，具體的方法是選擇“視圖”—“工具欄”—“格式”，詳細看下圖中“格式”處于勾選狀態(tài)（點(diǎn)擊一下是選擇，再點(diǎn)擊一下是取消，如此反復）
確認了“格式”工具欄處于顯示狀態(tài)后，我們可以在格式工具欄中查看是否顯示了“合并居中”按鈕，如果沒(méi)有顯示，我們在添加刪除按鈕的子菜單里勾選“合并居中”。
當確認了你的格式工具欄中有了“合并居中”按鈕之后，就方便多了，把需要合并的一起選擇，點(diǎn)一下這個(gè)按鈕就可以合并了。
2、使用右鍵菜單中的“單元格格式化”中的“文本控制”
選擇你需要合并的幾個(gè)單元格，右鍵選擇“設置單元格格式”，在彈出的窗口中，點(diǎn)擊“對齊”標簽，這里的選項都非常有用�！八綄R”、“垂直對齊”“自動(dòng)換行”“合并單元格”“文字方向”都非常有用，自己試試吧。
excel合并單元格如何取消合并
如果你對上面的合并方法非常熟悉，就很好辦了。
1、在合并單元格的第一種方法中，點(diǎn)擊已經(jīng)合并的單元格，會(huì )拆分單元格；
2、在合并單元格的第二種方法中，點(diǎn)擊右鍵已經(jīng)合并的單元格，選擇“設置單元格格式”菜單，當出現上面第二幅圖的時(shí)候，去掉“合并單元格”前面的對勾即可。
電腦菜鳥(niǎo)級晉級excel表格的工具
我們可以打開(kāi)帶有wps的excel表格，會(huì )發(fā)現其中有一些工具，這里面我講一下這里面的工具，其中看一下，這里面我們可以輸入文字記錄自己想記錄的事情，后面可以備注數量。
其中字體的話(huà)，不用多說(shuō)了，很多人也都會(huì )，這里面也用不到那么多字體的事情。說(shuō)幾個(gè)經(jīng)常用的幾個(gè)快捷鍵。輸入文字以后ctrl+c ,是復制，ctrl+V黏貼，當然也可以點(diǎn)擊右鍵刪除。拖住單元格，鼠標移到右下角有一個(gè)十字的加號往下拖拽會(huì )發(fā)現數字增加。如下圖，很多做財務(wù)的人都會(huì )需要，省得我們一個(gè)一個(gè)復制了。
在表格中，有很多數字，比如我們要求和這可怎么辦，這難道了很多剛接觸電腦的朋友，當然也找不到到底在哪里有沒(méi)有發(fā)現頁(yè)端的左上角有一個(gè)圖標，底下寫(xiě)著(zhù)自動(dòng)求和，這就是我們要找的求和，可以自動(dòng)幫我們快速求和。
excel中vlookup函數的使用方法
在前幾天筆者看到同事在整理資料時(shí)，用到VLOOKUP函數，感覺(jué)非常好！下面把這個(gè)方法分享給大家！
功用：適合對已有的各種基本數據加以整合，避免重復輸入數據，整合的數據具有連結性，修改原始基本數據，整合表即會(huì )自動(dòng)更新數據，非常有用。
函數說(shuō)明：
=VLOOKUP (欲搜尋的值，搜尋的參照數組范圍，傳回數組表的欲對照的欄，搜尋結果方式)
�。褜さ膮⒄諗到M范圍：必須先用遞增排序整理過(guò)，通常使用絕對參照，以利復制函數。
�。褜そY果方式：TRUE或省略不填，只會(huì )找到最接近的數據；FALSE則會(huì )找完全符合的才可以。
左邊A2：B5為參照數組范圍，E2為欲搜尋的值，傳回數組表的欲對照的欄為第2欄(姓名)
在F2輸入=VLOOKUP(E2,A2:B5,2,FALSE)將會(huì )找到155003是王小華，然后顯示出來(lái)。
絕對參照=VLOOKUP(E2,A2:B5,2,FALSE)
講解范例：
1) 先完成基本數據、俸點(diǎn)
等工作表
2)基本數據
3)俸點(diǎn)
4)薪資表空白
5)在薪資表工作表中
儲存格B2中輸入=VLOOKUP(A2,基本數據!$A$2:$D$16,4,FALSE)
儲存格C2中輸入=VLOOKUP(B2,俸點(diǎn)!$A$2:$B$13,2,FALSE)
儲存格D2中輸入=VLOOKUP(A2,基本數據!$A$2:$D$16,3,FALSE)
6)用VLOOKUP函數完成薪資表
相關(guān)知識點(diǎn)講解：
VLOOKUP函數的用法
“Lookup”的漢語(yǔ)意思是“查找”，在Excel中與“Lookup”相關(guān)的函數有三個(gè)：VLOOKUP、HLOOKUO和LOOKUP。下面介紹VLOOKUP函數的用法。
一、功能
在表格的首列查找指定的數據，并返回指定的數據所在行中的指定列處的數據。
二、語(yǔ)法
標準格式：
VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num , range_lookup)
三、語(yǔ)法解釋
VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)可以寫(xiě)為：
VLOOKUP(需在第一列中查找的數據,需要在其中查找數據的數據表,需返回某列值的列號,邏輯值True或False)
1.Lookup_value為“需在數據表第一列中查找的數據”，可以是數值、文本字符串或引用。
2.Table_array 為“需要在其中查找數據的數據表”，可以使用單元格區域或區域名稱(chēng)等。
�、湃绻� range_lookup 為 TRUE或省略，則 table_array 的第一列中的數值必須按升序排列，否則，函數 VLOOKUP 不能返回正確的數值。
如果 range_lookup 為 FALSE，table_array 不必進(jìn)行排序。
�、芓able_array 的第一列中的數值可以為文本、數字或邏輯值。若為文本時(shí)，不區分文本的大小寫(xiě)。
3.Col_index_num 為table_array 中待返回的匹配值的列序號。
Col_index_num 為 1 時(shí)，返回 table_array 第一列中的數值；
Col_index_num 為 2 時(shí)，返回 table_array 第二列中的數值，以此類(lèi)推。
如果Col_index_num 小于 1，函數 VLOOKUP 返回錯誤值 #VALUE!；
如果Col_index_num 大于 table_array 的列數，函數 VLOOKUP 返回錯誤值 #REF!。
4.Range_lookup 為一邏輯值，指明函數 VLOOKUP 返回時(shí)是精確匹配還是近似匹配。如果為 TRUE 或省略，則返回近似匹配值，也就是說(shuō)，如果找不到精確匹配值，則返回小于lookup_value 的最大數值；如果 range_value 為 FALSE，函數 VLOOKUP 將返回精確匹配值。如果找不到，則返回錯誤值 #N/A。
VLOOKUP函數
在表格或數值數組的首列查找指定的數值，并由此返回表格或數組中該數值所在行中指定列處的數值。
這里所說(shuō)的“數組”，可以理解為表格中的一個(gè)區域。數組的列序號：數組的“首列”，就是這個(gè)區域的第一縱列，此列右邊依次為第2列、3列……。假定某數組區域為B2:E10，那么，B2:B10為第1列、C2:C10為第2列……。
語(yǔ)法：
VLOOKUP（查找值，區域，列序號，邏輯值）
“查找值”：為需要在數組第一列中查找的數值，它可以是數值、引用或文字串。
“區域”：數組所在的區域，如“B2:E10”，也可以使用對區域或區域名稱(chēng)的引用，例如數據庫或數據清單。
“列序號”：即希望區域（數組）中待返回的匹配值的列序號，為1時(shí)，返回第一列中的數值，為2時(shí)，返回第二列中的數值，以此類(lèi)推；若列序號小于1，函數VLOOKUP 返回錯誤值 #VALUE!；如果大于區域的列數，函數VLOOKUP返回錯誤值 #REF!。
“邏輯值”：為T(mén)RUE或FALSE。它指明函數 VLOOKUP 返回時(shí)是精確匹配還是近似匹配。如果為 TRUE 或省略，則返回近似匹配值，也就是說(shuō)，如果找不到精確匹配值，則返回小于“查找值”的最大數值；如果“邏輯值”為FALSE，函數 VLOOKUP 將返回精確匹配值。如果找不到，則返回錯誤值 #N/A。如果“查找值”為文本時(shí)，“邏輯值”一般應為 FALSE 。另外：
·如果“查找值”小于“區域”第一列中的最小數值，函數 VLOOKUP 返回錯誤值 #N/A。
·如果函數 VLOOKUP 找不到“查找值” 且“邏輯值”為 FALSE，函數 VLOOKUP 返回錯誤值 #N/A。
Excel中RANK函數怎么使用？
Excel中RANK函數怎么使用？下面將以實(shí)例圖文詳解方式，為你講解Excel中RANK函數的應用。
rank函數是排名函數。rank函數最常用的是求某一個(gè)數值在某一區域內的排名。
rank函數語(yǔ)法形式：rank(number,ref,[order])
函數名后面的參數中 number 為需要求排名的那個(gè)數值或者單元格名稱(chēng)（單元格內必須為數字），ref 為排名的參照數值區域，order的為0和1，默認不用輸入，得到的就是從大到小的排名，若是想求倒數第幾，order的值請使用1。
下面給出幾個(gè)rank函數的范例：
示例1：正排名
此例中，我們在B2單元格求20這個(gè)數值在 A1:A5 區域內的排名情況，我們并沒(méi)有輸入order參數，不輸入order參數的情況下，默認order值為0，也就是從高到低排序。此例中20在 A1:A5 區域內的正排序是1，所以顯示的結果是1。
示例2：倒排名
此例中，我們在上面示例的情況下，將order值輸入為1，發(fā)現結果大變，因為order值為1，意思是求倒數的排名，20在A(yíng)1:A5 區域內的倒數排名就是4。
示例3：求一列數的排名
在實(shí)際應用中，我們往往需要求某一列的數值的排名情況，例如，我們求A1到A5單元格內的數據的各自排名情況。我們可以使用單元格引用的方法來(lái)排名：=rank(a1,a1:a5) ，此公式就是求a1單元格在a1:a5單元格的排名情況，當我們使用自動(dòng)填充工具拖拽數據時(shí)，發(fā)現結果是不對的，仔細研究一下，發(fā)現a2單元格的公式居然變成了 =rank(a2,a2:a6) 這超出了我們的預期，我們比較的數據的區域是a1:a5，不能變化，所以，我們需要使用 $ 符號鎖定公式中 a1:a2 這段公式，所以，a1單元格的公式就變成了 =rank(a1,a$1:a$5)。
如果你想求A列數據的倒數排名你會(huì )嗎？請參考例3和例2，很容易。
相關(guān)文章推薦閱讀：利用rank函數實(shí)現自動(dòng)排序
RANK 函數
返回一個(gè)數字在數字列表中的排位。數字的排位是其大小與列表中其他值的比值（如果列表已排過(guò)序，則數字的排位就是它當前的位置）。
語(yǔ)法
RANK(number,ref,order)
Number 為需要找到排位的數字。
Ref 為數字列表數組或對數字列表的引用。Ref 中的非數值型參數將被忽略。
Order 為一數字，指明排位的方式。
如果 order 為 0（零）或省略，Microsoft Excel 對數字的排位是基于 ref 為按照降序排列的列表。
如果 order 不為零，Microsoft Excel 對數字的排位是基于 ref 為按照升序排列的列表。
注解
函數 RANK 對重復數的排位相同。但重復數的存在將影響后續數值的排位。例如，在一列按升序排列的整數中，如果整數 10 出現兩次，其排位為 5，則 11 的排位為 7（沒(méi)有排位為 6 的數值）。
示例：
源數據：
降序：
在單元格C2中輸入=RANK(B2,$B$2:$B$13,0)，回車(chē)，就可以計算出學(xué)生1的成績(jì)的降序排名了。然后將C2單元格的公式應用到C2到C13，所有學(xué)生成績(jì)的降序排名就都出來(lái)了。
升序：
同理，在單元格C2中輸入=RANK(B2,$B$2:$B$13,1)，回車(chē)，然后應用到C2到C13單元格，就可以計算所有學(xué)生成績(jì)的升序排名。
Excel使用高級篩選的小技巧(一)
Excel如何進(jìn)行高級篩選？
在日常工作中，我們經(jīng)常用到篩選，而在這里，我要說(shuō)的是篩選中的高級篩選。
相對于自動(dòng)篩選，高級篩選可以跟據復雜條件進(jìn)行篩選，而且還可以把篩選的結果復制到指定的地方，更方便進(jìn)行對比，因此下面說(shuō)明一下Excel如何進(jìn)行高級篩選的一些技巧。
一、高級篩選中使用通用符。
高級篩選中，可以使用以下通配符可作為篩選以及查找和替換內容時(shí)的比較條件。
請使用 若要查找
?（問(wèn)號） 任何單個(gè)字符
例如，sm?th 查找“smith”和“smyth”
*（星號） 任何字符數
例如，*east 查找“Northeast”和“Southeast”
~（波形符）后跟 ?、* 或 ~ 問(wèn)號、星號或波形符
例如，“fy91~?”將會(huì )查找“fy91?”
下面給出一個(gè)應用的例子：
如上面的示例，為篩選出姓為李的數據的例子。
二、高級篩選中使用公式做為條件。
高級篩選中使用條件如“李”篩選時(shí)，也會(huì )把所有的以“李”開(kāi)頭的，這時(shí)用條件“李”或“李?”和“李*”的結果都是一樣，那么如果要篩選出姓李而名為單字的數據呢？這時(shí)就需要用公式做為條件了。 下面給出一個(gè)應用的例子：
如上面的示例，篩選的條件為公式： ="=李?"。(注：2010-01-29增加)
三、條件中的或和且。
在高級篩選的指定條件中，我們可能遇到同一列中有多個(gè)條件，即此字段需要符合條件1或條件2，這時(shí)我們就可以把此條件列在同一列中。
如上面的示例，為篩選出工號為101與111的數據。
同時(shí)我們也可以遇到同行中，不同字段需要滿(mǎn)足條件相應的條件，此時(shí)我們就把條件列在同行中。
如上面的示例，為篩選出年齡大于30且工種不為車(chē)工的數據。此外示例中還給出單列多組條件與多列單條件的情況，在這就不一一列出了。
四、篩選出不重復的數據。
高級篩選中，還有一個(gè)功能為可以篩選出不重復的數據，使用的方法是，在篩選的時(shí)候，把選擇不重復記錄選項選上即可。要注意的一點(diǎn)是，這里的重復記錄指的是每行數據的每列中都相同，而不是單列。
案例分享：
Excel中的高級篩選比較復雜，且與自動(dòng)篩選有很大不同�，F以下圖中的數據為例進(jìn)行說(shuō)明。
說(shuō)明：上圖中只所以要空出前4行，是為了填寫(xiě)條件區域的數據。盡管Excel允許將條件區域寫(xiě)在源數據旁邊，但在篩選中，條件區域可能會(huì )被隱藏，為了防止這種事情的發(fā)生，最好將條件區域放在源數據區域的上方或下方。但要注意，條件區域與源數據區域之間至少要保留一個(gè)空行。
例1，簡(jiǎn)單文本篩選：篩選姓張的人員。
A1：姓名，或=A5
A2：張
運行數據菜單→篩選→高級篩選命令，在彈出的高級篩選對話(huà)框中，按下表輸入數據。
說(shuō)明：
�、俸Y選中，條件區域標題名要與被篩選的數據列標題完全一致。
�、谌绻催x“將篩選結果復制到其他位置”，則當前列表區域不符合條件的不隱藏，而是將符合條件的區域復制到指定的區域。
例2，單標題OR篩選：篩選姓張和姓王的人員
A1：姓名
A2：張
A3：王
條件區域：$A$1:$A$3
說(shuō)明：將篩選條件放在不同行中，即表示按“OR”來(lái)篩選
例3，兩標題AND篩選：篩選出生地為北京的男性人員
A1：出生地
A2：北京
B1：性別
B2：男
條件區域：$A$1:$B$2
說(shuō)明：將判斷條件放在同一行中，就表示AND篩選
例4，兩標題OR篩選：篩選出生地為北京或女性人員
A1：出生地
A2
�。罕本�
B1：性別
B3：女
條件區域：$A$1:$B$3
說(shuō)明：條件區域允許有空單元格，但不允許有空行
例5，精確文本篩選：篩選姓名為張飛的人員信息
A1：姓名
A2：="=張飛"
條件區域：$A$1:$A$2
說(shuō)明：注意條件書(shū)寫(xiě)格式，僅填入“張飛”的話(huà)，可能會(huì )篩選出形如“張飛龍”、“張飛虎”等人的信息。
例6，按公式結果篩選：篩選1984年出生的人員
A1：""，A1可以為任意非源數據標題字符
A2：=year(C6)=1984
條件區域：$A$1:$A$2
說(shuō)明：按公式計算結果篩選時(shí)，條件標題不能與已有標題重復，可以為空，條件區域引用時(shí)，要包含條件標題單元格（A1）
例7，用通配符篩選：篩選姓名為張X（只有兩個(gè)字）的人員（例5補充）
A1：姓名
A2：="=張?"
條件區域：$A$1:$A$2
說(shuō)明：最常用的通配符有?和*。?表示一個(gè)字符，如果只篩選三個(gè)字的張姓人員，A2：="=張??"。*表示任意字符
例8，日期型數據篩選：例6補充
A1：NO1
A2：=C6>=A$3
A3：1984-1-1
B1：NO2
B2：=C6<=B$3
B3：1984-12-31
條件區域：$A$1:$B$2
說(shuō)明：日期型數據與具體的日期比較往往容易出錯，因此在比較時(shí)，應將比較的日期值輸入到一個(gè)單元格中，這里分別將兩個(gè)具體日期值輸入到了A3和B3。注意A2與A3中對這個(gè)具體日期值的引用，必須加絕對引用符號，因為出生日期這列數據都要與該單元格中的數據進(jìn)行比較。
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