參加電子檔案培訓總結

參加電子檔案培訓總結

　　通過(guò)電子檔案的培訓，不僅拓寬了我們對檔案管理的工作思路，也增強了做好檔案工作的信心。在今后的工作中，要努力做好檔案工作，提高檔案的利用率，使檔案工作成為各位同事的參謀助手，從而不斷推動(dòng)檔案管理的綜合水平。

　　參加電子檔案培訓總結一

　　為了提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強在電子檔案管理方面的技巧，我于6月25日至30日期間，在杭州參加了為期5天的有關(guān)《電子文件與電子檔案》方面課程培訓。通過(guò)這次學(xué)習，使我更深入了解到電子文件與電子檔案管理的重要性和迫切性�，F對本次學(xué)習心得總結如下：

　　一、電子檔案的特點(diǎn)：

　�。ㄒ唬╇娮訖n案具有隨時(shí)性

　　電子文件可以在文件處理完成后隨時(shí)歸檔或在某一時(shí)間定時(shí)統一歸檔，避免了歸檔過(guò)程中存在文件遺漏的風(fēng)險，保證文檔的完整性和歸檔的效率性，也能降低文檔保存的不必要的損害。

　�。ǘ�）電子檔案具有共享性

　　電子檔案可以由文件形成部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò )傳送給檔案管理部門(mén)，并用電子密碼認證，再由檔案工作人員接受登記，儲存文檔，設立分類(lèi)號，設定訪(fǎng)問(wèn)限制級別，用戶(hù)通過(guò)登陸檔案管理庫進(jìn)行查找。由于是以網(wǎng)絡(luò )為媒介，因此查閱過(guò)程不受時(shí)間和空間限制，最大限度滿(mǎn)足查閱人員的查閱需求。

　�。ㄈ�）電子文檔具有有效性

　　檔案部門(mén)在接收到文件的同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號，并給出相應的'分類(lèi)號和檔案號，根據檔案內容在給出文件號，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞。在文件歸檔后，用戶(hù)只須通過(guò)輸入主題詞或者文件分類(lèi)號即可完成檢索查詢(xún)，找出相應的文件和相關(guān)內容的文件，不僅提高了檔案工作人員工作效率，同時(shí)也使資料的查詢(xún)和檢索時(shí)間大大縮短。

　　二、實(shí)行電子檔案管理的意義：

　�。ㄒ唬┍苊庑畔⑼饴�

　　電子檔案的查詢(xún)具有條件限制。只有通過(guò)注冊和登記成為電子檔案庫會(huì )員，會(huì )員可以通過(guò)遠程登錄的方式登陸檔案庫，經(jīng)過(guò)對會(huì )員進(jìn)行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才能對所需的電子檔案進(jìn)行查閱利用，最大限度防止文件泄露。

　�。ǘ�）電子檔案的保管可視文件格式統一性

　　檔案部門(mén)在接收到電子文件后，要對文件進(jìn)行本單位規定的統一格式轉換，要以統一的格式儲存電子文件，便于檔案管理和保證信息資源的方便和利用。

　　同時(shí)，由于電子檔案管理過(guò)程中對計算機及網(wǎng)絡(luò )依賴(lài)較大，且由于存檔文件種類(lèi)繁多等原因，在電子檔案管理中還是會(huì )出現一些問(wèn)題。

　　三、存在問(wèn)題：

　�。ㄒ唬┻^(guò)分依賴(lài)計算機

　　1、 信息與載體的相分離性。電子文件可以在不同的計算機之間傳遞，也可在不同的載體之間相互復制而信息形態(tài)無(wú)任何變化。這樣很難像紙質(zhì)文件那樣確定哪個(gè)是“原件”，這個(gè)特征直接影響到如何才能保證電子文件的真實(shí)性、可靠性和完整性。

　　2、 易更改性。電子文件是通過(guò)鍵盤(pán)、掃描儀等工具輸入，存在于磁盤(pán)等介質(zhì)上，更改、偽造數據不留痕跡，還有可能因計算機病毒及網(wǎng)絡(luò )安全等原因而導致文件變更，所以為保證其安全、準確，需要解決很多的技術(shù)難題。

　　3、 數據的易消失性。電子文件數據存儲在磁盤(pán)、磁帶或光盤(pán)等介質(zhì)上，是無(wú)形物，一旦操作不當，則可能損害甚至抹掉，均可造成難以挽回的損失，會(huì )直接影響電子文件的原始依據的作用或價(jià)值。

　�。ǘ�）、電子文件運行所依賴(lài)的軟硬件保護性措施不力。不同的數據庫管理系統就是不同的軟件環(huán)境，電子文件所依賴(lài)的軟件環(huán)境發(fā)生的頻繁變化，直接造成前后電子文件相互不銜接，新系統無(wú)法讀取舊系統生成的電子文件，隨著(zhù)時(shí)間的推移，舊系統的參數及程序將殘缺不全，舊系統生成的電子文件也失去了運行的基礎。

　　四、解決問(wèn)題的方法：

　�。ㄒ唬�、盡量買(mǎi)質(zhì)量好的磁盤(pán)、磁帶或光盤(pán)進(jìn)行文件的刻錄和保存工作，以降低刻錄后文件保存出差錯和風(fēng)險。

　�。ǘ�）、電子文檔采取多種不同形式來(lái)保存，對重要文件實(shí)施備份。

　�。ㄈ�）、定期翻錄、刻錄。

　　由于檔案文件具有一定的實(shí)效性，因此對各類(lèi)檔案文件需定期進(jìn)行檢查，完成各項分類(lèi)整理工作，保證檔案文件的動(dòng)態(tài)更新。如：對超期檔案，根據管理辦法實(shí)施銷(xiāo)毀等。

　�。ㄋ模�對檔案庫文件實(shí)施保護。

　　由于電子檔案文件存在易更改性和易消失性，因此對進(jìn)入電子檔案管理庫的文件可實(shí)行保護，防止文件的隨意修改；同時(shí)限定下載和修改權限；制定相關(guān)電子文檔替換、修改、下載流程。把電子檔案文件設置為只讀形式，使電子檔案管理規范化、精確化。

　　隨著(zhù)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人們對檔案信息需求的日趨增加，檔案信息的網(wǎng)絡(luò )傳播已成為現實(shí)。電子檔案管理與應用也會(huì )不斷的深入，電子文件檔案化管理對我們設計院具有現實(shí)意義。為提高科技檔案管理水平，實(shí)現電子檔案管理標準化、規范化。更有實(shí)際意義。我們迫切希望早日實(shí)現電子化管理。

　　參加電子檔案培訓總結二

　　近期，我有幸參加了由市檔案局舉辦的2015年度第二期檔案管理人員培訓班。培訓中我系統地學(xué)習了《檔案法》、《檔案管理違法違紀行為處分規定》、《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規定》（國家檔案局第8號令）、《檔案信息化》等各項內容，通過(guò)市檔案專(zhuān)家宣講檔案法規、解讀檔案規范、現場(chǎng)操作指導、教學(xué)交流互動(dòng)等形式多樣、內容豐富的教學(xué)方式，使我更深入地掌握了文書(shū)檔案的整理規范，全方位地了解了檔案管理工作的重要性，檔案管理人員應該具備的職業(yè)素養，看到日后管理檔案工作的發(fā)展方向。雖然，目前工作中還有很多問(wèn)題，但這些正是我以后努力的方向，通過(guò)這次培訓使我不斷地思索，不斷地進(jìn)步。下面結合實(shí)際，談三點(diǎn)體會(huì )。

　　一、提高了思想認識，增強了檔案法制觀(guān)念。在未參加培訓前，我對檔案工作的認識是模糊的，片面的，甚至認為不重要。參加培訓后，經(jīng)過(guò)專(zhuān)家的講解，使我從全新的'角度認識了檔案工作，充分認識到檔案工作是一項保存歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì )的重要工作，是各單位必須做好的一項基礎性工作，也是各項工作順利開(kāi)展的重要保障，必須高度重視，認真開(kāi)展。國家檔案局第30號令進(jìn)一步明確了檔案管理中違法違紀行為的處分規定，更體現了檔案工作的重要性。在我們平時(shí)的工作當中仍然存在這樣的現象：把認為不重要的文件自行銷(xiāo)毀、相關(guān)科室的文件不及時(shí)上交歸檔等等，身為檔案員的我們在工作中不僅要以身作則，還要向身邊的同事宣傳檔案法律法規知識，增強檔案的法制觀(guān)念。

　　二、專(zhuān)業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力有所提高。我從事檔案管理工作時(shí)間很短，通過(guò)本次的學(xué)習使我對文書(shū)檔案的分類(lèi)、保管期限有了清晰的認識，對檔案的整理原則有了深入的了解。記得去年我剛接觸檔案工作，整理文件時(shí)，在“歸檔”“保管期限”等方面徘徊不定、不知所措，通過(guò)學(xué)習運用“以人為本、以本單位為中心、從歷史性發(fā)展性全面考慮”的原則，同時(shí)結合教學(xué)時(shí)專(zhuān)家列舉的事例，再對照本局的工作實(shí)際，現在整理文件基本能做到得心應手了。同時(shí)通過(guò)本次學(xué)習使我對電子檔案的管理有了初步的熟悉，對今后開(kāi)展檔案的信息化建設工作打下了堅實(shí)的技能基礎。

　　三、明確認識檔案工作的價(jià)值，提升自身職業(yè)素養。一直認為檔案工作就是保存歷史記錄而己，從未認真思考過(guò)開(kāi)展檔案工作的意義，沒(méi)有認識到檔案工作的保存價(jià)值。經(jīng)過(guò)這次的學(xué)習，使我認識到檔案工作并不是單一的保存記錄、歷史，而是要發(fā)揮檔案職能，利用檔案服務(wù)人民、服務(wù)社會(huì )。檔案是歷史的真憑實(shí)證，是第一手的參考資料。不起眼的一張紙質(zhì)檔案改變了一個(gè)人的命運、一份合同材料檔案為單位挽回了上千萬(wàn)的損失……這一個(gè)個(gè)鮮明的事例使我深知了檔案員肩負的責任，要耐得住清苦寂寞，忠于職守、遵守紀律，不斷加強學(xué)習，提升自身素質(zhì)，使分局檔案管理水平邁上新的臺階，更好地為全局工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

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