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人力資源規劃
人力資源管理師(二級)的教材開(kāi)始就介紹了組織機構設置的多種形式，有直線(xiàn)式，事業(yè)部，矩陣式等，每種都有優(yōu)缺點(diǎn)和適用的企業(yè)類(lèi)型。當時(shí)考二級管理師的時(shí)候，這些知識都是死記硬背的。不就是畫(huà)張圖嗎，有什么好研究的?我在寫(xiě)這篇文章的時(shí)候的，特意百度了一下，結果發(fā)現，其實(shí)人力資源規劃的第一部分就是組織機構的設置。這套理論清清楚楚在網(wǎng)上掛著(zhù)呢?拿破侖在被流放的時(shí)候閱讀到了《孫子兵法》，不禁感嘆道：“如果我早看過(guò)了這本兵書(shū)，怎會(huì )招致滑鐵盧慘敗?” 對我們HR來(lái)講，沒(méi)有這張組織機構圖，人力資源規劃何從談起?(笑：現在各位知道如何學(xué)以致用了吧，知道考人力資源管理師的重要性了吧?)我相信，大多數企業(yè)的HR都是用PPT來(lái)畫(huà)組織機構圖的，PPT作圖是很美觀(guān)，但除了美觀(guān)以外，好像沒(méi)有太多的意義。而我發(fā)明的Excel組織機構圖，除了樣子稍顯不夠專(zhuān)業(yè)以外，卻多了許多PPT所不具備的功能。比如說(shuō)，當某些組織層級太多時(shí)，PPT只能畫(huà)到團隊級，而Excel卻能把整個(gè)公司都畫(huà)進(jìn)去，并且精確到每個(gè)崗位每個(gè)人;PPT無(wú)法使用計算功能，Excel卻能用公式分別給每個(gè)組織的崗位數和員工人數求和;Excel組織機構圖在維護時(shí)更為方便和快捷。
怎么用組織機構圖來(lái)幫助我們做人力資源規劃呢?這個(gè)話(huà)題要放進(jìn)培訓教材的話(huà)，說(shuō)一天都說(shuō)不完，我就說(shuō)幾個(gè)關(guān)鍵的步驟吧。比如說(shuō)，今年是2012年，你手里已經(jīng)有一張2012年的組織機構圖，我們要做A銷(xiāo)售部門(mén)2013年的人力資源規劃。第一步，我們要做一下A銷(xiāo)售部門(mén)的人員盤(pán)點(diǎn)，就像做人口普查一樣，在 2012年12月31日，A銷(xiāo)售部門(mén)的領(lǐng)導是誰(shuí)，下屬各單位或職位和職責分別是什么，每個(gè)職位對應的員工是誰(shuí)，還有多少職位已經(jīng)打招聘申請但尚未到崗?第二步，拷貝2012年的組織機構圖到2013年，2012年經(jīng)過(guò)人員盤(pán)點(diǎn)后的圖就固定不動(dòng)了，這個(gè)是基礎，如果有改變，就在2013年的圖上做變動(dòng);第三步，就是和該部門(mén)的經(jīng)理約談2013年的規劃了，如果該部門(mén)經(jīng)理說(shuō)：“我要在2013年增設一名華南區銷(xiāo)售代表，這個(gè)人直接向我匯報�！蹦敲�，我們就要在這個(gè)部門(mén)經(jīng)理的下面創(chuàng )建一個(gè)職位，畫(huà)上匯報線(xiàn);第四步，要確認這個(gè)新設的華南區銷(xiāo)售代表的KPI，比如說(shuō)，預計到2013年末，創(chuàng )造銷(xiāo)售額XX萬(wàn)人民幣，實(shí)現利潤XX萬(wàn)人民幣，白紙黑字寫(xiě)下來(lái)，這些數據就是考核這個(gè)職位和該部門(mén)經(jīng)理的指標，既然敢招人就要敢承諾回報，否則就不要胡亂規劃(那個(gè)八成是拉山頭);第五步，在匯總完所有部門(mén)的規劃后，要和管理層討論并確認，哪些是我們可以做的，那些明年還不需要做，或者有些新客戶(hù)業(yè)務(wù)量太小，也沒(méi)有潛力拓展業(yè)務(wù)，生產(chǎn)換品種而造成的成本增加得不償失而不能做;第六步，確認了員工編制以后，就要完成人力資源成本預算(包括招聘、薪酬福利、培訓費、差旅費、行政費用等等)，交FC部門(mén)繼續審批;第七步：最后批準的員工編制和人力資源成本要核對是否有差異;第八步：按預算執行，并且每個(gè)月要有rolling forecast(滾動(dòng)預測)，以確保年底完成預算。
工具是死的，人是活的，如果我們只是通過(guò)電子郵件傳輸信息的話(huà)，這份工作只需要機器人做就行了。所以在規劃過(guò)程中，溝通相當重要。換句通俗的話(huà)講：一定要坐下來(lái)談。
首先是HR內部溝通，做好人員盤(pán)點(diǎn)，尤其是處于兩個(gè)年度交界的時(shí)期，還有是兩個(gè)部門(mén)人員轉換的時(shí)期。之前我們就有這樣的教訓，沒(méi)盤(pán)準，部門(mén)經(jīng)理也疏忽了，等預算確定了才發(fā)現怎么少了2個(gè)人，原來(lái)這兩個(gè)人正在招聘中，我們把那份招聘申請給遺漏了，結果就是當年我們欠了這個(gè)部門(mén)2個(gè)職位，如果預算100%實(shí)現的話(huà)，我們的編制就會(huì )超預算。
其次是與部門(mén)經(jīng)理的溝通，什么時(shí)候談，談什么話(huà)題，怎么談?這些都要事先計劃好。這些是有技巧的，你必須對自己的項目有所控制，否則無(wú)法成功。
1、什么時(shí)候談?既然只給了2個(gè)星期，那么就要盡量爭取在第一個(gè)星期談完，如果部門(mén)太多的話(huà)，非核心部門(mén)可以提前談。等于給自己爭取到了1個(gè)星期;核心部門(mén)一定要提前把時(shí)間約好，不要臨時(shí)約談，大家都很忙，沒(méi)人喜歡召之即來(lái)，揮之即去。容易談的部門(mén)先談，前期的成功建立起來(lái)的心理優(yōu)勢有助于你有決心啃掉剩下的難啃的骨頭。打個(gè)比方說(shuō)，中超聯(lián)賽，每年的開(kāi)局，各隊都希望自己是主場(chǎng)，而且面對的千萬(wàn)不要是廣州恒大，而是類(lèi)似青島中能、上海申鑫等排名靠后的隊伍。如果上來(lái)三場(chǎng)連續都是客場(chǎng)的話(huà)，該球隊的老總一定要討個(gè)說(shuō)法了。因為這個(gè)聯(lián)賽賽程對本隊極其不利，萬(wàn)一三個(gè)客場(chǎng)全部失利，不但球迷倒戈，自己再怎么激勵，球員都會(huì )喪失斗志難以繼續面對后面的賽程。
2、談什么話(huà)題?在做完人員盤(pán)點(diǎn)后，要有一個(gè)問(wèn)題清單，只問(wèn)需要問(wèn)的問(wèn)題，節約雙方的時(shí)間，這樣，部門(mén)經(jīng)理會(huì )覺(jué)得你是一個(gè)專(zhuān)業(yè)的人，他會(huì )越來(lái)越喜歡和你溝通，而不是每次都覺(jué)得你好唐僧，和你溝通一點(diǎn)營(yíng)養都沒(méi)有。
3、怎么談?要善于把控談話(huà)的主動(dòng)權，讓對方愿意跟著(zhù)你的思路走。如果你說(shuō)：“嗨，有一堆報表等著(zhù)我們做呢，我們快點(diǎn)談吧，否則可交不了差了�！睂Ψ叫睦镆欢ㄏ肓�，你怎么又來(lái)麻煩我了，這是你的事好吧，我配合你算給你面子了。這個(gè)就是人性，不要覺(jué)得人際關(guān)系好復雜，人都是這樣的，不管是中國人還是外國人，凡人還是偉人，全世界的人都一個(gè)德行。所以，我一般都會(huì )這樣說(shuō)：“我們只需要坐下來(lái)談一個(gè)小時(shí)，然后我會(huì )把這個(gè)組織機構圖畫(huà)好給你看，你只需要確認就可以，不占用你任何其他時(shí)間�！蹦敲�，這個(gè)事十有八九就成功了。
第三，和管理層談，你更要提前把管理層的時(shí)間確定下來(lái)，然后向管理層匯報。你的信息大多記錄在這張組織機構圖上，談到某個(gè)組織，某個(gè)職位的時(shí)候，你要很清楚地反饋你所記錄的信息，而且是有效信息。管理層會(huì )很高興，因為他需要花若干天才能完成的事情，你只用了他一天時(shí)間幫他解決了。
最難以把控的是集團或地區總部的負責人，因為你可能不認識他，他可能位于地球的另一端，你可能無(wú)法與他面對面溝通，他是很無(wú)情的，他有自己的方式來(lái)核你的人員編制，他總是懷疑你們無(wú)限制擴編而千萬(wàn)次地問(wèn)你。我覺(jué)得比較好的方法是：了解他的需求、讓他聽(tīng)懂、用他的邏輯來(lái)回答他的問(wèn)題。
既然是白話(huà)人力資源管理，我們這個(gè)話(huà)題說(shuō)的淺顯一點(diǎn)比較好，大家容易懂，也愿意看，剩下的人力資源成本計劃，我就不深入了。把人力資源規劃告一段落，接下去聊聊招聘和配置。
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