(必備)財務(wù)檔案管理制度
隨著(zhù)社會(huì )一步步向前發(fā)展,制度的使用頻率逐漸增多,制度是指一定的規格或法令禮俗。擬起制度來(lái)就毫無(wú)頭緒?以下是小編收集整理的財務(wù)檔案管理制度,供大家參考借鑒,希望可以幫助到有需要的朋友。
財務(wù)檔案管理制度1
第一章總則
為了加強會(huì )計檔案管理,保證會(huì )計檔案的安全、完整、及時(shí),根據《中華人民共和國會(huì )計法》和《中華人民共和國檔案法》及財政部《會(huì )計檔案管理辦法》的規定,結合本公司實(shí)際情況,制定本辦法。
第二章會(huì )計檔案管理部門(mén)
1.公司檔案主管部門(mén)和財務(wù)部門(mén)共同負責會(huì )計檔案工作的指導、監督和檢查。會(huì )計檔案的具體管理工作由財務(wù)部門(mén)負責,由財務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)人負責在專(zhuān)門(mén)地點(diǎn)保管。保管地點(diǎn)應具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。
2.財務(wù)部門(mén)及公司內部有關(guān)的分公司、子公司,必須建立會(huì )計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷(xiāo)毀等管理制度,保證會(huì )計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。
第三章會(huì )計檔案歸檔的范圍
1.會(huì )計憑證。包括外來(lái)的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表,涉及對外對私改造資料,銀行存款(借款)對賬單及余額調節表等。年度終了都必須按照規定歸檔。
2.會(huì )計賬簿。包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等。
3.財務(wù)報告。包括《會(huì )計制度》規定和主管部門(mén)臨時(shí)通知編報的主要財務(wù)指標快報,月、季、年度會(huì )計報表,報表附注及財務(wù)情況說(shuō)明書(shū)。上級主管部門(mén)對報告的批復及社會(huì )審計的審計報告。
4.其它會(huì )計核算資料。凡與會(huì )計核算緊密相關(guān)的,由會(huì )計部門(mén)負責辦理的有參考價(jià)值的數據資料。
5.增值稅專(zhuān)用發(fā)票和普通發(fā)票。
第四章會(huì )計檔案的`整理
會(huì )計年度終了后,應將裝訂成冊的會(huì )計檔案進(jìn)行整理立卷。各種會(huì )計檔案應按會(huì )計檔案材料的關(guān)聯(lián)性,分門(mén)別類(lèi)地組成幾個(gè)類(lèi)型的案卷,將各卷按順序編號。
1.會(huì )計憑證。
(1)按月立卷:每月末將裝訂成冊的憑證,統一登記案卷目錄,每月立卷一份。
(2)分散裝訂:根據憑證的多少,分散裝訂,做到整齊、牢固、美觀(guān)。
(3)裝訂封面的所有內容要填寫(xiě)齊全,包括:?jiǎn)挝幻Q(chēng)、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
2.會(huì )計賬簿。
各種會(huì )計賬簿辦理完年度結賬后,除跨年使用的賬簿外,其它均需整理妥善保管。
(1)會(huì )計賬簿在辦理完年度結賬后,只在下一行的摘要欄填寫(xiě)“結轉下年”字樣,不填其它內容。
(2)會(huì )計賬簿在裝訂前,應按賬簿啟用表的使用頁(yè)數,核對各個(gè)賬戶(hù)賬面是否齊全,是否按順序排列。
(3)活頁(yè)賬簿去空白頁(yè)后,將本賬面數項填寫(xiě)齊全,撤去賬尺,用堅固耐磨的紙張做封面、封底,裝訂成冊。不同規格的活頁(yè)賬不得裝訂在一起。
(4)會(huì )計賬簿的裝訂順序:
會(huì )計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶(hù)目錄→按本賬簿頁(yè)數順序裝訂賬頁(yè)→會(huì )計賬簿裝訂封底。
(5)裝訂后的會(huì )計賬簿應牢固、平整、不得有折角,掉頁(yè)現象。
(6)賬簿裝訂的封口處,應加蓋裝訂人印章。
(7)裝訂后,會(huì )計賬簿的脊背應平整,并注明所屬年度及賬簿名稱(chēng)和編號。
(8)會(huì )計賬簿的編號為一年一編,編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶(hù)明細賬、輔助賬。
3.會(huì )計報表。
會(huì )計報表編制完成并按時(shí)報送后,留存報表均應按月裝訂成冊,年度終了統一歸檔保管。
第五章 會(huì )計檔案的歸檔保管
1 財務(wù)檔案包括:原始憑證、記賬憑證、手工賬薄、財務(wù)報表、納稅申報表及稅務(wù)相關(guān)資料、各種票據領(lǐng)購使用登記薄、財務(wù)人員移交清單及交接登記薄、財務(wù)軟件計算機拷貝磁盤(pán)或光盤(pán)、各種經(jīng)濟合同、項目成本資料、資產(chǎn)評估報告、借款合同及抵...
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居民健康檔案管理制度
健康檔案存放制度1、檔案存放要整齊、整潔,注意防潮、防火。2、檔案存放標識要清楚。3、檔案裝訂、存放要便于查閱,要有目錄,按時(shí)間順序,系統的排列,分類(lèi)存放。4、檔案存放要按年、按月存放,不得混年、混月存放裝訂。...
檔案管理制度
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財務(wù)檔案管理制度2
第一章總則
第一條為了加強縣會(huì )計結算中以下簡(jiǎn)稱(chēng)“中心檔案管理,確保各統管單位會(huì )計檔案完整、安全,更好地為統管單位服務(wù),根據國家《檔案法》及財政部、國家檔案局《會(huì )計檔案管理辦法》等有關(guān)規定,結合會(huì )計集中核算的實(shí)際情況,制訂本制度。
第二條本制度的檔案是指中心本身工作相關(guān)的檔案以及與會(huì )計集中核算管理相關(guān)的檔案,即在會(huì )計集中核算管理活動(dòng)中形成的各種有利用和保存價(jià)值的文件、憑證、賬冊、報表等不同形式或載體的歷史記錄,包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。
第三條中心成立檔案管理領(lǐng)導小組,負責日常檔案管理及檔案管理達標升級工作的領(lǐng)導和協(xié)調;成立檔案鑒定小組,負責確定檔案管理的范圍和檔案質(zhì)量鑒定。
第四條中心設立綜合檔案室,對所有檔案進(jìn)行集中統一管理,由事務(wù)部具體負責,各統管會(huì )計為兼職檔案管理員,負責對統管單位的會(huì )計檔案整理歸檔工作。
第二章綜合檔案室領(lǐng)導職責
第五條分管領(lǐng)導的職切實(shí)貫徹執行《檔案法》,以法治檔,依法把綜合檔案管理工作納入單位發(fā)展計劃加強對本中心的檔案實(shí)行集中統一管理的領(lǐng)導工作,并把檔案工作納入議事日程,協(xié)調解決檔案工作中的有關(guān)問(wèn)題加強對綜合檔案室機構網(wǎng)絡(luò )人員的'組織領(lǐng)導,并幫助做好經(jīng)費的落實(shí)工作。
第六條綜合檔案室主任職負責綜合檔案室的業(yè)務(wù)領(lǐng)導工作,定期召開(kāi)檔案管理工作會(huì )議,部署檔案工作計劃領(lǐng)導檔案工作人員實(shí)行檔案業(yè)務(wù)管理的規范化,科學(xué)化工作,不定期地對檔案工作情況進(jìn)行檢查,配合專(zhuān)職檔案員對兼職檔案人員的檔案工作實(shí)行監督、指導組織鑒定小組,定期對檔案進(jìn)行鑒定,決定檔案存毀利用各種形式宣傳《檔案法》,提高本中心人員的檔案意識。
第三章綜合檔案室工作職責
第七條認真貫徹黨和國家對檔案工作的方針、政策及各級領(lǐng)導部門(mén)對檔案工作的批示和意見(jiàn),努力提高本中心檔案工作水平,為各項工作服務(wù)。
第八條加強檔案的科學(xué)管理和保護工作,對檔案室的檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、排列、編號,庫房達到“八防”、“三無(wú)”要求。
第九條做好日常的檔案收集、整理、鑒定、統計、利用工作,及時(shí)收集在社會(huì )活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的材料。
第十條根據工作需要組織編寫(xiě)本單位組織沿革、大事記和其它可作參考的資料,積極為利用者提供方便。
第十一條及時(shí)準確地掌握檔案資料的利用效果,不斷改進(jìn)工作方法,做好檔案信息的反饋工作和交辦的其他檔案資料工作。
第四章專(zhuān)(兼)職檔案員崗位職責
第十二條認真學(xué)習檔案業(yè)務(wù)知識,不斷提高檔案專(zhuān)業(yè)水平。
第十三條堅持貫徹國家有關(guān)檔案工作的方針、政策和法規,努力完成上級檔案管理部門(mén)布置的各項任務(wù)。
第十四條負責制定本中心檔案工作細則和有關(guān)規章制度。
第十五條指導、監督、檢查和負責本中心各部門(mén)形成的各種文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作。
第十六條集中統一管理本中心各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案,編制必要的檢索工具,提高利用效率,為各項工作服務(wù)。
第十七條在“統一領(lǐng)導,分級管理”的原則下,對本部室的檔案工作進(jìn)行監督和指導。第十八條嚴格執行檔案工作的各項規章制度,積極宣傳檔案工作的重要意義,努力為領(lǐng)導當好參謀。
第十九條負責對本中心檔案材料的鑒定工作,按規定做好已過(guò)期無(wú)保存價(jià)值的檔案材料的銷(xiāo)毀工作。
第五章檔案接收與統計
第二十條凡在中心工作活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的各類(lèi)文件材料,由各統管會(huì )計立卷,并于次年6月底前向檔案室移交。文件承辦人辦理完畢的文件材料,應及時(shí)送交事務(wù)部歸檔立卷。
第二十一條中心檔案室接收的檔案文件材料應齊全、完整,檔案制成材料和書(shū)寫(xiě)材料應符合標準。檔案要分類(lèi)清楚,組卷合理,排列正確科學(xué),裝訂結實(shí)美觀(guān),便于保管利用。第二十二條交接雙方根據移交目錄清點(diǎn)核對后,簽名蓋章,辦妥交接手續(一式二份)。第二十三條檔案室應建立檔案收進(jìn)、移出、利用、鑒定、查閱、保管數量登記簿和統計簿,做到家底清楚、賬實(shí)相符、定期核對。
第二十四條日常工作中,根據縣檔案行政管理部門(mén)和上級部門(mén)要求,及時(shí)上報各項統計數據,統計數據應經(jīng)領(lǐng)導審核簽章和填報人蓋章,方能上報。
第六章檔案保管和庫房管理
第二十五條庫房?jì)葢龅健鞍朔馈保杭捶阑、防盜、防溫、防濕、防光、防塵、防蟲(chóng)、防霉。
第二十六條嚴禁將易燃易爆物品帶入庫房,禁止在庫房吸煙,并定期做好消防設施的檢查工作。
第二十七條庫房?jì)炔坏么娣攀称泛碗s物,定期打掃衛生,保持庫房整潔。
第二十八條適時(shí)做好通風(fēng)、除濕、密閉工作,溫度盡量控制14℃—24℃相對濕度控制45%—60%范圍內,每天做好記錄。
第二十九條非本中心工作人員,不得進(jìn)入檔案室。如因工作需要在本中心檔案人員陪同下方可進(jìn)入。
第三十條定期進(jìn)行庫房檔案資料檢查。對新收入庫的檔案事先均需嚴格檢查,安放除蟲(chóng)劑,防止檔案蟲(chóng)蛀和霉變,同時(shí)進(jìn)行檔案進(jìn)出登記。
第三十一條庫房鑰匙由專(zhuān)人保管,庫房門(mén)窗必須緊閉,下班前認真檢查,管理好電源,做到人離燈熄、電源切斷,確保庫房安全。
第三十二條庫房?jì)葯n案應分類(lèi)存放,排列整齊,并編上號碼。
第三十三條檔案保管人員應定期檢查、清點(diǎn)檔案,發(fā)現缺少或破損,立即進(jìn)行查錄或修復,確保保存的檔案賬實(shí)相符,無(wú)失少,無(wú)破損。
第七章檔案保密
第三十四條認真貫徹執行《檔案法》、《保密法》等有關(guān)法律法規,貫徹突出重點(diǎn)、積極防范的方針,確保檔案的保密工作。
第三十五條非檔案工作人員,未經(jīng)允許,不得進(jìn)入檔案庫房。
第三十六條查閱檔案,必須履行登記手續,并在指定地點(diǎn)查閱。
第三十七條加強有密級檔案的管理,建立健全移交、保存、利用、借閱、復制、銷(xiāo)毀等制度。查閱秘密檔案必須履行請示、審核、登記手續,并將復制件按原件要求管理,不得擅自降低、解除復制件的密級。
第三十八條銷(xiāo)毀過(guò)期檔案或材料,應該按照有關(guān)規定辦理。
第八章檔案調閱
第三十九條查閱檔案者,需說(shuō)明利用目的,辦理借閱手續,必須先登記后查閱或復制。第四十條中心工作人員、單位財務(wù)經(jīng)辦員查閱檔案的,須按規定填寫(xiě)《檔案調閱(復制)登記表》,經(jīng)相關(guān)負責人簽字確認或登記后向檔案室調閱(復制)檔案。
第四十一條審計、稅務(wù)、公檢法等執法部門(mén)以及其他外部單位查閱檔案的,須憑相應文件或介紹信,填寫(xiě)《檔案調閱(復制)登記表》經(jīng)中心主任簽字同意后調閱(復制)檔案。第四十二條查閱秘密檔案資料時(shí),需由查閱者提出申請,報中心主任審核批準后,方可查(借)閱。
第四十三條非中心工作人員查閱少量檔案時(shí),一般應在中心工作人員陪同下并在檔案調閱室內查閱。
第四十四條單位需借閱會(huì )計檔案并帶離本中心使用的,應當按規定辦理檔案借閱手續,填寫(xiě)《會(huì )計檔案借閱單》,執法部門(mén)借調其他單位檔案的,應附有相關(guān)文件依據或介紹信!稌(huì )計檔案借閱單》應加蓋借閱單位公章,經(jīng)中心主任審批后借閱。
第四十五條平時(shí)查借閱檔案應于當日歸還,遇同級審計,最多不得超30天,超期借閱應辦理延期手續。逾期不還的,檔案管理人員應主動(dòng)催收,收回的檔案應認真檢查有否缺損等情況。借閱者不得將檔案轉借他人,更不得擅自外借給其他單位。
第四十六條查(借)閱檔案必須嚴守秘密,不得翻閱和抄錄查(借)閱范圍以外的檔案內容,不得向他人泄露檔案內容。
第四十七條查(借)閱檔案必須保護檔案的完整與安全,不得損毀檔案,如有違反,按規定追究當事人的責任。
第四十八條檔案通過(guò)利用,不論其利用的方式和效果如何,均需及時(shí)填寫(xiě)《檔案利用效果反饋表》,工作人員應協(xié)助利用者辦好利用登記手續,同時(shí)認真做好檔案利用效益反饋信息的收集、積累分析、匯總工作。
第九章附則
第四十九條本制度由事務(wù)部負責解釋第五十條本制度自印發(fā)之日起實(shí)施。
財務(wù)檔案管理制度3
第一條根據財政部、國家檔案局關(guān)于印發(fā)《會(huì )計檔案管理辦法》的通知的規定,為加強公司會(huì )計檔案管理,保證會(huì )計檔案妥善保管有序存放、方便查閱,嚴防毀損、散失和泄密,特制定本制度。
第二條會(huì )計檔案是指會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿和財務(wù)報告等會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據。具體包括:
一、會(huì )計憑證類(lèi):原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會(huì )計憑證。
二、會(huì )計賬簿類(lèi):總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿和其他會(huì )計賬簿。
三、財務(wù)報告類(lèi):月度、季度、年度財務(wù)報告,包括會(huì )計報表、附表、附注及文字說(shuō)明和其他財務(wù)報告。
四、其他類(lèi):銀行存款余額調節表、銀行對賬單、其他應當保存的會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)資料、會(huì )計檔案移交清冊、會(huì )計檔案保管清冊和會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊。
第三條每年形成的會(huì )計檔案,由財務(wù)部按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會(huì )計檔案保管清冊。
一、當年形成的會(huì )計檔案,在會(huì )計年度終了后,可暫由財務(wù)部保管一年,期滿(mǎn)之后,應當由財務(wù)部編制移交清冊,移交本單位檔案部門(mén)統一保管。
二、移交檔案部門(mén)保管的會(huì )計檔案,原則上應當保持原卷冊的封裝。個(gè)別重要拆封重新整理的,檔案部門(mén)應當會(huì )同財務(wù)部和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責任。
第四條財務(wù)部和檔案部門(mén)保存的.會(huì )計檔案不得借出。如有特殊需要,經(jīng)總經(jīng)理批準,可以提供查閱或復制,并辦理登記手續。查閱或復制會(huì )計檔案的人員,嚴禁在會(huì )計檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。
一、由檔案部門(mén)建立健全會(huì )計檔案查閱、復制、登記制度。
二、會(huì )計檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類(lèi)。
三、會(huì )計檔案的保管期限,從會(huì )計年度終了后的第一天算起。
第五條本辦法規定的會(huì )計檔案保管期限為最低保管期限,各類(lèi)檔案的保管按照本辦法附表所列期限執行。
第六條保管期滿(mǎn)的會(huì )計檔案,除本第七條規定的情形外,可以按照以下程序銷(xiāo)毀:
一、本單位檔案部門(mén)會(huì )同財務(wù)部提出銷(xiāo)毀意見(jiàn),編制會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊,列明銷(xiāo)毀會(huì )計檔案的名稱(chēng)、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內容。
二、總經(jīng)理在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊上簽署意見(jiàn)。
三、銷(xiāo)毀會(huì )計檔案時(shí),由檔案部門(mén)和財務(wù)部共同派員監銷(xiāo)。
四、監銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì )計檔案前,按照會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊所列內容清點(diǎn)核對所要銷(xiāo)毀的會(huì )計檔案;銷(xiāo)毀后,應在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊上簽名蓋章,并將監銷(xiāo)情況報告總經(jīng)理。
第七條保管期滿(mǎn)但未結清的債權債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷(xiāo)毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結時(shí)為止。單獨抽出立卷的會(huì )計檔案,應當在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊和會(huì )計檔案保管清冊中列明。正在項目建設期間的建設單位,其保管期滿(mǎn)的會(huì )計檔案不得銷(xiāo)毀。
第八條使用電子計算機進(jìn)行會(huì )計核算,應當保存打印出的紙質(zhì)會(huì )計檔案。使用磁盤(pán)、光盤(pán)等磁性介質(zhì)保存會(huì )計檔案,應報財政局備案。
第九條建設單位在項目建設期間形成的會(huì )計檔案,應當在辦理竣工結算后移交給建設項目的接受單位,并按規定辦理交接手續。
第十條單位之間交接會(huì )計檔案的,交接雙方應當辦理會(huì )計檔案交接手續。移交會(huì )計檔案的單位,應當編制會(huì )計檔案移交清冊,列明應當移交的會(huì )計檔案名稱(chēng)、卷號、冊數、起止年度和檔案編號,應保管期限、已保管期限等內容。
交接會(huì )計檔案時(shí),交接雙方應當按照會(huì )計檔案移交清冊所列內容逐項交接,并由交接雙方的單位負責人負責監交。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監交人應當在會(huì )計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
第十一條預算、計劃、制度等文件材料,應當執行文書(shū)檔案管理規定,不適用本辦法。本制度解釋權歸公司財務(wù)部。
財務(wù)檔案管理制度4
一、對未歸檔會(huì )計資料進(jìn)行日常管理。
。ㄒ唬┮髮Ω鲘徫挥泿{證的編號、整理、裝訂等,提出規范化要求。
。ǘ┟吭陆K了,要整理各個(gè)崗位的.會(huì )計憑證和資料,集中保管。
。ㄈ┠杲K辦完決算后,應按《會(huì )計檔案管理辦法》的要求,將全年的會(huì )計資料收集齊全,并做好整理、裝訂、編號登記、分類(lèi)及歸檔等工作。
二、進(jìn)行會(huì )計檔案的管理。
。ㄒ唬┱{閱會(huì )計檔案,要嚴格辦理借閱手續。凡屬本單位人員調閱會(huì )計檔案,要經(jīng)會(huì )計主管人員同意;外單位有關(guān)人員需調閱會(huì )計檔案,要有正式介紹信,經(jīng)會(huì )計主管人員或單位領(lǐng)導同意,并登記調閱檔案名稱(chēng)、日期、調檔人單位和姓名、調檔的事由及歸還日期等。
。ǘ┴撠熞员4嫫跐M(mǎn)的會(huì )計檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀工作。對保管期滿(mǎn)的會(huì )計檔案,要按《會(huì )計檔案管理辦法》規定,由財會(huì )部門(mén)會(huì )同檔案管理部門(mén)或管理人員共同鑒定,報經(jīng)上級主管部門(mén)批準后,進(jìn)行處理。對需銷(xiāo)毀的會(huì )計檔案,要填寫(xiě)'會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊'。銷(xiāo)毀時(shí),由單位領(lǐng)導指定檔案管理部門(mén)和財務(wù)部門(mén)共同派員監督,并在銷(xiāo)毀清冊上簽名或蓋章。'會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊'要長(cháng)期保存,以便備查。
。ㄈ⿻(huì )計檔案銷(xiāo)毀前,對本單位認為重要的會(huì )計資料,應復印留存。
財務(wù)檔案管理制度5
第一條會(huì )計檔案管理根據國家檔案管理的有關(guān)規定,結合具體實(shí)際,建立會(huì )計檔案管理制度。
第二條財務(wù)管理部負責會(huì )計檔案的整理、組卷、歸檔工作。平時(shí)逐月做好記帳憑證、報表的裝訂工作并加蓋有關(guān)人員的印章。按照檔案標準要求,年度終了后,在次年三月以前做好報表、帳簿的立卷、裝訂工作,按報表、帳簿、憑證順序排列,編好案卷號,抄寫(xiě)案卷目錄一式三份,一份會(huì )計部門(mén)保存,一份存入檔案箱,一份隨同檔案移交檔案室保管。
第三條會(huì )計檔案由財務(wù)管理部保存一年后,移交檔案室保管,移交時(shí),雙方在移交清單上簽字,明確責任。
第四條會(huì )計人員和檔案管理人員調動(dòng)工作,必須辦好移接交手續后才能離職。
第五條會(huì )計檔案應做到科學(xué)管理,即:存放有序、查找方便、防蛀、防鼠、防霉,防火,確保檔案資料的完整、安全。
第六條非財務(wù)人員查閱檔案,須經(jīng)財務(wù)部及檔案管理人員同意;財務(wù)部人員查閱,須經(jīng)檔案管理人員同意;外單位查閱應憑該單位介紹信,經(jīng)檔案主管部門(mén)領(lǐng)導批準方可查閱。查閱檔案應辦理必要的登記手續。會(huì )計檔案不得外借,特殊情況須經(jīng)總經(jīng)理批準可提供復印件。
第七條會(huì )計檔案保管到期,由檔案室提出銷(xiāo)毀意見(jiàn),會(huì )同會(huì )計部門(mén)審查鑒定,編制會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊,由公司總經(jīng)理簽署意見(jiàn)。同時(shí)將需永久保存的有關(guān)憑證抽出組成永久案卷保管。
第八條銷(xiāo)毀檔案時(shí)應由會(huì )計機構、檔案機構共同派員監銷(xiāo)參加,參加人員應對批準銷(xiāo)毀的會(huì )計檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對,并在銷(xiāo)毀清冊上簽字,并將監銷(xiāo)情況報告總經(jīng)理。銷(xiāo)毀清冊列入會(huì )計檔案作永久保存。
財務(wù)會(huì )計檔案管理制度3
一、酒店財務(wù)會(huì )計檔案包括會(huì )計憑證、會(huì )計帳簿、會(huì )計報表、會(huì )計文件和其他有保存價(jià)值的資料;
二、會(huì )計經(jīng)理每年對酒店財務(wù)會(huì )計檔案按種類(lèi)、分年度裝訂成冊,并在封面上記載檔案內容、時(shí)間、頁(yè)數、編號予以歸檔;
三、財務(wù)會(huì )計檔案須按國家《會(huì )計檔案管理制度》的規定時(shí)間進(jìn)行保管。
四、財務(wù)會(huì )計檔案未經(jīng)總經(jīng)辦批準不得外借,內部借閱須經(jīng)財務(wù)總監批準并辦理相關(guān)借閱登記手續。
五、財務(wù)部的管理人員因工作變動(dòng),需辦理檔案移交手續,監交人、移交人和接收人須在移交清單(冊)上簽認。
六、財務(wù)會(huì )計檔案保管期滿(mǎn)需銷(xiāo)毀時(shí),會(huì )計經(jīng)理須提交書(shū)面銷(xiāo)毀意見(jiàn)及需銷(xiāo)毀的會(huì )計檔案清冊,經(jīng)財務(wù)總監審核,呈報總經(jīng)辦批準后執行。銷(xiāo)毀時(shí),由會(huì )計經(jīng)理與總經(jīng)辦指定人員共同銷(xiāo)毀,并在銷(xiāo)毀清冊上簽名及加蓋公章。
財務(wù)會(huì )計檔案管理制度4
第1條會(huì )計檔案是指會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、財務(wù)報告等會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)資料,它是記錄和反映各單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據,具體包括:
1、會(huì )計憑證類(lèi):原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會(huì )計憑證。
2、會(huì )計賬簿類(lèi):總賬、日記賬、明細表、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿和其他會(huì )計賬簿。
3、財務(wù)報告類(lèi):月度、季度、年度財務(wù)報告,包括會(huì )計報表、附表附注、財務(wù)分析及統計報表和其他財務(wù)報告。
4、其他類(lèi):銀行余額調節表、銀行對賬單、往來(lái)對賬確認表、驗收回單、銷(xiāo)售合同、采購合同、外來(lái)文件、外發(fā)文件、內部文件、會(huì )計檔案保管清單、會(huì )計檔案移交清單、會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清單。
第2條會(huì )計檔案保管期限分為永久、定期二種,定期保管期限分為3年、5年、15年、25年,共5類(lèi)。各類(lèi)檔案的對應保管期限閱附件。
會(huì )計檔案的`保管期限,從會(huì )計年度終了后的第一天算起。
會(huì )計檔案保管期限必須按照國家的規定執行,凡與國家的規定有沖突的,視同自動(dòng)作廢。
第3條采用電子計算機進(jìn)行核算的單位,應當按照相關(guān)規定和要求打印憑證、賬簿,并按本制度進(jìn)行管理。
第4條各辦事處因撤銷(xiāo)、解散或其他原因而終止的,在終止和辦理注銷(xiāo)登記手續之前形成的會(huì )計檔案,應當上交財務(wù)部。
第5條會(huì )計檔案應按以下內容進(jìn)行歸類(lèi)和編號:
1、憑證:大類(lèi)編號為a。
憑證設置要結合企業(yè)實(shí)際,可按崗位對應設置,可分為:現金憑證,編號1001-1***;銀行憑證,編號20xx-2***;銷(xiāo)售憑證,編號3001-3***;采購憑證,編號4001-4***;轉賬憑證,編號5001-5***?梢缹(shí)際情況分得更細。
2、賬簿:大類(lèi)編號為b。
賬簿編號應當按照科目的次序進(jìn)行連續編號:總賬賬簿編號為01;現金賬簿為02;銀行賬簿編號為03;以此類(lèi)推。
3、財務(wù)報告:大類(lèi)編號為c。
財務(wù)報告分為會(huì )計報表、財務(wù)分析和成本報表。1月會(huì )計報表編號為101。2月會(huì )計報表編號為102,以此類(lèi)推;1月財務(wù)分析編號為201,2月財務(wù)分析編號為202,以此類(lèi)推;1月成本報表編號為301,2月成本報表編號為302,以此類(lèi)推。
4、應收賬款往來(lái)確認:大類(lèi)編號為d。
應收賬款往來(lái)確認編號按照月份進(jìn)行連續編號:1月有一本編號為101;2月沒(méi)有對賬確認,沒(méi)有編號;3月有兩本編號為302-303;四月有三本編號為404-406;以此類(lèi)推。
5、應付賬款往來(lái)確認:大類(lèi)編號為e。
應付賬款往來(lái)確認編號按照月份進(jìn)行連續編號:1月有一本編號為101;2月沒(méi)有對賬確認,沒(méi)有編號;3月有三本編號為302-304;四月有兩本編號為405-406;以此類(lèi)推。
6、驗收回單:大類(lèi)編號為f。
驗收回單編號按照月份進(jìn)行連續編號:1月有五本編號為1001-1005;2月有10本編號為20xx-20xx;3月有八本編號為3016-3023;以此類(lèi)推。
7、銷(xiāo)售合同:大類(lèi)編號為g。
銷(xiāo)售合同編號按照簽訂時(shí)間順序進(jìn)行連續編號:20xx年1月3日簽訂第一份合同,編號為-01;20xx年2月5日簽訂第二份合同,編號為-02;以此類(lèi)推。
8、采購合同:大類(lèi)編號為h。
采購合同編號按照簽訂時(shí)間順序進(jìn)行連續編號:20xx年1月6日簽訂第一份合同,編號為-01;20xx年2月1日簽訂第二份合同,編號為-02;以此類(lèi)推。
9、其他合同:大類(lèi)編號為i。
其他合同編號按照簽訂時(shí)間順序進(jìn)行連續編號:20xx年1月6日簽訂第一份合同,編號為-01;20xx年2月1日簽訂第二份合同,編號為-02;以此類(lèi)推。其他合同主要包括基建合同、租賃合同等。
10、銀行對賬單:大類(lèi)編號為j。
銀行對賬單編號按照月份進(jìn)行連續編號:1月有三張編號為1001-1003;2月有八張編號為20xx-20xx;3月有六張編號為3012-3017;以此類(lèi)推。
每月銀行對賬單上必須有一張銀行余額調節表。
11、外來(lái)文件:大類(lèi)編號為k。
外來(lái)文件編號可按時(shí)間順序并結合分類(lèi)進(jìn)行連續編號,如-1(分類(lèi))-01。非重要的外來(lái)文件可以不存檔。
12、外發(fā)文件:大類(lèi)編號為l。
外發(fā)文件編號可按發(fā)生時(shí)間順序進(jìn)行連續編號,如-01。
13、財務(wù)制度:大類(lèi)編號為m。
財務(wù)制度編號可按發(fā)生時(shí)間順序進(jìn)行連續編號,如-01。
14、財務(wù)通知:大類(lèi)編號為n。
財務(wù)通知編號可按發(fā)生時(shí)間順序進(jìn)行連續編號,如-01。
15、審批文件:大類(lèi)編號為
審批文件編號可按發(fā)生時(shí)間順序進(jìn)行連續編號,如-01。主要包括經(jīng)營(yíng)活動(dòng)審批文件。一般來(lái)講,涉及與會(huì )計賬務(wù)處理有關(guān)的審批文件都要將原件放入憑證里,再復印一份存檔,以便于查閱和再復印之用。
16、工作報告:大類(lèi)編號為p。
工作報告編號按照發(fā)生時(shí)間順序分兩種進(jìn)行獨立編號:一種是向上級匯報的報告,編號為-1(向上級匯報)-01;另一種是下級或同級送財務(wù)部的報告,編號為-2(向財務(wù)部匯報)-01。
17、內部文件:大類(lèi)編號為q。
內部文件編號可按時(shí)間順序進(jìn)行編號,如-01。主要包括內部部門(mén)之間的通知、知會(huì )書(shū)等與會(huì )計賬務(wù)處理無(wú)關(guān)的重要性文件。
18、管理清單:大類(lèi)編號為r。
管理清單編號按照時(shí)間順序進(jìn)行編號,如-01。主要包括檔案管理目錄匯總清單、檔案移交清單、檔案銷(xiāo)毀清單、檔案借出登記清單、崗位檔案責任管理清單等。
財務(wù)檔案管理制度6
第一條財務(wù)報告是財務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的總結性文件,包括財務(wù)報表和財務(wù)情況說(shuō)明書(shū)。每年年終公司按期將年度財務(wù)報表及年審查賬報告一起報董事會(huì )。
第二條按公司的規定,公司應上報的年度報表有下列幾種:資產(chǎn)負債表、管理費用表、財務(wù)狀況變動(dòng)表、損益表、營(yíng)業(yè)費用表、投資收益表、固定資產(chǎn)及累計折舊表、營(yíng)業(yè)外收支情況表、利潤及利潤分配表、應交稅金明細表、存貨結存表、財務(wù)狀況比率分析表等,各報表上報前財務(wù)部應認真逐級復核,減少差錯,確保各類(lèi)報表的'正確性。
第三條綜合反映評價(jià)本企業(yè)財務(wù)狀況的指標體系包括:“流動(dòng)比率”、“速動(dòng)比率”、“應收賬款周轉率”、“存貨周轉率”、“資產(chǎn)負債率”、“費用率”、“銷(xiāo)售利潤率”、“資本金利潤表”、“營(yíng)業(yè)收入利稅表”、“利息償還倍數”等。
第四條按照企業(yè)行業(yè)的特點(diǎn),將所有的會(huì )計檔案按其重要性分為三類(lèi),分別存檔、保管。
1.會(huì )計報表、財務(wù)程序軟件、會(huì )計賬簿、“物料、材料收發(fā)結存明細賬”、“會(huì )計人員交接單”、財務(wù)計劃、“會(huì )計師事務(wù)所年審、驗資報告”、“賬戶(hù)余額表”等為第一類(lèi);
2.借款、裝修、訂貨合同,經(jīng)濟合同分析資料,工資資料、成本報表、材料價(jià)目表以及下發(fā)文件,年度、月度財務(wù)數據備份等為第二類(lèi);
3.產(chǎn)品還原表、日報表、驗收單、領(lǐng)用單、各類(lèi)賬單、轉撥單、工作底稿等為第三類(lèi)。
第五條企業(yè)財務(wù)部設兩個(gè)兼職檔案員分管本部門(mén)各類(lèi)檔案。各業(yè)務(wù)部門(mén)應歸檔的資料平時(shí)自行管理備查,到年終列出清單,統一交兼職檔案員保管,其余屬自行保管的資料應按月份整理,于次月初登記、造冊。各檔案應分類(lèi)裝訂成冊、存放有序、方便查找,并應嚴格執行安全保密制度。
財務(wù)檔案管理制度7
會(huì )計檔案包括:會(huì )計憑證、會(huì )計帳簿和會(huì )計報表等會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)資料。會(huì )計檔案是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證明,也是國家檔案的組成部分,更是單位重要檔案之一。為加強會(huì )計檔案管理工作,明確責任,使會(huì )計檔案管理有章可循,特制定如下管理制度。
一、會(huì )計檔案的立卷、歸卷制度
公司所屬會(huì )計人員必須對本單位的各種會(huì )計憑證、帳簿、報表、計劃、預算合同等會(huì )計資料定期收集,審查核對,整理立卷,編制目錄,裝訂成冊,并指定專(zhuān)人保管,防止丟失、損壞。
二、會(huì )計檔案的'調閱制度
調閱會(huì )計檔案,要嚴格辦理手續,本單位人員調閱會(huì )計檔案,要經(jīng)過(guò)會(huì )計主管人員同意。外單位人員調閱要有正式介紹信,經(jīng)會(huì )計主管人員和單位領(lǐng)導批準,并詳細登記調閱檔案名稱(chēng)、日期、調閱人姓名、工作單位、調閱理由和歸還日期。調閱人員一般不得將會(huì )計檔案攜帶外出,需要復制應征得單位同意。
三、會(huì )計檔案的銷(xiāo)毀制度
會(huì )計檔案的保管期一般為,對保管期滿(mǎn)的會(huì )計檔案,按照檔案法的規定由財會(huì )部門(mén)和檔案部門(mén)共同鑒定,報經(jīng)批準后進(jìn)行處理。對需要銷(xiāo)毀的會(huì )計檔案,要填寫(xiě)“會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊”,銷(xiāo)毀時(shí)由單位領(lǐng)導指定檔案部門(mén)和財會(huì )部門(mén)共同派員監銷(xiāo),并在銷(xiāo)毀清冊上簽名蓋章,“會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊”要長(cháng)期保存。
四、會(huì )計檔案的交接制度
1、會(huì )計人員工作調動(dòng)或因故離職,必須與接替人員辦理交接手續,沒(méi)有辦理交接手續的,不得離職。離職前,必須將本人經(jīng)管的會(huì )計工作在規定期限內全部交接清楚,接替人員應認真接管移交工作,并繼續辦理移交未了事項。移交后,如發(fā)現原經(jīng)管的會(huì )計業(yè)務(wù)有違反財務(wù)制度和法律規定等問(wèn)題,由原移交人負責。
2、合并、撤銷(xiāo)單位的會(huì )計檔案,應根據不同情況分別移交給并入單位,由上級主管部門(mén)或主管部門(mén)指定的其他單位接收代管,并由交接雙方在移交清冊上簽名或蓋章。
財務(wù)檔案管理制度8
第一章總則
第一條為加強zz石油(集團)工貿有限公司油品調運分公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“油品調運分公司”或“公司”)會(huì )計資料檔案的科學(xué)管理,保證會(huì )計資料的完整安全,更好地服務(wù)于公司的各項經(jīng)營(yíng)活動(dòng),根據《會(huì )計法》、《中華人民共和國國檔案法》和《zz石油(集團)工貿有限公司會(huì )計檔案管理辦法》,并結合公司實(shí)際,特制定本制度。
第二條本制度所指的會(huì )計檔案包括會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表以及其他會(huì )計核算資料等四部分。
第三條本制度適用于公司財務(wù)資產(chǎn)部、lng站、永平站、榆煉站。
第二章組織機構及職責
第四條公司財務(wù)資產(chǎn)部門(mén)負責會(huì )計檔案的日常管理及保管工作。
第五條公司機關(guān)綜合辦公室為公司所有會(huì )計檔案的最終歸檔部門(mén)。
第三章會(huì )計檔案管理范圍
第六條會(huì )計檔案一般包括會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表以及其他會(huì )計核算資料等四部分。
(一)會(huì )計憑證包括自制原始憑證、外來(lái)原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉賬憑證三種)、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調節表等。
(二)會(huì )計賬簿包括按會(huì )計科目設置的總分類(lèi)賬、明細分類(lèi)賬、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。
(三)會(huì )計報表主要有財務(wù)指標快報及月、季、年度會(huì )計報表(包括資產(chǎn)負債表、損益表、財務(wù)情況說(shuō)明書(shū)等)。
(四)經(jīng)濟合同、財務(wù)數據統計資料、財務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數據資料、會(huì )計檔案移交清冊、會(huì )計檔案保管清冊、會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊等、實(shí)行會(huì )計電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會(huì )計數據、程序文件及其他會(huì )計核算資料等由財務(wù)資產(chǎn)部門(mén)進(jìn)行保管。
第四章會(huì )計檔案的整理立卷
第七條每月的會(huì )計資料,在次月15日前整理立卷或裝訂成冊。
第八條會(huì )計年度終了后,應采用“三統一”的辦法對會(huì )計資料進(jìn)行整理立卷。
(一)分類(lèi)標準統一:一般將財務(wù)會(huì )計資料分成一類(lèi)賬簿,二類(lèi)憑證,三類(lèi)報表,四類(lèi)文字資料及其他;
(二)檔案形成統一:案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統一;
(三)管理要求統一:建立財務(wù)會(huì )計資料檔案簿、會(huì )計資料檔案目錄;會(huì )計憑證裝訂成冊,報表和文字資料分類(lèi)立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。
第九條會(huì )計憑證的立卷
(一)按月立卷:次月將裝訂成冊的憑證,統一登記至會(huì )計檔案保管清冊。
(二)憑證裝訂
1.會(huì )計憑證裝訂前的準備工作:
(1)分類(lèi)整理,按順序排列,檢查日數、編號是否齊全;
(2)摘除憑證內的金屬物(如訂書(shū)針、大頭針、回形針),對大的張頁(yè)或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開(kāi)裝訂線(xiàn),以便翻閱保持數字完整;
(3)整理檢查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發(fā)現缺號要查明原因,再檢查附件有否漏缺,領(lǐng)料單、入庫單、工資和獎金發(fā)放單是否隨附齊全;
(4)記賬憑證上有關(guān)人員(如復核、記賬、制單等)的簽字和印章是否齊全;
(5)按憑證號碼的順序歸集(如按上、中、下旬匯總歸集),根據集團裝訂標準確定裝訂成冊的'本數。
2.會(huì )計憑證裝訂時(shí)的要求:
(1)用“三針引線(xiàn)法”裝訂,裝訂憑證應使用棉線(xiàn),在左上角部位打上三個(gè)針眼,實(shí)行三眼一線(xiàn)打結,結扣應是活的,并放在憑證封皮的里面,裝訂時(shí)盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱;
(2)憑證外面要加封面,封面紙用牛皮紙印制,封面規格略大于所附記賬憑證;
(3)裝訂憑證厚度一般1.5厘米,以保證裝訂牢固,美觀(guān)大方。
3.會(huì )計憑證裝訂后的注意事項:
(1)每本封面上填寫(xiě)好憑證種類(lèi)、起止號碼、憑證張數、會(huì )計主管人員和裝訂人員簽章;
(2)在封面上編好卷號,按編號順序入柜,并要在顯露處標明憑證種類(lèi)編號,以便于調閱;一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔;
(3)裝訂封面的所有內容要填寫(xiě)齊全,包括:?jiǎn)挝幻Q(chēng)、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
第十條會(huì )計賬簿的立卷
各種會(huì )計賬簿辦理完年度結賬后,除跨年使用的賬簿外,其它賬簿應按年整理立卷;疽笫牵
(一)會(huì )計賬簿在辦理完年度結賬后,只在下一行的摘要欄填寫(xiě)“結轉下年”字樣,不填其它內容;
(二)賬簿裝訂前,首先按賬簿啟用表的使用頁(yè)數核對各個(gè)賬戶(hù)是否相符,賬頁(yè)數是否齊全,序號排列是否連續;
(三)會(huì )計賬簿的裝訂順序:會(huì )計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶(hù)目錄→按本賬簿頁(yè)數順序裝訂賬頁(yè)→會(huì )計賬簿裝訂封底;
(四)保留已使用過(guò)的賬頁(yè),將賬頁(yè)數填寫(xiě)齊全,去除空白頁(yè)和撤掉賬夾,用牛皮紙做封面、封底,裝訂成冊;
(五)多欄式活頁(yè)賬、三欄式活頁(yè)賬、數量金額式活頁(yè)賬等不得混裝,應按同類(lèi)業(yè)務(wù)、同類(lèi)賬頁(yè)裝訂在一起;
(六)會(huì )計賬簿應牢固、平整,不得有折角、缺角、錯頁(yè)、掉頁(yè)、加空白紙的現象;
(七)賬簿裝訂的封口處,應加蓋裝訂人印章;
(八)裝訂后,會(huì )計賬簿的脊背應平整,并注明所屬年度及賬簿名稱(chēng)和編號。
第十一條會(huì )計報表的裝訂
會(huì )計報表編制完成并按時(shí)報送后,留存報表均應按月裝訂成冊,年度終了統一立卷保管。
會(huì )計報表裝訂要求:
(一)會(huì )計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全,整理報表頁(yè)數,上邊和左邊對齊壓平,防止折角;如有損壞部位,應對其修補后,完整無(wú)缺地裝訂;
(二)會(huì )計報表裝訂順序為:會(huì )計報表封面、會(huì )計報表編制說(shuō)明、各種會(huì )計報表按會(huì )計報表的編號順序排列、會(huì )計報表的封底。
第十二條其他會(huì )計核算資料的立卷
會(huì )計核算其他會(huì )計核算資料應按時(shí)整理立卷,要求如下:
(一)分類(lèi)整理,按順序排列,檢查資料是否齊全;
(二)整理檢查資料順序號,如有顛倒要重新排列,發(fā)現缺失要查明原因。
第五章會(huì )計檔案的歸檔
第十三條當年的會(huì )計檔案在會(huì )計年度終了后,由財務(wù)資產(chǎn)部門(mén)保管一年,期滿(mǎn)后于次年1月10號前移交公司綜合辦公室統一歸檔。移交過(guò)程中,需財務(wù)資產(chǎn)部門(mén)會(huì )計檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進(jìn)行移
交,由財務(wù)資產(chǎn)部門(mén)負責人、綜合辦公室主任負責監督移交。移交過(guò)程中需填寫(xiě)《會(huì )計檔案移交單》(一式兩份),一份交予財務(wù)資產(chǎn)部門(mén)會(huì )計檔案管理人員保管,、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。
第十四條會(huì )計檔案的保管
會(huì )計檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理,要做好防潮、防霉、防蟲(chóng)蛀、防盜、防火、防磁等工作,確保會(huì )計檔案的安全。
第十五條機構變動(dòng)或檔案管理人員調動(dòng)時(shí),應辦理交接手續,由原檔案管理人員編制會(huì )計檔案移交清單,將全部案卷逐一移交,接管人員逐一接收。
第六章會(huì )計檔案的借閱使用
第十六條財務(wù)資產(chǎn)部門(mén)應建立會(huì )計檔案清單和借閱登記冊。
第十七條檔案在財務(wù)資產(chǎn)部門(mén)保管期間,凡需借閱會(huì )計檔案人員,須經(jīng)總會(huì )計師批準后,方可辦理借閱手續;借閱人員不得在案卷中標畫(huà),不得拆散原卷冊,不得抽換,不得將會(huì )計檔案攜帶外出,如遇特殊情況,須經(jīng)總會(huì )計師批準。
第十八條會(huì )計檔案移交辦公室后,凡需借閱會(huì )計檔案人員需辦理檔案借閱手續,具體參見(jiàn)檔案管理相關(guān)規定。
第七章會(huì )計檔案的保管期限
第十九條會(huì )計檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類(lèi),具體見(jiàn)附件一。
第二十條會(huì )計檔案的保管期限,從會(huì )計年度終了后的第一天算起。
第二十一條會(huì )計檔案的具體名稱(chēng)如有同本制度附表一所列檔案名稱(chēng)不相符的,可以比照類(lèi)似的保管期限辦理。
第八章會(huì )計檔案的銷(xiāo)毀
第二十二條保管期滿(mǎn)的會(huì )計檔案,除本制度規定不得銷(xiāo)毀的情形外,可以按照以下程序銷(xiāo)毀:
(一)由綜合辦公室會(huì )同財務(wù)資產(chǎn)部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn),編制會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊,列明銷(xiāo)毀會(huì )計檔案的名稱(chēng)、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內容。
(二)會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊需經(jīng)總會(huì )計師、經(jīng)理審批。
(三)銷(xiāo)毀會(huì )計檔案時(shí),綜合辦公室和財務(wù)資產(chǎn)部門(mén)共同派專(zhuān)人監銷(xiāo)。
(四)監銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì )計檔案前,應當按照會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊所列內容清點(diǎn)核對所要銷(xiāo)毀的會(huì )計檔案;銷(xiāo)毀后,應當在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊上簽名蓋章,并將監銷(xiāo)情況報告總會(huì )計師、經(jīng)理。
第二十三條保管期滿(mǎn)但未結清的債權債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷(xiāo)毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結時(shí)為止。單獨抽出立卷的會(huì )計檔案,應當在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊和會(huì )計檔案保管清冊中列明。
第九章附則
第二十四條本制度由財務(wù)資產(chǎn)部負責解釋。
第二十五條本制度未盡事宜,按國家相關(guān)法律法規和工貿公司相關(guān)規定執行。
第二十六條本制度自頒發(fā)之日起施行
財務(wù)檔案管理制度9
1.會(huì )計檔案是國家檔案的重要組成部門(mén),也是學(xué)校的重要檔案之一,它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的主要史料的`證據,學(xué)校必須切實(shí)地把會(huì )計檔案管好。
2.各單位的會(huì )計憑證、會(huì )計賬薄、會(huì )計報表和其它會(huì )計資料應建立檔案,妥善保管,。
3.學(xué)校每年形成的會(huì )計檔案,都應由財務(wù)會(huì )計部門(mén)按照檔案管理的要求,負責整理立卷或裝訂成冊,當年會(huì )計檔案,在會(huì )計年度終了后,可暫由單位財務(wù)部門(mén)保管一年,期滿(mǎn)之后,原則上應由財務(wù)會(huì )計部門(mén)編造清冊移交本單位的檔案部門(mén)保管,不得自行封包保存。
4.會(huì )計檔案保管期滿(mǎn),需要銷(xiāo)毀時(shí),由本單位檔案部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn),會(huì )同財務(wù)會(huì )計部門(mén)共同鑒定,嚴格審查,編造會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊,報單位領(lǐng)導及上級主管部門(mén)批準后銷(xiāo)毀。
5.按規定銷(xiāo)毀會(huì )計檔案時(shí),應由檔案部門(mén)和財務(wù)會(huì )計部門(mén)共同派員監銷(xiāo),也可請主管部門(mén)參與監銷(xiāo)。
6.監銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì )計檔案以前,應當認真進(jìn)行清點(diǎn)核對,銷(xiāo)毀后,在銷(xiāo)毀清冊上簽名蓋章,并將情況報告本單位領(lǐng)導。
財務(wù)檔案管理制度10
1、財務(wù)(包含內部核算財務(wù))要依據國家檔案管理有關(guān)規定和要求,對財務(wù)會(huì )計憑證、帳簿和會(huì )計報表等會(huì )計資料,定期整理,裝訂成冊或立卷后送公司檔案室存檔。存檔時(shí),必需由財務(wù)經(jīng)理核對、清點(diǎn)數量無(wú)誤并簽署存檔記錄表后,檔案管理員方可予以存檔。存放會(huì )計檔案的檔案柜必需雙鎖開(kāi)關(guān),鑰匙由主管會(huì )計和財務(wù)經(jīng)理各持一把(不同鎖)任何人經(jīng)批準后方可查閱財務(wù)檔案,必需由主管會(huì )計、財務(wù)經(jīng)理共同開(kāi)鎖,由主管會(huì )計妥當保管,嚴防失火、損壞、丟失。
2、公司內部任何人員調閱會(huì )計檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準。外來(lái)人員調閱或復制檔案,要憑介紹信并經(jīng)總經(jīng)理批準。
3、檔案銷(xiāo)毀,須由上級主管部門(mén)和有關(guān)檔案部門(mén)共同鑒定,由總經(jīng)理批準后由主管會(huì )計與財務(wù)經(jīng)理共同監督。銷(xiāo)毀的檔案須填寫(xiě)“會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊”!皶(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊”要長(cháng)期保管。
4、會(huì )計人員變更,須辦理會(huì )計檔案移交手續。并由財務(wù)經(jīng)理或主管會(huì )計監交,填寫(xiě)移交清冊,并由交接雙方和監交人在移交清冊上簽名或蓋章。
5、主管會(huì )計須設置會(huì )計檔案管理記錄簿,檔案收發(fā)調閱等事項要適時(shí)登記,出納人員不能兼管會(huì )計檔案管理。
6、會(huì )計憑證是記載經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生,明確經(jīng)濟責任的書(shū)面憑證,是記帳的依據。會(huì )計帳簿是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的簿籍,是編制會(huì )計報表的'依據,取得或填制會(huì )計憑證,登記帳簿,是會(huì )計核算方法中不可缺少的兩項內容。
7、會(huì )計憑證分原始憑證和記帳憑證,相關(guān)會(huì )計人員對公司發(fā)生的每一項經(jīng)濟業(yè)務(wù),必需逐筆按憑證的實(shí)在業(yè)務(wù)內容、數量、金額編制記帳憑證。各種原始憑證必需具備:憑證名稱(chēng)、填制日期、單位名稱(chēng)、經(jīng)濟業(yè)務(wù)內容摘要、數量和金額、填制單位或財務(wù)專(zhuān)用章、發(fā)票專(zhuān)用章、經(jīng)辦人簽名或蓋章。
8、會(huì )計憑證要妥當保管,會(huì )計人員要依據審核無(wú)誤的原始憑證填制記帳憑證。要遵奉并服從借貸記賬法的原則,據以登記帳簿。
9、記帳憑證可依據每一憑證單獨填制,也可依據原始憑證匯總表填制,每月終了應將已登記過(guò)帳簿的原始憑證和記賬憑證分類(lèi)裝訂成冊。
10、財務(wù)部設置現金和銀行存款兩種日記帳、總賬和符合公司經(jīng)營(yíng)需要的各種明細帳、明細分類(lèi)帳簿等。登記帳簿要做到數字精準、摘要清楚、登記適時(shí)、有依據,并能反映各項資金占用和資金的來(lái)龍去脈,以便對帳簿記錄進(jìn)行分析查核。
11、各種帳簿的記錄必需月月核對,做到帳證相符、帳實(shí)相符、帳帳相符、帳表相符。按月結帳前必需將本月內發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)全部記入帳簿。對各種會(huì )計憑證和會(huì )計帳簿的實(shí)在格式,必需按上級主管部門(mén)的要求處理。
12、任何會(huì )計檔案、帳本、憑證等會(huì )計資料需復印必需由財務(wù)經(jīng)理書(shū)面批準,否則微機室不予受理。
財務(wù)檔案管理制度11
1.目的:會(huì )計檔案是檔案的重要組成部分,是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據。為了加強會(huì )計檔案管理,統一會(huì )計檔案管理制度,現根據《中華人民共和國會(huì )計法》和《中華人民共和國檔案法》的規定,制定本辦法。
2.適用范圍:本規定適用于公司及分子公司。
3.會(huì )計檔案管理體系
3.1公司檔案室、財務(wù)部及各獨立核算單位檔案室應當依照本辦法管理會(huì )計檔案。
3.2公司總經(jīng)辦、財務(wù)部共同負責會(huì )計檔案工作的指導、監督和檢查。
3.3各單位必須加強對會(huì )計檔案管理工作的領(lǐng)導,建立會(huì )計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷(xiāo)毀等管理制度,保證會(huì )計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴防毀損、散失和泄密。
4.會(huì )計檔案范圍
4.1會(huì )計檔案是指會(huì )計憑證、會(huì )計帳薄和會(huì )計報表等會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據。
4.2會(huì )計憑證類(lèi):原始憑證,記帳憑證,匯總憑證,其他會(huì )計憑證。
4.3會(huì )計帳薄類(lèi):總帳、明細帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄,其他會(huì )計帳薄。
4.4財務(wù)報告類(lèi):月度、季度、年度財務(wù)報告,包括會(huì )計報表、附表、附注及文字說(shuō)明和其他財務(wù)報告。
4.5財會(huì )電算化檔案:主要是存儲會(huì )計數據和程序的磁盤(pán)或光盤(pán)及其它存儲介質(zhì),系統開(kāi)發(fā)運行中編制的各種文檔以及其它會(huì )計資料。
4.6其他類(lèi):銀行存款余額調節表,銀行對帳單,物資盤(pán)存表,其他應當保存的會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)資料,會(huì )計檔案移交清冊,會(huì )計檔案保管清冊,會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊等。
5.各單位每年形成的會(huì )計檔案,應當由會(huì )計機構按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會(huì )計檔案保管清冊。
5.1當年形成的會(huì )計檔案,在會(huì )計年度終了后,可暫由會(huì )計機構保管一年,期滿(mǎn)之后,應當由會(huì )計機構編制移交清冊,移交本單位檔案機構統一保管;未設立檔案機構的,應當在會(huì )計機構內部指定專(zhuān)人保管。出納人員不得兼管會(huì )計檔案。
5.2移交本單位檔案機構保管的會(huì )計檔案,原則上應當保持原卷冊的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的,檔案機構應當同會(huì )計機構和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責任。
6.會(huì )計檔案不得自行借出。
6.1如有特殊需要,經(jīng)本單位負責人批準,可以提供會(huì )計資料的查閱或復制,并辦理登記手續。查閱或者復制會(huì )計檔案的人員,嚴禁在會(huì )計檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。涉及司法案件需查閱、復印財會(huì )資料時(shí),應事前由公司總經(jīng)辦批準。
6.2各單位應當建立健全會(huì )計檔案查閱、復制登記制度。
7.會(huì )計檔案的保管期
7.1分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限分為3年、5年、20xx年、20xx年、25年5類(lèi)(會(huì )計檔案保管期限表附后)。
7.2會(huì )計檔案的保管期限,從會(huì )計年度終了后的第一天算起。
7.3本辦法規定的會(huì )計檔案保管期限為最低保管期限,各類(lèi)會(huì )計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執行。
7.4各單位會(huì )計檔案的具體名稱(chēng)如有同本辦法附表所列檔案名稱(chēng)不相符的,可以比照類(lèi)似的保管期限辦理。
8.會(huì )計檔案的銷(xiāo)毀
8.1保管期滿(mǎn)的會(huì )計檔案,除本辦法規定不得銷(xiāo)毀的情形外,可以按照以下程序銷(xiāo)毀:
8.1.1由本單位檔案機構會(huì )同會(huì )計機構提出銷(xiāo)毀意見(jiàn),編制會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊,列明銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內容;
8.1.2單位負責人在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊上簽署意見(jiàn);
8.1.3銷(xiāo)毀會(huì )計檔案時(shí),應當由檔案機構和會(huì )計機構共同派員監銷(xiāo);
8.1.4監銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì )計檔案前,應當按照會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊所列內容清點(diǎn)核對所要銷(xiāo)毀的會(huì )計檔案;銷(xiāo)毀后,應當在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊上簽名蓋章,并將監銷(xiāo)情況報告本單位負責人。
8.2保管期滿(mǎn)但未結清的.債權原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷(xiāo)毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結為止。單獨抽出立卷的會(huì )計檔案,應當在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊和會(huì )計檔案保管清冊中列明。
8.3正在項目建設期間的建設單位,其保管期滿(mǎn)的會(huì )計檔案不得銷(xiāo)毀。
9.會(huì )計檔案的管理
9.1采用電子計算機進(jìn)行核算的單位,應當保存打印出的紙質(zhì)會(huì )計檔案。
9.2單位因撤銷(xiāo)、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的,在終止和辦理注銷(xiāo)登記手續之前形成的會(huì )計檔案,應當由終止單位的業(yè)務(wù)主管公司或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案代管。法律、行政法規規定的,從其規定。
9.3單位分立后原單位存續的,其會(huì )計檔案應當由分立后的存續方統一保管,其他方可查閱、復制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì )計檔案。單位分立后原機構代管,各方可查閱、復制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì )計檔案。單位分立中未結清的會(huì )計事項所涉及的原始憑證,應當單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,并按規定辦理交接手續。
9.4單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì )計檔案,應當由原單位保管,承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì )計檔案,對其中未結清的會(huì )計事項所涉及的原始憑證,應當單獨抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存,并按規定辦理交接手續。
9.5單位合并后原各單位解散或一方存續其他方解散的,原各單位的會(huì )計檔案應當由合并后的單位統一保管;單位合并后原各單位仍存續的,其會(huì )計檔案仍應由原各單位保管。
9.6在建設項目建設期間形成的會(huì )計檔案,應當在辦理竣工決算后移交建設項目的接受單位,并按規定辦理交接手續。
9.7單位之間交接會(huì )計檔案的,交接雙方應當辦理會(huì )計檔案交接手續。
9.7.1移交會(huì )計檔案的單位,應當編制會(huì )計檔案移交清冊,列明應當移交的會(huì )計檔案名稱(chēng)、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容;
9.7.2交接會(huì )計檔案時(shí),交接雙方應當按照會(huì )計檔案移交清冊所列內容逐項交接,并由交接雙方的單位負責人監交。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監交人應當在會(huì )計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。
9.8預算、計劃、制度等文件材料,應當執行文書(shū)檔案管理規定,不適用本辦法。
10.附則:
10.1本制度由公司財務(wù)部負責解釋。
10.2本制度施行后,凡既有的類(lèi)似規章制度或與之相抵觸的規定即行廢止。
10.3本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執行。修改時(shí)亦同。
財務(wù)檔案管理制度12
一、負責會(huì )計資料和主要資產(chǎn)的保管及管理工作,對各種會(huì )計資料及財產(chǎn)進(jìn)行造冊、登記、歸檔,做到收發(fā)有登記,管理規范化。
二、要經(jīng)常對檔案進(jìn)行打掃整理,保證文件柜和物品擺放整齊、干凈。
三、外部人員查閱會(huì )計檔案,必須經(jīng)財務(wù)經(jīng)營(yíng)部部長(cháng)及分管副總簽字同意,對會(huì )計檔案記載事項應保守秘密,不得泄露企業(yè)內部機密。
四、會(huì )計檔案保管應按有關(guān)文件保存期限規定進(jìn)行管理。
五、要維護檔案整潔,以防蟲(chóng)蛀腐朽、杜絕火災、鼠咬事情發(fā)生,每年年度更換時(shí),依規定清理一次,已屋保存期限,預銷(xiāo)毀,銷(xiāo)毀前造冊呈財務(wù)經(jīng)營(yíng)部部長(cháng)、分管副總核準,報經(jīng)董事會(huì )備案。
財務(wù)檔案管理制度13
一、目的
根據財政部、國家檔案局關(guān)于印發(fā)《會(huì )計檔案管理辦法》的通知的規定,為了加強公司財務(wù)會(huì )計檔案的科學(xué)管理,建立、健全會(huì )計檔案的管理制度,保證會(huì )計檔案妥善有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密,完善財務(wù)檔案管理工作,特制定本制度。
二、適用范圍:
本制度用于財務(wù)部檔案的管理。預算、計劃、制度等文件材料,執行文書(shū)檔案管理規定,不適用本制度。
三、管理職責
財務(wù)部負責檔案的整理、編號、歸檔、調閱、借閱等,對財務(wù)會(huì )計檔案的安全、完整、保密負責,對于應當入庫保管的資料應及時(shí)入庫納入管理。
四、會(huì )計檔案范圍
包含會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報告以及其他會(huì )計核算資料等四個(gè)部分。
1、會(huì )計憑證類(lèi):原始憑證,記帳憑證,匯總憑證,其他會(huì )計憑證。
2、會(huì )計賬簿類(lèi):總帳,明細帳,日記帳,固定資產(chǎn)卡片,輔助帳簿,其他會(huì )計帳簿。
3、財務(wù)報告類(lèi):包括月度、季度、年度財務(wù)報告,會(huì )計報表、附表、附注及文字說(shuō)明,其他財務(wù)報告。
4、其他類(lèi):銀行存款余額調節表,銀行對帳單,其他應當保存的會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)資料,會(huì )計檔案移交清冊,會(huì )計檔案保管清冊,會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊,以及有關(guān)的電子數據和相應軟件資料。
五、會(huì )計檔案的管理
1、會(huì )計檔案的整理立卷:
會(huì )計年度終了后,對會(huì )計資料進(jìn)行整理立卷。會(huì )計檔案的整理一般采用“三統一”的辦法,即:分類(lèi)標準統一、檔案形成統一、管理要求統一,并分門(mén)別類(lèi)按各卷順序編號。
1)分類(lèi)標準統一。一般將財務(wù)會(huì )計資料分成一類(lèi)賬簿,二類(lèi)憑證,三類(lèi)報表,四類(lèi)文字資料及其他。
2)檔案形成統一。案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統一。
3)管理要求統一。建立財務(wù)會(huì )計資料檔案簿、會(huì )計資料檔案目錄。會(huì )計憑證裝訂成冊,報表和文字資料分類(lèi)立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。
2、會(huì )計憑證的裝訂:
會(huì )計憑證每月裝訂一次,按年分月妥善保管歸檔。會(huì )計憑證裝訂前應準備的'工作:
1)分類(lèi)整理,按順序排列,檢查日數、編號是否齊全。
2)按憑證匯總日期歸集確定裝訂成冊的本數。
3)摘除憑證內的金屬物,對大的張頁(yè)或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開(kāi)裝訂線(xiàn),以翻閱保持數字完整。
4)整理檢查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發(fā)現缺號要查明原因。檢查附件有否漏缺,如:領(lǐng)料單、入庫單是否隨附齊全。
5)記賬憑證上有關(guān)人員的印章是否齊全。
6)會(huì )計憑證裝訂時(shí)的要求:
a、裝訂時(shí)盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱。
b、憑證外面要加封面,封面紙用尚好的牛皮紙印制,封面規格略大于所附記賬憑證。
c、裝訂憑證厚度一般為3厘米,裝訂牢固,美觀(guān)大方。
7)會(huì )計憑證裝訂后的注意事項:
a、每本封面上填寫(xiě)好憑證種類(lèi)、起止號碼、憑證張數、會(huì )計主管人員和裝訂人員簽章。
b、在封面上編好卷號,按編號順序入柜,并要在顯露處標明憑證種類(lèi)編號,以便于調閱。
3、會(huì )計賬簿的裝訂:
各種會(huì )計賬簿年度結賬后,除跨年使用的賬簿外,賬簿應按時(shí)整理立卷。賬簿裝訂的基本要求:
1)首先按賬簿啟用表的使用頁(yè)數核對各賬戶(hù)是否相符,賬頁(yè)數是否齊全,序號排列是否連續。
2)然后按會(huì )計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶(hù)目錄、該賬簿按頁(yè)數順序排列的賬頁(yè)、會(huì )計賬簿裝訂封底的順序裝訂,活頁(yè)賬簿裝訂要求:
a、保留已使用過(guò)的賬頁(yè),將賬頁(yè)數填寫(xiě)齊全,去除空白頁(yè)和撤掉賬夾,加上封面、封底,裝訂成冊。
b、多欄式活頁(yè)賬、三欄式活頁(yè)賬、數量金額式活頁(yè)賬等不得混裝,應按同類(lèi)業(yè)務(wù)、同類(lèi)賬頁(yè)裝訂在一起。
3)在賬本的封面上填寫(xiě)好賬目的種類(lèi),編好卷號,會(huì )計主管人員和裝訂人(經(jīng)辦人)簽章。
4)賬簿裝訂后的其他要求:
a、會(huì )計賬簿應牢固、平整,不得有折角、缺角、錯頁(yè)、掉頁(yè)的現象。
b、封面應齊全、平整、并注明所屬年度及賬簿名稱(chēng)、編號,編號為一年一編,編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存款日記賬、分戶(hù)明細賬。
c、會(huì )計賬簿按保管期限分別編制卷號,如總賬、各類(lèi)明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。
4、會(huì )計檔案的移交歸檔
1)每年形成的會(huì )計檔案,由財務(wù)部按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會(huì )計檔案保管清冊。在會(huì )計年度終了后,可暫由本會(huì )計部門(mén)保管一年。期滿(mǎn)之后,由會(huì )計部門(mén)編制移交清冊,移交本單位檔案部門(mén)統一保管。
2)移交檔案部門(mén)保管的會(huì )計檔案原則上應該保持原卷冊的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的,檔案部門(mén)應當會(huì )同財務(wù)部和經(jīng)辦人共同拆封整理,以分清責任。
5、會(huì )計檔案的保管
1)會(huì )計檔案的保管期限分永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年、共5類(lèi)(詳見(jiàn)附表一),保管期限從會(huì )計年度終了后的第一天算起。
2)會(huì )計檔案室的要求:應選擇在干燥防水的地方,并遠離易燃品堆放地,周?chē)鷳獋溆蟹阑鹌鞑。室內應?jīng)常保持清潔衛生,以防蟲(chóng)蛀、防鼠咬。保持通風(fēng)透光,并有適當的空間、通道和查閱的地方,并防止潮濕。
3)會(huì )計檔案應放在專(zhuān)用的鐵皮檔案柜里,按順序碼放整齊,以便查找。
4)設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簿,嚴防毀壞損失、散失和泄密。
5)使用電子計算機進(jìn)行會(huì )計核算的,應當保存打印出來(lái)的紙質(zhì)會(huì )計檔案,使用磁盤(pán)、光盤(pán)等磁性介質(zhì)保存會(huì )計檔案,應報財政局備案。會(huì )計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。
6、會(huì )計檔案的借閱
1)會(huì )計檔案為本公司所用,原則上不得借出。本公司人員需要檔案資料,在登記報批后由檔案管理人員陪同翻閱或者復印。
2)外部借閱會(huì )計檔案時(shí),應持有單位正式介紹信,經(jīng)會(huì )計主管人員和公司領(lǐng)導批準后,方可辦理借閱手續。由檔案部門(mén)建立健全會(huì )計檔案查閱、復制、登記制度。
3)借閱手續:借閱人應認真填寫(xiě)檔案借閱登記簿,將借閱人姓名、日期、數量、內容、歸期等情況登記清楚。
4)借閱會(huì )計檔案人員不得在案卷中亂畫(huà)、標記、拆散原卷冊,也不得涂改抽換、攜帶外出或復制原件(如有特殊情況,須經(jīng)領(lǐng)導批準后方能攜帶外出或復制原件)。
7、會(huì )計檔案的銷(xiāo)毀保管期滿(mǎn)的會(huì )計檔案,可以按照以下程序進(jìn)行銷(xiāo)毀:
1)會(huì )計檔案保管期滿(mǎn),需要銷(xiāo)毀時(shí)由檔案部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn),會(huì )同財務(wù)部門(mén)共同鑒定,編制會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊(注明名稱(chēng)、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內容),經(jīng)公司總經(jīng)理審批簽署意見(jiàn),報請上級主管單位批準后方可予以銷(xiāo)毀。
2)銷(xiāo)毀會(huì )計檔案時(shí),由檔案部門(mén)和財務(wù)部共同派員監銷(xiāo)。在銷(xiāo)毀前清點(diǎn)所要銷(xiāo)毀的會(huì )計檔案。銷(xiāo)毀后,經(jīng)辦人應在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊上簽名蓋章。注明“已銷(xiāo)毀”字樣和銷(xiāo)毀日期,以示負責,同時(shí)將監銷(xiāo)情況寫(xiě)出書(shū)面報告一式兩份,一份報公司領(lǐng)導,一份歸入檔案備查。
3)會(huì )計檔案保管期滿(mǎn),但未結清的債權債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷(xiāo)毀,應當單獨抽出另行立卷,由檔案部門(mén)保管到未了事項完結時(shí)為止。單獨抽出立卷的會(huì )計檔案,應當在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清單和會(huì )計檔案保管清冊中列明。
4)在建設期間的會(huì )計檔案,不得銷(xiāo)毀。
六、本制度解釋權歸本公司財務(wù)部。
財務(wù)檔案管理制度14
一、會(huì )計檔案范圍
按國家《會(huì )計檔案管理辦法》規定的范圍執行。
二、會(huì )計檔案整理
公司形成的會(huì )計檔案,由會(huì )計部門(mén)按照檔案管理的要求,整理、裝訂成冊并由裝訂人員登記保管清冊。
1、會(huì )計憑證每月進(jìn)行整理裝訂,封面所列項目要填寫(xiě)齊全。
2、年終打印輸出全年各類(lèi)帳簿,整理裝訂成冊,編寫(xiě)頁(yè)碼,填寫(xiě)目錄,封皮所列項目要注明單位名稱(chēng)、年度、帳目名稱(chēng)、單位負責人、會(huì )計負責人、裝訂人等。
3、會(huì )計報表年終按月排序裝訂成冊,封面所列項目要填寫(xiě)齊全。
4、其它會(huì )計核算資料應分類(lèi)整理,加封面裝訂成冊。
5、按年度編制會(huì )計檔案清單。內容包括:會(huì )計檔案名稱(chēng)、數量、號碼和會(huì )計檔案移交人、保管人。
三、會(huì )計檔案保管
1、實(shí)行專(zhuān)人管理。會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表由會(huì )計部指定專(zhuān)人負責保管,電子帳套備份由財務(wù)部經(jīng)理負責保管。
2、財務(wù)檔案開(kāi)放部分為上年和本年,超過(guò)兩年的財務(wù)檔案全部封存。
3、電腦財務(wù)帳套開(kāi)放部分為上年和本年,超過(guò)兩年的財務(wù)帳套加密封存。密碼由財務(wù)部經(jīng)理保存。
4、會(huì )計檔案專(zhuān)管人員必須嚴格執行保密制度,保證會(huì )計檔案的安全,嚴防毀損、散失和泄密。
5、更換會(huì )計檔案專(zhuān)管人員時(shí)應按規定辦理會(huì )計檔案管理工作交接手續。
6、嚴禁將會(huì )計檔案帶出公司,對于須將會(huì )計檔案帶出公司查閱的,必須經(jīng)主管財務(wù)的`副總經(jīng)理批準。
四、會(huì )計檔案查閱
1、嚴格會(huì )計信息、會(huì )計檔案的保密制度,除經(jīng)主管財務(wù)的副總經(jīng)理批準外,任何部門(mén)和個(gè)人不得向其他單位或個(gè)人提供公司財務(wù)會(huì )計信息,或借閱會(huì )計檔案。有違反者按公司保密制度管理辦法處理,嚴重者追究法律責任。
2、除國家規定的外,會(huì )計檔案不對外借閱,如遇特殊情況,外部單位需查閱會(huì )計檔案,或需要復制、翻錄、抄錄等,必須經(jīng)主管財務(wù)副總經(jīng)理批準,并做好詳細的登記。
3、兩年以上的財務(wù)檔案查閱須經(jīng)主管財務(wù)的副總批準,并做好詳細的登記。
4、會(huì )計檔案在查閱過(guò)程中,不許在會(huì )計檔案上做任何記錄、勾、劃和涂改,拆散原卷冊,更不能抽撤單據。
五、會(huì )計檔案銷(xiāo)毀
1、會(huì )計檔案按國家《會(huì )計檔案管理辦法》規定的保管期限進(jìn)行保存,任何人不得隨意銷(xiāo)毀。
2、會(huì )計檔案保管期滿(mǎn),需銷(xiāo)毀時(shí),由財務(wù)部經(jīng)理提出銷(xiāo)毀意見(jiàn),會(huì )同總經(jīng)辦共同鑒定,編造會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊,由公司總經(jīng)理批準后銷(xiāo)毀。
3、對于未了結債權債務(wù)的會(huì )計檔案,應另行立卷建檔,由會(huì )計檔案保管人員保管到結清為止。
財務(wù)檔案管理制度15
人民醫院會(huì )計檔案管理制度4
1、會(huì )計檔案是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據,必須嚴格執行安全和保密制度,嚴防毀損、散失和泄密。
2、單位每年形成的會(huì )計檔案,由財務(wù)科負責整理立卷,裝訂成冊。當年會(huì )計檔案,在會(huì )計年度終了后,可暫由財務(wù)科保管一年。期滿(mǎn)之后,編造清冊移交檔案室保管。財務(wù)科不得自行封包保存。
3、會(huì )計檔案向外單位提供利用時(shí),檔案原件原則上不得借出,如有特殊需要,須報上級主管部門(mén)批準。但不得拆散原卷冊,并應限期歸還。
4、各種會(huì )計檔案保管的期限:
。1)5年保管期:會(huì )計月、季報表
。2)15年保管期:總帳、明細分類(lèi)帳;原始憑證和記帳憑證;會(huì )計移交清冊
。3)25年保管期:現金日記帳、銀行存款日記帳
。4)永久性保管期:會(huì )計年度決算報表;會(huì )計檔案保管,銷(xiāo)毀清冊;職工工資及獎金發(fā)放清冊。
5、會(huì )計檔案保管期滿(mǎn),需要銷(xiāo)毀時(shí),由檔案室提出銷(xiāo)毀意見(jiàn),會(huì )同財務(wù)科共同鑒定,嚴格審查,編造會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊,列明銷(xiāo)毀會(huì )計檔案的`名稱(chēng)。卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內容。報領(lǐng)導批準后方可銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀時(shí),應由檔案室、財務(wù)科共同派員監督。監銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀后必須在銷(xiāo)毀清冊上簽名蓋章,并將監銷(xiāo)情況報告領(lǐng)導。
6、會(huì )計檔案銷(xiāo)毀前,對本單位認為重要的會(huì )計資料,應復留存,以便備查。
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