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辦公室會(huì )務(wù)工作規范
一、接受會(huì )議指令
辦公室工作人員在接到會(huì )議指令時(shí)，應準確記錄會(huì )議召開(kāi)的各項要求，全面掌握有關(guān)情況，做好相關(guān)準備工作。
二、會(huì )議方案制訂
根據接到會(huì )議的指令和領(lǐng)導的有關(guān)要求，制訂會(huì )議方案，內容主要包括：會(huì )議名稱(chēng)、主辦單位、協(xié)辦單位、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、出席領(lǐng)導、參加人員、列席人員、擬邀請人員、會(huì )議文件資料準備、會(huì )場(chǎng)布置、安全、衛生、新聞報道、典型發(fā)言、頒獎、會(huì )議經(jīng)費預算以及其它特殊要求。
三、會(huì )議方案審批
將擬定的會(huì )議方案報發(fā)指令領(lǐng)導或分管領(lǐng)導、主要領(lǐng)導審批。
四、會(huì )前籌備
�。ㄒ唬⿻�(huì )議通知
1、會(huì )議一般應發(fā)書(shū)面或網(wǎng)上通知。電話(huà)通知的，應擬定簡(jiǎn)明扼要的通知稿，以傳真為主。
2、通知內容包括：會(huì )議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、會(huì )議內容和會(huì )期注意事項、聯(lián)系電話(huà)等。
3、通知范圍：參會(huì )領(lǐng)導、其他參會(huì )人員、本單位列席人員、媒體記者及相關(guān)單位，確定報名日期，要求在報名截至日期之前反饋參會(huì )人員的姓名、性別、單位、職務(wù)和聯(lián)系方式。
4、通知下發(fā)后，應掌握應到會(huì )人員擬出席、請假情況并及時(shí)向領(lǐng)導匯報。
5、邀請省部級領(lǐng)導參加的會(huì )議，要以文件形式向領(lǐng)導人或者有關(guān)部門(mén)發(fā)邀請函。
�。ǘ⿻�(huì )議文件準備
由相關(guān)單位負責會(huì )議文件的準備，對需向大會(huì )提交的文件資料，應明確專(zhuān)人負責收集和分發(fā)，并與會(huì )務(wù)承辦部門(mén)做好協(xié)調工作。會(huì )議文件主要有：
1、會(huì )議主體文件，包括主持辭、主題報告、專(zhuān)題報告、決議、領(lǐng)導講話(huà)等。
2、會(huì )議程序文件，包括議程文件、日程安排、選舉程序、表決程序等。
3、會(huì )議管理文件，包括會(huì )議須知、保密規定、作息時(shí)間等。
�。ㄈ⿻�(huì )場(chǎng)布置
布置會(huì )場(chǎng)應體現會(huì )議的性質(zhì)和需要，烘托會(huì )場(chǎng)氣氛。
1、會(huì )場(chǎng)裝飾
�。�1）黨代表大會(huì )和黨代表會(huì )議，背景布置黨徽和紅旗。
�。�2）根據會(huì )議需要在主席臺懸掛會(huì )標、擺放花卉。
�。�3）根據會(huì )議需要懸掛標語(yǔ)、擺放花壇等。
2、會(huì )場(chǎng)座次排列
�。�1）主席臺人員座次的排列。會(huì )議主席臺座次排列順序，一般按職務(wù)高低排列，以 主席臺座位為準，無(wú)論人數單、雙，均以最高領(lǐng)導為中心，然后依先左后右次序排列。如領(lǐng)導對座次安排有特殊交待，按領(lǐng)導意見(jiàn)辦。
�。�2）標識座次的方法，采用在主席臺或會(huì )議桌上擺放座簽、在與會(huì )人員入場(chǎng)券上注明座次等方法。
�。�3）重大會(huì )議，印制座位圖表，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導審定后發(fā)給代表和有關(guān)人員。
�。�4）有一定級別領(lǐng)導人參加的會(huì )議，要在主會(huì )場(chǎng)旁邊準備休息間，以準備領(lǐng)導人提前來(lái)了有休息的地方。
3、其他要求
�。�1）會(huì )場(chǎng)要考慮制冷、取暖、通風(fēng)和消毒等事項。
�。�2）會(huì )場(chǎng)桌椅擺放應整齊劃一，橫成行、豎成列。鋪有臺布的桌面應干凈整齊、顏色統一。
�。�3）座位牌要統一、規范、醒目，擺放要整齊。
�。�4）會(huì )場(chǎng)內音響、話(huà)筒、燈具等應提前2小時(shí)調試，會(huì )前10分鐘重試，確保正常使用。同時(shí)準備備用品，隨時(shí)應對突發(fā)情況。
4、特殊要求
�。�1）對表彰類(lèi)會(huì )議，根據需要安排禮儀人員、音樂(lè )等。要求上述人員著(zhù)裝整齊，守紀律、聽(tīng)指揮。
�。�2）黨代表大會(huì )和黨代表會(huì )議等會(huì )議，根據需要安排工作人員宣讀文件。
�。�3）對出席重要會(huì )議的領(lǐng)導和其他參會(huì )人員有著(zhù)裝要求的，應提前通知。
�。�4）涉密會(huì )議，應按有關(guān)保密規定和通知要求辦理。
�。�5）重要會(huì )議會(huì )場(chǎng)應提醒與會(huì )人員關(guān)閉移動(dòng)通訊工具。
�。ㄋ模┳∷�、就餐安排
1、住宿。提前統計好住宿人數、性別、民族、預訂客房、檔次和房間數量，擬定房間分配方案，安排賓館值班等。由會(huì )務(wù)人員提出要求，督促所在賓館落實(shí)。
2、就餐。掌握就餐人員情況，包括少數民族人員及不同飲食習慣，提前2天確定就餐地點(diǎn)、食譜，安排衛生防疫，制作餐證等。由會(huì )務(wù)人員提出要求，督促餐廳、防疫部門(mén)落實(shí)。
�。ㄎ澹⿻�(huì )議用品準備
提前制定周密方案或者開(kāi)列用品準備清單，將所用物品的名稱(chēng)和數量詳細列出。主要包括：
1、制作證牌。包括：座位牌、出席證（列席證）、工作證、車(chē)輛通行證、獎狀、證書(shū)、文件袋等。
2、印制會(huì )務(wù)手冊。包括：議程、日程、參會(huì )人員名單、房號、電話(huà)號、就餐安排、乘車(chē)安排等。
3、特殊會(huì )議，如召開(kāi)選舉性會(huì )議，應準備選票、選票箱、封條等，并準備填寫(xiě)選票用筆等物品。
�。⿻�(huì )議車(chē)輛安排
明確專(zhuān)人負責提前確定會(huì )議所需車(chē)輛，會(huì )議需要多輛車(chē)時(shí)應將車(chē)輛編號、排序。
�。ㄆ撸┬旁L(fǎng)安全保衛工作
由會(huì )務(wù)人員協(xié)調院保衛處制定、落實(shí)預案。
�。ò耍┬侣剤蟮拦ぷ�
根據會(huì )議需要，院黨委宣傳部做好新聞報道工作或與新聞單位聯(lián)系協(xié)助做好會(huì )議新聞報道工作，會(huì )議新聞稿件應經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導審批。
�。ň牛┬l生醫療、防疫工作
根據會(huì )議需要，院后勤管理部門(mén)制定或與醫院和防疫部門(mén)聯(lián)系，安排衛生防疫人員駐會(huì )并制定應急預案。
�。ㄊ⿻�(huì )議經(jīng)費編制
根據會(huì )議需要，編制會(huì )議經(jīng)費，報關(guān)有關(guān)領(lǐng)導和部門(mén)審批。
五、會(huì )前檢查
會(huì )議召開(kāi)前，由辦公室領(lǐng)導牽頭對上述會(huì )議準備工作進(jìn)行檢查、調度，確保各項工作落實(shí)到位。對未完成的任務(wù)，明確專(zhuān)人限時(shí)完成，確保大會(huì )按時(shí)順利召開(kāi)。
六、會(huì )議報到
會(huì )務(wù)工作人員應至少提前30分鐘到達會(huì )場(chǎng)并做好以下工作：
1、會(huì )議簽到。要求與會(huì )人員本人簽到。報到完畢后，應及時(shí)匯總情況，向會(huì )議主持人報告。會(huì )務(wù)工作人員在會(huì )前5分鐘，對沒(méi)有到會(huì )人員進(jìn)行催促。
2、發(fā)放文件、資料。包括各種會(huì )議文件及出席證、列席證、房證、餐證等。
3、會(huì )議報到后需要召開(kāi)預備會(huì )的，組織參會(huì )人員或參會(huì )代表召開(kāi)預備會(huì )，布置會(huì )議相關(guān)工作。
4、會(huì )議開(kāi)始前，引導與會(huì )人員入座，制止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入會(huì )場(chǎng)。
5、宣布會(huì )議紀律。開(kāi)會(huì )時(shí)要關(guān)閉手機，進(jìn)入會(huì )場(chǎng)不準吸煙，不準隨意走動(dòng)、交談喧嘩，涉密的會(huì )議強調有關(guān)保密紀律。
6、校黨委會(huì )議、黨政聯(lián)席會(huì )、校長(cháng)辦公會(huì )等會(huì )議，有候會(huì )人員的應安排候會(huì )人員在候會(huì )室等候，確保會(huì )議銜接緊密、有序。
七、會(huì )中服務(wù)
1、會(huì )場(chǎng)服務(wù)人員應穩重大方、禮貌用語(yǔ)，適時(shí)搞好會(huì )場(chǎng)服務(wù)。
2、會(huì )議開(kāi)始后，會(huì )務(wù)人員應巡視會(huì )場(chǎng)，維持會(huì )場(chǎng)秩序，發(fā)現不遵守紀律的情況，及時(shí)制止，妥善處理突發(fā)情況，確保會(huì )議順利進(jìn)行。
3、會(huì )議期間應安排專(zhuān)人值班，搞好會(huì )中服務(wù)。
4、根據需要安排有關(guān)人員做好會(huì )議簡(jiǎn)報、討論記錄和意見(jiàn)匯總工作。
5、校黨委會(huì )議、黨政聯(lián)席會(huì )、校長(cháng)辦公會(huì )等重要會(huì )議的記錄，應使用統一標準的會(huì )議記錄紙，記錄應真實(shí)、準確、完整，不得隨意做增刪改動(dòng)。
八、會(huì )后工作
1、會(huì )議結束后，應疏導與會(huì )人員離開(kāi)并檢查會(huì )場(chǎng)，查看有無(wú)遺留物品、資料，清退會(huì )議室、客房等。
2、收回會(huì )議文件。對需要收回的會(huì )議文件，在會(huì )議結束時(shí)及時(shí)如數收回。
3、校黨委會(huì )議、黨政聯(lián)席會(huì )、校長(cháng)辦公會(huì )等會(huì )議結束后，應及時(shí)整理會(huì )議紀要，報領(lǐng)導審定后，按規定范圍發(fā)放。
4、會(huì )議文件的歸檔。將形成的所有文件包括會(huì )議方案、通知、報告、簡(jiǎn)報、記錄、簽到表等文件整理歸檔。
5、督辦落實(shí)。根據會(huì )議部署或領(lǐng)導安排督辦落實(shí)，并將督辦情況向有關(guān)領(lǐng)導匯報。
6、會(huì )議經(jīng)費結算。由會(huì )務(wù)工作人員、院財務(wù)處負責與會(huì )議有關(guān)服務(wù)單位進(jìn)行經(jīng)費結算。