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落實(shí)任務(wù)制作日程卡
一、接受任務(wù)
一批或一次任務(wù)通常都是通過(guò)傳真、電話(huà)、領(lǐng)導批示或口頭安排等形式下達。
二、制定接待方案
根據客人目的、活動(dòng)時(shí)間和領(lǐng)導要求等由接待人同會(huì )同相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)擬訂接待方案，然后報相關(guān)同志審閱。接待方案一般由以下部分組成：活動(dòng)時(shí)間、活動(dòng)地點(diǎn)、活動(dòng)內容、出席領(lǐng)導、參加人員、活動(dòng)承辦人和接待人員等7個(gè)部分。
在制定接待方案的同時(shí)，要預先聯(lián)系預留接待任務(wù)需要的客房、餐廳、會(huì )議室等，以保證方案制定后可以得到落實(shí)。
三、方案送審
將制定好的接待草案報送相關(guān)領(lǐng)導審閱，修改定稿。
四、安排落實(shí)任務(wù)
接待方案確定后，及時(shí)將方案報送有關(guān)領(lǐng)導和部門(mén)并與相關(guān)賓館聯(lián)系確認接待任務(wù)需要的房間、會(huì )議室、就餐地點(diǎn)、會(huì )標、房?jì)弱r花水果配備等。將任務(wù)落到實(shí)處
五、制作日程卡
重要接待任務(wù)，要在接待方案的基礎上，制作打印接待任務(wù)日程卡。
六、迎接
一般應根據來(lái)賓身份、職務(wù)、目的等綜合考慮由相應領(lǐng)導、部門(mén)領(lǐng)導或職務(wù)相宜人員迎接。接待工作人員應準確了解來(lái)賓所乘交通工具的車(chē)次、路線(xiàn)及抵達時(shí)間。做好迎接安排。
七、安排會(huì )議室或會(huì )見(jiàn)
根據參加人員多少或會(huì )議形式安排適當的會(huì )議室，并準備席卡、話(huà)筒、鮮花、文件夾等。會(huì )議室一般不安排水果，除礦泉水外也不安排其它飲料。
八、宴請安排
一批客人原則上只安排一次宴請。陪員應盡量減少。宴請時(shí)根據需要安排打印席卡。
九、參觀(guān)考察
工作考察參觀(guān)由對口業(yè)務(wù)處室、部門(mén)具體負責安排。接待人員具體負責做好相關(guān)銜接工作，并重點(diǎn)安排旅游景點(diǎn)的參觀(guān)活動(dòng)。
十、送行
客人離開(kāi)，應根據需要恰當安排送行。送別地點(diǎn)可以視情靈活作出安排。既可以到車(chē)站、機場(chǎng)送行，又可送至某、某地（某）交界處，也可以在客人下榻的賓館送別。
十一、資料歸檔
一批任務(wù)結束后，應根據任務(wù)的等級及重要程度及時(shí)做好資料收集整理、核實(shí)歸檔工作，便于以后工作中查閱。
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