Excel會(huì )計應學(xué)35招秘技

Excel會(huì )計應學(xué)35招秘技

十八、成組填充多張表格的固定單元格

我們知道每次打開(kāi)Excel，軟件總是默認打開(kāi)多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關(guān)聯(lián)的表格中協(xié)調工作。要協(xié)調關(guān)聯(lián)，當然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會(huì )需要同時(shí)在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內容。

那么如何對表格進(jìn)行成組編輯呢?首先我們單擊第一個(gè)工作表的標簽名“Sheet1”，然后按住Shift鍵，單擊最后一張表格的標簽名“Sheet3”(如果我們想關(guān)聯(lián)的表格不在一起，可以按住Ctrl鍵進(jìn)行點(diǎn)選)。此時(shí)，我們看到Excel的標題欄上的名稱(chēng)出現了“工作組”字樣，我們就可以進(jìn)行對工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內容的單元格中隨便寫(xiě)點(diǎn)什么，我們發(fā)現，“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應內容了。

但是，僅僅同步輸入是遠遠不夠的。比如，我們需要將多張表格中相同位置的數據統一改變格式該怎么辦呢?首先，我們得改變第一張表格的數據格式，再單擊“編輯”菜單的“填充”選項，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表”。這時(shí)，Excel會(huì )彈出“填充成組工作表”的對話(huà)框，在這里我們選擇“格式”一項，點(diǎn)“確定”后，同組中所有表格該位置的數據格式都改變了。

十九、改變文本的大小寫(xiě)

在Excel中，為表格處理和數據運算提供最強大支持的不是公式，也不是數據庫，而是函數。不要以為Excel中的函數只是針對數字，其實(shí)只要是寫(xiě)進(jìn)表格中的內容，Excel都有對它編輯的特殊函數。例如改變文本的大小寫(xiě)�！≡贓xcel2002中，至少提供了三種有關(guān)文本大小寫(xiě)轉換的函數。它們分別是：“=UPPER(源數據格)”，將文本全部轉換為大寫(xiě);“=LOWER(源數據格)”，將文本全部轉換成小寫(xiě);“=PROPER(源數據格)”，將文本轉換成“適當”的大小寫(xiě)，如讓每個(gè)單詞的首字母為大寫(xiě)等。例如，我們在一張表格的A1單元格中輸入小寫(xiě)的“excel”，然后在目標單元格中輸入“=UPPER(A1)”，回車(chē)后得到的結果將會(huì )是“EXCEL”。同樣，如果我們在A(yíng)3單元格中輸入“mr.weiwei”，然后我們在目標單元格中輸入“=PROPER(A3)”，那么我們得到的結果就將是“Mr.Weiwei”了。

二十、提取字符串中的特定字符

除了直接輸入外，從已存在的單元格內容中提取特定字符輸入，絕對是一種省時(shí)又省事的方法，特別是對一些樣式雷同的信息更是如此，比如員工名單、籍貫等信息�！∪绻�我們想快速從A4單元格中提取稱(chēng)謂的話(huà)，最好使用“=RIGHT(源數據格，提取的字符數)”函數，它表示“從A4單元格最右側的字符開(kāi)始提取2個(gè)字符”輸入到此位置。當然，如果你想提取姓名的話(huà)，則要使用“=LEFT(源數據格，提取的字符數)”函數了。還有一種情況，我們不從左右兩端開(kāi)始，而是直接從數據中間提取幾個(gè)字符。比如我們要想從A5單元格中提取“武漢”兩個(gè)字時(shí)，就只須在目標單元格中輸入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是：在A(yíng)5單元格中提取第4個(gè)字符后的兩個(gè)字符，也就是第4和第5兩個(gè)字。

二十一、把基數詞轉換成序數詞

將英文的基數詞轉換成序數詞是一個(gè)比較復雜的問(wèn)題。因為它沒(méi)有一個(gè)十分固定的模式：大多數的數字在變成序數詞都是使用的“th”后綴，但大凡是以“1”、“2”、“3”結尾的數字卻分別是以“st”、“nd”和“rd”結尾的。而且，“11”、“12”、“13”這3個(gè)數字又不一樣，它們卻仍然是以“th”結尾的。因此，實(shí)現起來(lái)似乎很復雜。其實(shí)，只要我們理清思路，找準函數，只須編寫(xiě)一個(gè)公式，就可輕松轉換了。不信，請看：“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″th″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″st″,″nd″,″rd″),″th″))”。該公式盡管一長(cháng)串，不過(guò)含義卻很明確：①如果數字是以“11”、“12”、“13”結尾的，則加上“th”后綴;②如果第1原則無(wú)效，則檢查最后一個(gè)數字，以“1”結尾使用“st”、以“2”結尾使用“nd”、以“3”結尾使用“rd”;③如果第1、2原則都無(wú)效，那么就用“th”。因此，基數詞和序數詞的轉換實(shí)現得如此輕松和快捷。

二十二、用特殊符號補齊位數

和財務(wù)打過(guò)交道的人都知道，在賬面填充時(shí)有一種約定俗成的“安全填寫(xiě)法”，那就是將金額中的空位補齊，或者在款項數據的前面加上“$”之類(lèi)的符號。其實(shí)，在Excel中也有類(lèi)似的輸入方法，那就是“REPT”函數。它的基本格式是“=REPT(“特殊符號”，填充位數)”�！　”热�，我們要在中A2單元格里的數字結尾處用“#”號填充至16位，就只須將公式改為“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可;如果我們要將A3單元格中的數字從左側用“#”號填充至16位，就要改為“=REPT(″#″,16-LEN(A3)))&A3”;另外，如果我們想用“#”號將A4中的數值從兩側填充，則需要改為“=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”;如果你還嫌不夠專(zhuān)業(yè)，要在A(yíng)5單元格數字的頂頭加上“$”符號的話(huà)，那就改為：“=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00″))))”，一定能滿(mǎn)足你的要求。

二十三、創(chuàng )建文本直方圖

除了重復輸入之外，“REPT”函數另一項衍生應用就是可以直接在工作表中創(chuàng )建由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡(jiǎn)單，就是利用特殊符號的智能重復，按照指定單元格中的計算結果表現出長(cháng)短不一的比較效果�！　”热缥覀兪紫戎谱饕粡埬甓仁罩�平衡表，然后將“E列”作為直方圖中“預算內”月份的顯示區，將“G列”則作為直方圖中“超預算”的顯示區。然后根據表中已有結果“D列”的數值，用“Wingdings”字體的“N”字符表現出來(lái)。具體步驟如下：　在E3單元格中寫(xiě)入公式“=IF(D3<0,rept(″n″,-round(d3*100,0)),″″)”，然后選中它并拖動(dòng)“填充柄”，使e列中所有行都能一一對應d列中的結果;接著(zhù)在g3單元格中寫(xiě)入公式“=if(d3>0,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”，也拖動(dòng)填充柄至G14。我們看到，一個(gè)沒(méi)有動(dòng)用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現眼前，方便直觀(guān)，簡(jiǎn)單明了。

二十四、計算單元格中的總字數

有時(shí)候，我們可能對某個(gè)單元格中字符的數量感興趣，需要計算單元格中的總字數。要解決這個(gè)問(wèn)題，除了利用到“SUBSTITUTE”函數的虛擬計算外，還要動(dòng)用“TRIM”函數來(lái)刪除空格。比如現在A(yíng)1單元格中輸入有“howmanywords?”字樣，那么我們就可以用如下的表達式來(lái)幫忙：“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″,″″))+1)”　　該式的含義是先用“SUBSTITUTE”函數創(chuàng )建一個(gè)新字符串，并且利用“TRIM”函數刪除其中字符間的空格，然后計算此字符串和原字符串的數位差，從而得出“空格”的數量，最后將空格數+1，就得出單元格中字符的數量了。

二十五、關(guān)于歐元的轉換

這是Excel2002中的新工具。如果你在安裝Excel2002時(shí)選擇的是默認方式，那么很可能不能在“工具”菜單中找到它。不過(guò)，我們可以先選擇“工具”菜單中的“加載宏”，然后在彈出窗口中勾選“歐元工具”選項，“確定”后Excel2002就會(huì )自行安裝了�！　⊥瓿珊笪覀冊俅未蜷_(kāi)“工具”菜單，單擊“歐元轉換”，一個(gè)獨立的專(zhuān)門(mén)用于歐元和歐盟成員國貨幣轉換的窗口就出現了。與Excel的其他函數窗口一樣，我們可以通過(guò)鼠標設置貨幣轉換的“源區域”和“目標區域”，然后再選擇轉換前后的不同幣種即可。所示的就是“100歐元”分別轉換成歐盟成員國其他貨幣的比價(jià)一覽表。當然，為了使歐元的顯示更顯專(zhuān)業(yè)，我們還可以點(diǎn)擊Excel工具欄上的“歐元”按鈕，這樣所有轉換后的貨幣數值都是歐元的樣式了。

二十六、給表格做個(gè)超級搜索引擎

我們知道，Excel表格和Word中的表格最大的不同就是Excel是將填入表格中的所有內容(包括靜態(tài)文本)都納入了數據庫的范疇之內。我們可以利用“函數查詢(xún)”，對目標數據進(jìn)行精確定位，就像網(wǎng)頁(yè)中的搜索引擎一樣�！”热缭谒�示的表格中，從A1到F7的單元格中輸入了多名同學(xué)的各科成績(jì)。而在A(yíng)8到A13的單元格中我們則建立了一個(gè)“函數查詢(xún)”區域。我們的設想是，當我們在“輸入學(xué)生姓名”右邊的單元格，也就是C8格中輸入任何一個(gè)同學(xué)的名字后，其下方的單元格中就會(huì )自動(dòng)顯示出該學(xué)生的各科成績(jì)。具體實(shí)現的方法如下：　　將光標定位到C9單元格中，然后單擊“插入”之“函數”選項。在如圖18彈出的窗口中，選擇“VLOOKUP”函數，點(diǎn)“確定”。在隨即彈出的“函數參數”窗口中我們設置“Lookup_value”(指需要在數據表首列中搜索的值)為“C8”(即搜索我們在C8單元格中填入的人名);“Table_array”(指數據搜索的范圍)為“A2∶B6”(即在所有學(xué)生的“語(yǔ)文”成績(jì)中搜索);“Col_vindex_num”(指要搜索的數值在表格中的序列號)為“2”(即數值在第2列);“Range_lookup”(指是否需要精確匹配)為“FALSE”(表明不是。如果是，就為“TURE”)。設定完畢按“確定”�！　〈藭r(shí)回到表格，單擊C9單元格，我們看到“fx”區域中顯示的命令行為“=VLOOKUP(C8，A2∶B6，2，FALSE)”。復制該命令行，在C10、C11、C12、C13單元格中分別輸入：“=VLOOKUP(C8，A2∶C6，3，FALSE)”;“=VLOOKUP(C8，A2∶D6，4，FALSE)”;“=VLOOKUP(C8，A2∶E6，5，FALSE)”;“=VLOOKUP(C8，A2∶F6，6，FALSE)”(其參數意義同C9中一樣，不再贅述)�！　〗酉聛�(lái)，我們就來(lái)檢驗“VLOOKUP”函數的功效。試著(zhù)在“C8”單元格中輸入某個(gè)學(xué)生名，比如“趙耀”，回車(chē)之下我們會(huì )發(fā)現，其下方每一科目的單元格中就自動(dòng)顯示出該生的入學(xué)成績(jì)了。

二十七、Excel工作表大綱的建立

和Word的大綱視圖一樣，Excel這個(gè)功能主要用于處理特別大的工作表時(shí)，難以將關(guān)鍵條目顯示在同一屏上的問(wèn)題。如果在一張表格上名目繁多，但數據類(lèi)型卻又有一定的可比性，那么我們完全可以先用鼠標選擇數據區域，然后點(diǎn)擊“數據”菜單的“分類(lèi)匯總”選項。并在彈出菜單的“選定匯總項”區域選擇你要匯總數據的類(lèi)別。最后，如圖19所示，現在的表格不是就小了許多嗎?當然，如果你還想查看明細的話(huà)，單擊表格左側的“+”按鈕即可。

二十八、插入“圖示

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