服裝跟單員細則

服裝跟單員細則

　　一、跟單員的定義：（什么是跟單員？）

　　跟單員是指在企業(yè)運作過(guò)程中，以客戶(hù)訂單為依據，跟蹤產(chǎn)品，跟蹤服務(wù)運作流向的專(zhuān)職人員。（不能兼職，替代）。

　　所有圍繞著(zhù)訂單去工作，對出貨交期負責的人，都是跟單員。

　　二、跟單員的工作界定：

　　跟單員廣泛存在于訂單型生產(chǎn)企業(yè)和進(jìn)出口外貿企業(yè)中，跟單員的工作性質(zhì)與特點(diǎn)隨企業(yè)的規模與性質(zhì)而有所區別，但跟單員總的來(lái)說(shuō)是作為業(yè)務(wù)跟單與生產(chǎn)跟單而存在的。

　　1、業(yè)務(wù)跟單：對客戶(hù)進(jìn)行跟進(jìn)。尤其是已對本公司的產(chǎn)品已有了興趣，有購買(mǎi)意向的人進(jìn)行跟進(jìn)。以締結業(yè)務(wù)，簽定合同為目標的一系列活動(dòng)。對外叫業(yè)務(wù)員或業(yè)務(wù)助理。

　　2、生產(chǎn)跟單：對已接來(lái)的訂單進(jìn)行生產(chǎn)安排。對生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，按期將貨物送到客戶(hù)手中。對內叫：業(yè)務(wù)經(jīng)理、生產(chǎn)主管或總經(jīng)理助理。不管是外貿公司的跟單員，還是工廠(chǎng)企業(yè)里的跟單員，他們基本職責都是由“業(yè)務(wù)跟單”和“生產(chǎn)跟單”兩部分構成。

　　三、跟單員的工作定位：（工作性質(zhì)）

　　跟單員是業(yè)務(wù)員。他的工作不僅僅是被動(dòng)的接受訂單，而是要主動(dòng)的進(jìn)行業(yè)務(wù)開(kāi)拓，對準客戶(hù)實(shí)施推銷(xiāo)跟進(jìn)，以達成訂單為目標，既進(jìn)行業(yè)務(wù)跟單。因此，跟單員要：

　�。�1）尋找客戶(hù)：通過(guò)各種途徑尋找新客戶(hù)，跟蹤老客戶(hù)。

　�。�2）設定目標：主要客戶(hù)和待開(kāi)發(fā)的客戶(hù)。我們的工作著(zhù)重點(diǎn)及分配的工作時(shí)間。

　�。�3）傳播信息：將企業(yè)產(chǎn)品的信息傳播出去。

　�。�4）推銷(xiāo)產(chǎn)品：主動(dòng)與客戶(hù)接洽，展示產(chǎn)品，為獲取訂單為目的。

　�。�5）提供服務(wù)：產(chǎn)品的售后服務(wù)，及對客戶(hù)的服務(wù)。

　�。�6）收集信息：收集市場(chǎng)信息，進(jìn)行市場(chǎng)考察。

　�。�7）分配產(chǎn)品：產(chǎn)品短缺時(shí)先分配給主要客戶(hù)。

　　跟單員是業(yè)務(wù)助理；跟單員在許多時(shí)候扮演業(yè)務(wù)經(jīng)理助理的角色，他們協(xié)助業(yè)務(wù)經(jīng)理接待，管理，跟進(jìn)客戶(hù)，因此跟單員要：

　�。�1）函電的回復：

　�。�2）計算報價(jià)單。

　�。�3）驗簽訂單。

　�。�4）填對帳表。

　�。�5）目錄，樣品的寄送與登記。

　�。�6）客戶(hù)檔案的管理。

　�。�7）客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)接待。

　�。�8）主管交辦事項的處理。

　�。�9）與相關(guān)部門(mén)的業(yè)務(wù)聯(lián)系。

　　跟單員是協(xié)調員：跟單員對客戶(hù)所訂產(chǎn)品的交貨進(jìn)行跟蹤，即進(jìn)行生產(chǎn)跟蹤。跟蹤的要點(diǎn)是生產(chǎn)進(jìn)度，貨物報關(guān)，裝運等。因此，在小企業(yè)中，跟單員身兼數職，既是內勤員，又是生產(chǎn)計劃員，物控員，還可能是采購員。在大企業(yè)，則代表企業(yè)的業(yè)務(wù)部門(mén)向生產(chǎn)制造部門(mén)催單要貨，跟蹤出貨。

　　四、跟單員的工作特點(diǎn)：

　　跟單員的工作幾乎涉及的企業(yè)的每一個(gè)環(huán)節，從銷(xiāo)售，生產(chǎn)，物料，財務(wù)，人事到總務(wù)都會(huì )有跟單員的身影出現。特點(diǎn)是：復雜的，全方位的。

　　1、責任大。跟單員的工作是建立在訂單與客戶(hù)上的，因為訂單是企業(yè)的生命，客戶(hù)是企業(yè)的上帝，失去訂單與客戶(hù)將危及到企業(yè)的生存。做好訂單與客戶(hù)的工作責任重大。

　　2、溝通，協(xié)調：跟單員工作涉及各部門(mén)。跟單員與客戶(hù)，與計劃部門(mén)，生產(chǎn)部門(mén)等許多部門(mén)的工作是一種溝通與協(xié)調。都是在完成訂單的前提下而進(jìn)行的與人溝通的工作。溝通，協(xié)調能力特別重要。

　　3、做好客戶(hù)的參謀：跟單員掌握著(zhù)大量的客戶(hù)資料，對他們的需求比較熟悉。同時(shí)也了解工廠(chǎng)的生產(chǎn)情況，因此對客戶(hù)的訂單可以提出意見(jiàn)，以利于客戶(hù)的訂貨。

　　4、工作節奏多變，快速：面對的客戶(hù)來(lái)自五湖四海，他們的工作方式，作息時(shí)間，工作節奏各不相同，因此，跟單員的工作節奏應是多變的。另外，客戶(hù)的需求是多樣的。有時(shí)客戶(hù)的訂單是小批量的，但卻要及時(shí)出貨。這就要求外面跟單員的工作效率是快速的。

　　5、工作是綜合性的：跟單員工作涉及企業(yè)所有部門(mén)，由此決定了其工作的綜合性。對外執行的是銷(xiāo)售人員的職責。對內執行的是生產(chǎn)管理協(xié)調。所以跟單員必須熟悉進(jìn)出口貿易的實(shí)務(wù)和工廠(chǎng)的生產(chǎn)運作流程。

　　五、跟單員的主導意識：

　　什么是主導意識？就是全局觀(guān)念。

　　你要對所處的環(huán)境，擔負的任務(wù)及產(chǎn)生的結果有深刻的了解，這樣你去做你的工作的主導意識就會(huì )很強。舉例：足球隊，每個(gè)隊員有自已的位置，但如只顧自已的位置，這一定是個(gè)很差的球隊。這就要有全局觀(guān)念：要不失球，要進(jìn)攻，要戰勝對方，要進(jìn)球。

　　作為跟單員的跟單工作也同樣如此，不是我將訂單下了就沒(méi)事了，你們如何生產(chǎn)？何時(shí)完成？出來(lái)的產(chǎn)品怎樣？與我無(wú)關(guān)，那就不能做好跟單員工作。你就沒(méi)有主導意識。

　　有責：全局意識，責任感，對一切負起責任。

　　有方：有辦法，有主意，遇到問(wèn)題有解決的能力。

　　有效：有效率，有結果。

　　目標要達到：所有工作以最終結果，最終目標作為我們的指導思想。最終失敗了，就沒(méi)什么好說(shuō)的。

　　總之，主導意識的你心中要裝著(zhù)大目標，要有全局觀(guān)念，每個(gè)人的工作只是整個(gè)工作鏈中的一個(gè)部分。而不是以某一個(gè)人，一個(gè)部門(mén)來(lái)評定。因此，在你的工作中，你心中要把別人（工作環(huán)節涉及到的人）看成是自已的部下。（不是說(shuō)你就是領(lǐng)導，而是要給他們布置任務(wù)，明確目標，提供條件。你的目標很明確：就是對最終結果負責。

　　六、跟單員的素質(zhì)要求：（跟單員的訓練）

　　跟單員的工作性質(zhì)與特點(diǎn)決定了其從業(yè)的素質(zhì)要求：

　�。�1）分析能力。分析出客戶(hù)的特點(diǎn)及產(chǎn)品的價(jià)格構成，以利于報價(jià)。

　�。�2）預測能力。能預測出客戶(hù)的需求，企業(yè)的生產(chǎn)能力及物料的供應情況，便于接單，生產(chǎn)及交貨的安排。

　�。�3）表達能力。善于用文字和語(yǔ)言與客戶(hù)溝通。

　�。�4）專(zhuān)業(yè)知識。對所跟單的產(chǎn)品要熟悉。了解產(chǎn)品的原材料特點(diǎn)，來(lái)源及成分。知道產(chǎn)品的特點(diǎn)，款式，質(zhì)量。便于和客戶(hù)及生產(chǎn)人員的溝通。

　�。�5）與人共事的能力。與各部門(mén)的人員打成一片，使其自覺(jué)完成客戶(hù)訂單。

　�。�6）人際關(guān)系處理的能力。處理好與客戶(hù)，與上級，與同事，與外單位人員的關(guān)系。通過(guò)他們來(lái)完成自己想要做的事。

　�。�7）法律知識。了解合同法，票據法，經(jīng)濟法等與跟單工作有關(guān)的法律知識。做到知法，守法，懂法，用法。

　�。�8）談判能力。有口才，有技巧。

　�。�9）管理與推銷(xiāo)能力。對外推銷(xiāo)高手。對內管理行家。

　�。�10）物流知識。了解運輸，裝卸搬運，保管，配送，報關(guān)等知識。

　　七、跟單員的工作內容及知識，技能要求：

　　跟單員的工作內容主要有：外貿業(yè)務(wù)跟單，物料采購跟單，生產(chǎn)過(guò)程跟單，貨物運輸跟單及客戶(hù)聯(lián)絡(luò )跟蹤（客戶(hù)接待）。

　　1、出口貨物跟單（外貿業(yè)務(wù)跟進(jìn)）。了解外貿基本知識：（談判，報價(jià)，接單，簽合同等等）�；�礎外語(yǔ)及函電往來(lái)。

　　2、物料采購跟單（業(yè)務(wù)跟進(jìn)）。懂營(yíng)銷(xiāo)，懂產(chǎn)品。（物料，性能，使用，保養）。

　　3、生產(chǎn)過(guò)程跟單（生產(chǎn)進(jìn)度跟進(jìn)）。懂生產(chǎn)，懂管理，懂溝通。

　　4、貨物運輸跟單（出貨跟進(jìn)）。貨物運輸知識，（運輸工具，方法，配柜）及了解報關(guān)知識。

　　5、客戶(hù)聯(lián)絡(luò )跟蹤（客戶(hù)接待）。了解對客戶(hù)的管理，懂國際禮儀知識。

　　八、跟單員工作的重要性：

　　企業(yè)之生存與發(fā)展都是以訂單為主線(xiàn)的。跟單工作是一個(gè)企業(yè)的主生命線(xiàn)和管理制高點(diǎn)。而作為訂單的跟進(jìn)者——跟單員的工作跨越了企業(yè)運作的每個(gè)環(huán)節，它是企業(yè)內各部門(mén)之間及企業(yè)與客戶(hù)之間相互聯(lián)系的中心區紐和橋梁，是一個(gè)企業(yè)的窗口和門(mén)戶(hù)。

　　第二講

　　外貿業(yè)務(wù)跟單；

　　本章要點(diǎn)：接單與審單；

　　進(jìn)出口貨物的基本程序；

　　外貿業(yè)務(wù)主要就是進(jìn)行貨物的進(jìn)出口交易。我們分別來(lái)了解一下出口貨物跟單和進(jìn)口貨物跟單的基本程序及跟單員所要做的工作；

　　貨物的出口交易有二種形式，一種通過(guò)外貿公司出口，另一種是自營(yíng)出口。跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進(jìn)生產(chǎn)，出貨跟蹤，制單結匯等。

　　一、接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。

　　合同的書(shū)面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當事人名稱(chēng)，標的物的質(zhì)量，數量，價(jià)格，交貨和支付等交易條件的書(shū)面文件，包括買(mǎi)賣(mài)雙方為達成交易而交換的信件，電報或電傳，都足以構成書(shū)面合同。

　　1、下單方式：客戶(hù)下單的方式有：通過(guò)電話(huà)，Fax，Email或書(shū)面合同等方式。

　　2、接單的途徑：交易會(huì )，出訪(fǎng)，出國參展，邀請客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)，利用網(wǎng)站，等等。

　　3、接單的形式：在出口貿易中，跟單員接的單沒(méi)有特定的限制，最常見(jiàn)的是：

　�。�1）合同：（CONTRACT）合同有銷(xiāo)貨合同（SALESCONTRACT）和購貨合同（PURCHASECONTRACT）。前者由賣(mài)方草擬，后者由買(mǎi)方草擬。

　�。�2）確認書(shū)；（CONFIRMATION）它比合同要簡(jiǎn)化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷(xiāo)貨確認書(shū)（SALESCONFIRMATION）和購貨確認書(shū)（PURCHASECONFIRMATION）。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產(chǎn)等。而合同用的比較正規。如機器設備，大宗貿易的進(jìn)出口。

　　還有協(xié)議書(shū)，意向書(shū)，訂單和委托訂單等。要提醒的是，客戶(hù)從國外直接發(fā)來(lái)的訂單或委托訂單，我們收到后要及時(shí)回復，不能置之不理，否則算默認。

　　4、接單的程序：接單的程序可分為詢(xún)盤(pán)，發(fā)盤(pán)，還盤(pán)和接受四個(gè)環(huán)節。

　�。�1）詢(xún)盤(pán)（INQUIRY），又叫詢(xún)價(jià)。

　�。�2）發(fā)盤(pán)（OFFER），又叫發(fā)價(jià)。是買(mǎi)方或賣(mài)方向對方提出各項交易條件，并愿意按照這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實(shí)際業(yè)務(wù)中，發(fā)盤(pán)通常是一方在收到對方的詢(xún)盤(pán)后作出的。

　�。�3）還盤(pán)（COUNTER—OFFER），又叫還價(jià)。

　�。�4）接受（ACCEPTANCE），買(mǎi)方或賣(mài)方同意對方在發(fā)盤(pán)中提出的各項交易條件，并愿意按這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。

　　二、審單：即審核合同

　　1、審單內容：

　　確認產(chǎn)品名稱(chēng)，規格，質(zhì)量，數量，單價(jià)，價(jià)格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。

　　2、審單方法：

　�。�1）產(chǎn)品名稱(chēng)，規格：

　　審查時(shí)產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品？與我們的產(chǎn)品資料能否對上號？

　　有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱(chēng)的代碼同時(shí)也代表了規格。

　�。�2）質(zhì)量：

　　也稱(chēng)品質(zhì)。是貨物的外觀(guān)形態(tài)和內在質(zhì)量的綜合。在國際貨物買(mǎi)賣(mài)中，貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進(jìn)行審單的首要條件。

　�。�3）數量：

　　應審查貨物的數量是否可以及時(shí)備妥，其計量單位，重量以及約數有何規定。

　　約數：如合同數量前加“約”，可使交貨數量有適當的機動(dòng)。國際上對約字的含義解釋不一。有的認為是2.5，有的認為是5按《跟單信用證統一慣例》，信用證上如規定約字，應允許有不超過(guò)10的增減幅度。

　�。�4）單價(jià)，總額的審查：

　　1、客戶(hù)下單有的會(huì )將單價(jià)標出，我們要對照我們的報價(jià)表審查是否對？總額有沒(méi)有加錯？新客戶(hù)下單，要查看我們給他的報價(jià)。

　　2、通常我們以美元為結算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬通貨幣，如英鎊，港幣，歐元等。

　�。�5）價(jià)格條款的審查：

　　出口貨物的單價(jià)條款，也稱(chēng)價(jià)格術(shù)語(yǔ)，常用的有：

　　FOB離岸價(jià)（指裝運港的價(jià)格條件）。

　　C&F（FreightorCarriagePaidto…）到岸價(jià)，運費付至指定目地的交貨。

　　CIF成本。

　　保險費運費（指目的港）價(jià)格。

　　常用的FOBCFRCIF幾種價(jià)格的換算及公式介紹如下：

　�。�1）FOB價(jià)格換算為其它價(jià)：

　　CFR價(jià)=FOB價(jià)運費。

　　FOB價(jià)運費

　　CIF價(jià)=—————————————————————————————————————。

　　1—保險費率X投保加成

　�。�2）CFR價(jià)格換算為其它價(jià)：

　　FOB價(jià)=CFR價(jià)–運費

　　CFR價(jià)

　　CIF價(jià)=———————————————————————————————————————。

　　1–保險費率X投保加成

　�。�3）CIF價(jià)格換算為其它價(jià)：

　　FOB價(jià)=CIF價(jià)X（1–投保加成X保險費率）—運費

　　CFR價(jià)=CIF價(jià)X（1–投保加成X保險費率）

　�。�6）付款方式審查：

　　1、付款方式是否能接受？LC，付定金，等等。

　　2、支付的貨幣能否接受？

　�。�7）包裝要求的審查：

　　1、工廠(chǎng)的產(chǎn)品本身有自已的包裝，展示給客戶(hù)能否接受？

　　2、客戶(hù)提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？

　　3、客戶(hù)提供的包裝資料是否齊全？（內包裝，外包裝，標簽，說(shuō)明書(shū)）

　　內包裝：普合，白合，彩合，吸塑。

　　外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主要是嘜頭印刷。

　�。�8）交貨期的審查

　�。�1）跟單員應審查交貨期是否合理，公司是否能及時(shí)籌備到貨物，并裝船送達。交貨期一般應規定一個(gè)期限，而不是某個(gè)具體日期。期限有長(cháng)有短�？梢允�2周，3周，或一個(gè)月，二個(gè)月，一個(gè)季度或更長(cháng)。

　�。�9）交貨方式的審查：

　　運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。

　　注：如運費由客戶(hù)支付，客戶(hù)決定交貨方式。如我們付費，盡量用海運。如報的價(jià)是連同海運價(jià)，而客戶(hù)要求空運（趕銷(xiāo)售），我們可要求客戶(hù)承擔多出部分的費用。

　　關(guān)于樣品

　　要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。

　　1、寄目錄，樣本：

　　2、準備樣品。

　�。�1）工廠(chǎng)現有的款式;

　�。�2）新款;

　�。�3）客戶(hù)來(lái)樣。

　　要領(lǐng)：無(wú)論老品，新品，還是客戶(hù)來(lái)樣，樣品都要寄給客人進(jìn)行確認。特別是新品可能要反復修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認樣品，以免客人在下單時(shí)找不到確認樣。在國際貿易中，憑樣品成交的比重很大。作為跟單員，我們要做到：

　�。�1）有完整的產(chǎn)品資料，主動(dòng)進(jìn)行宣傳。

　�。�2）新品的成本，價(jià)格要進(jìn)行核算。

　�。�3）新品的制作要留有實(shí)樣。

　�。�4）客戶(hù)的來(lái)樣要保存好原樣。

　　三、形式發(fā)票：PROFORMAINVOICE

　　買(mǎi)方為了向其本國當局申請進(jìn)口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱(chēng)，規格，價(jià)格等條件開(kāi)立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用，對雙方都無(wú)最終約束力。為了區別于正式發(fā)票，它必須明顯表明“形式發(fā)票”字樣。形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息。（收貨人，合同號，形式發(fā)票號，開(kāi)出日期）。產(chǎn)品信息（品名，數量，價(jià)格，交貨期）。合同條款（價(jià)格條款，付款方法）。此外，提供我們的銀行資料以便客戶(hù)開(kāi)證或匯款。

　　注意幾點(diǎn)：

　　1、單價(jià)條款要明確（FOB，CFR，CIF）

　　2、交期要明確

　　3、付款條件要明確（LC，TT）

　　四、出口貨物跟單的基本程序：

　　出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進(jìn)。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉，（報關(guān)，報驗，裝船），制單，結匯等環(huán)節。我們將這些程序概括為：

　�。�1）籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時(shí)，按質(zhì)，按量地備好貨物。

　�。�2）催審單證：大多數的支付方式是L/C。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應對以L(fǎng)/C為支付方式的合同進(jìn)行催證，審核和修改的跟蹤工作。

　　催證：貨物快完成時(shí)，要催證。

　　審證：審證是銀行和公司的共同職責，但在范圍和內容上有所不同。銀行從政策面上，開(kāi)證的國家有無(wú)貿易往來(lái)？開(kāi)證行的資信？公司審開(kāi)證人和受益人對否？L/C的貨物和金額與合同是否相同？裝期？特別條款？

　　改證：審證后發(fā)現問(wèn)題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫(xiě)錯誤。要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問(wèn)題，我們要一一指出，一次性修改。

　�。�3）訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒(méi)問(wèn)題后，我們就要進(jìn)入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。按CFR和CIF成交的，我們負責租船訂倉和裝船的手續。

　　首先：出貨裝柜：跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事。這當中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。

　　A、貨柜選擇：根據貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20’柜：29–30立方/17.5噸；40柜：58–61立方/22.5噸；40’H68–71立方/27.5噸。

　　B、制作裝箱單：裝箱單著(zhù)重表現貨物的包裝情況。應包括出貨的品名規格，數量，箱數，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。

　　C、跟蹤裝柜：出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數量的準確性。協(xié)助生產(chǎn)部門(mén)安排好人員裝柜。貨柜到廠(chǎng)后，跟單員要監裝，指導貨物的擺放。如一個(gè)柜內有幾種貨，每一規格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關(guān)查貨用。

　�。�4）制單結匯：是出口貨物跟單的最后一個(gè)環(huán)節。

　　A、制單：貨物裝船后，跟單員要及時(shí)按L/C，合同或其它單據的內容制作各種單據。

　　要在L/C的有效期內將單據送交銀行。

　　出口單據主要有：匯票，發(fā)票，海關(guān)發(fā)票，提單，裝箱單，產(chǎn)地證，商檢證，保險單等。

　　B、結匯：如按L/C的規定制作了單據，并及時(shí)送交了銀行，我們就可及時(shí)收到貨款了。

　　單據要求：正確，完整，及時(shí)，簡(jiǎn)明，整潔。

　　五、進(jìn)口貨物跟單的基本程序：

　�。�1）就是跟進(jìn)進(jìn)口合同的履行。其程序為：租船訂倉，申請開(kāi)證，催交裝運，辦理保險，商檢報關(guān)及接貨驗收等。

　　第三講物料采購及物料進(jìn)倉跟蹤

　　這一章里，我們要掌握：

　　物料采購跟單的基本要求。

　　物料采購跟單的原因。

　　物料采購跟單的流程。

　　物料采購跟單的方法策略。

　　物料采購跟單是指跟單員按采購訂單所載明的物料，品名，規格，數量及交期更進(jìn)行跟蹤。

　　目的：滿(mǎn)足企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)對物料的需求，在必要的時(shí)候，獲得必要的物料，避免停工待料。

　　一、采購跟單的基本要求：適當的交貨時(shí)間，適當的交貨質(zhì)量，適當的交貨地點(diǎn)，適當的交貨數量及適當的交貨價(jià)格。（適時(shí)，適質(zhì)，適地，適量，適價(jià)）

　　二、物料采購跟單的原因：

　　以下原因造成我們要對物料進(jìn)行跟催：

　�。�1）供應商方面的原因：由于供應商方面的原因造成交貨不及時(shí)，而使我們必須跟單的原因有：超過(guò)產(chǎn)能的接單和超過(guò)技術(shù)水準的接單。制程管理不良，質(zhì)量管理不充分而造成不良品的增多。來(lái)自低工資的員工工作效率低，完不成。等原因。

　�。�2）企業(yè)方面的原因：供應商的選定有誤，對他的產(chǎn)能和技術(shù)調查不足。所要求的品質(zhì)沒(méi)說(shuō)清楚。

　　價(jià)格的決定很勉強。進(jìn)度的掌握和督促不力。下訂單到過(guò)遠的地方。

　�。�3）溝通方面的原因：信息交換不及時(shí)。

　　三、物料采購跟單流程：

　�。�1）制作訂購單：

　　跟單員接到所需部門(mén)的請購單，要制成訂購單傳給供應商。制訂購單時(shí)注意：審查請購單。熟悉訂購的物料，價(jià)格確認，確認質(zhì)量標準。確認物料需求量，制定訂單說(shuō)明書(shū)，發(fā)出訂購單。（制作采購單P.26），將要采購的物料名稱(chēng)，規格型號，數量，價(jià)格。交期等要求表達清楚。采購單經(jīng)審核無(wú)誤后發(fā)給供應商，并要求供應商簽字回傳。

　�。�2）訂單跟蹤

　　對長(cháng)期合作的，信譽(yù)好的供應商可以不進(jìn)行跟蹤。跟蹤加工工藝，跟蹤原材料，跟蹤加工過(guò)程，跟蹤組裝總測，跟蹤包裝入庫。

　�。�3）物料檢驗

　　確定檢驗日期，通知檢驗人員，進(jìn)行物料檢驗，處理檢驗問(wèn)題。

　�。�4）物料進(jìn)倉

　　協(xié)調送貨，協(xié)調接受，通知送貨，物料入庫，處理接受問(wèn)題。

　　四、物料采購跟單的方法策略：

　　催單的目的是使供應商在必要的時(shí)候送達所采購的物料，使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本降低。

　　1、催單的方法：

　�。�1）按訂單跟催。按訂單預定的進(jìn)料日期提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。

　　有：聯(lián)單法：將訂購單按日期順序排列好，提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。

　　統計法：將訂購單統計成報表，提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。

　　跟催箱：制作一個(gè)31格的跟催箱，將訂購單依照日期順序放入跟催箱，每天跟催相應的訂單。

　�。�2）定期跟催。于每周固定時(shí)間，將要跟催的訂單整理好，打印成報表定期統一跟催

　　第四講生產(chǎn)跟蹤（生產(chǎn)過(guò)程跟單）

　　本章要掌握：

　　生產(chǎn)過(guò)程跟單的基本要求。

　　生產(chǎn)過(guò)程跟單的流程。

　　生產(chǎn)過(guò)程跟單主要是了解企業(yè)的生產(chǎn)進(jìn)度能否滿(mǎn)足定單的交貨期，產(chǎn)品是否按訂單生產(chǎn)，因此跟單員要深入企業(yè)的生產(chǎn)車(chē)間查驗產(chǎn)品的質(zhì)量與生產(chǎn)進(jìn)度，發(fā)現問(wèn)題要及時(shí)處理。因為生產(chǎn)過(guò)程跟單的基本要求是使企業(yè)能按訂單即時(shí)交貨及按訂單約定的質(zhì)量交貨。所以我們要深入到生產(chǎn)線(xiàn)，查看進(jìn)度，查看質(zhì)量。

　　一、生產(chǎn)過(guò)程跟單的基本要求：

　　1按時(shí)交貨：要使生產(chǎn)進(jìn)度與訂單交貨期相吻合，做到不提前也不推遲。按時(shí)交貨跟單的要點(diǎn)：

　　2按質(zhì)交貨：生產(chǎn)出來(lái)的產(chǎn)品符合訂單的質(zhì)量要求。

　　二、生產(chǎn)過(guò)程跟單的流程：

　　1、下達生產(chǎn)通知書(shū)。

　　跟單員接到客戶(hù)訂單后，應將其轉化為生產(chǎn)通知單。通知單要明確客戶(hù)所訂產(chǎn)品的名稱(chēng)，規格型號，數量，包裝要求，交貨期等。

　　2、分析生產(chǎn)能力

　　生產(chǎn)通知單下達后，要分析企業(yè)的生產(chǎn)能力。能否按期，按質(zhì)地交貨。如不能應采取什么措施？要不要外包？

　　3、制定生產(chǎn)計劃：

　　生產(chǎn)計劃的制定及實(shí)施關(guān)系著(zhù)生產(chǎn)管理及交貨的成敗。跟單員要協(xié)助生管人員將訂單及時(shí)轉化為生產(chǎn)通知單。

　　4、跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度

　�。�1）生產(chǎn)進(jìn)度控制流程：

　�。�2）生產(chǎn)進(jìn)度控制作業(yè)程序。

　�。�3）生產(chǎn)進(jìn)度控制重點(diǎn)：

　　A、實(shí)際進(jìn)度與計劃進(jìn)度發(fā)生差異，要找原因。通常有下列原因：

　　1、原計劃錯誤。

　　2、機器設備有故障。

　　3、材料沒(méi)跟上。

　　4、不良率和報廢率過(guò)高。

　　5、臨時(shí)工作或特急訂單的影響。

　　6、前制程延誤的累積。

　　7、員工工作情緒低落，缺勤或流動(dòng)率高。

　�。�4）跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度的表單：

　　有：生產(chǎn)日報表，生產(chǎn)進(jìn)度差異分析表，生產(chǎn)進(jìn)度控制表，生產(chǎn)異常處理表，生產(chǎn)線(xiàn)進(jìn)度跟蹤表。

　　5、交期延誤：

　　如是工廠(chǎng)原因，要通知客戶(hù)，取得同意后方可出貨。如不同意，一是協(xié)商，我們可承擔部分費用將貨出去。二就只好取消訂單了。

　　6、我們再提一下有關(guān)訂單的更改問(wèn)題：

　　客戶(hù)對已下的訂單因市場(chǎng)變化會(huì )有更改，有數量上的，（或增加，或減少）。有包裝上的。（彩印，或白合）。有交期的變更。（或提前，或推遲）。接到客戶(hù)要求變更，首先要看改什么？能否接收？如我們的貨已生產(chǎn)的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。

　　如還沒(méi)按排，問(wèn)題不大。如已按排了部份，要進(jìn)行協(xié)商。比如數量要減，我們已按原數量采購了材料，通用的問(wèn)題不大。但如是專(zhuān)用的，客戶(hù)要承擔部份費用。對交期：如要提前，我們要根據實(shí)際情況說(shuō)。如要推遲，時(shí)間短，問(wèn)題不大，但如要延遲很長(cháng)，那倉儲費，損耗費要承擔。

　　第五講貨物運輸跟單

　　本章要點(diǎn)：

　　出口貨物的跟單流程。

　　進(jìn)口貨物的跟單流程。

　　集裝箱貨物運輸的跟單流程。

　　貨運單證的繕制。

　　貨物的通關(guān)與報關(guān)。

　　貨物運輸主要有海運，空運，鐵路，，陸運，集裝箱。出口貨物使用最廣泛的是海運和集裝箱運輸。跟單員的主要工作是制作貨運單據，協(xié)助報關(guān)員進(jìn)行貨物的通關(guān)與報關(guān)。

　　貨物運輸跟單流程：

　　跟單流程隨貨物運輸方式的不同而有所區別。我國進(jìn)出口貨物運輸的方式大多采用海運，并用集裝箱為承載容器。這里我們講三種貨物運輸的跟單流程：

　　1、海運出口貨物的跟單流程：視貿易條件的不同而不同，FOB成交，出口方不要租船訂倉。CNF=CFR出口方不要辦保險。CIF出口方要租船訂倉還要辦保險。我們出口都希望用CIF成交。

　�。�1）報驗：收到LC或貨款，審核無(wú)誤后，貨也備好，向商檢機構申報。

　�。�2）租船訂倉：與船公司或貨代聯(lián)系。

　�。�3）辦保險：CIF價(jià)，我們要投保

　�。�4）貨物集港：出口單位要在船公司通知的時(shí)間內將貨物發(fā)運到港區內的指定貨場(chǎng)或倉庫。

　�。�5）報關(guān)：貨物集港后，我們應在裝船前24小時(shí)向海關(guān)辦理申報手續。

　�。�6）裝船：憑蓋有海關(guān)放行章的裝貨單，貨物可裝船。

　�。�7）發(fā)裝船通知：貨物裝船后，即向收貨人發(fā)裝船通知。內容包括：LC或SC號，品名，數量，金額，船名，開(kāi)航日期等。

　�。�8）支付運費：

　�。�9）退關(guān)：已完成報關(guān)手續放行的貨物，因特別情況，如無(wú)艙位，貨短少。不能裝船，要向海關(guān)申報退回，退關(guān)貨物應在運輸工具結關(guān)之前或自退運之日起三天內辦理手續。

　　2、海運進(jìn)口貨物的跟單流程：

　　也視貿易條件不同而有不同。CIFCFR條件進(jìn)口，由出口方租船訂艙。我們進(jìn)口貨物大都按FOB貿易條件進(jìn)口。我們自已安排船。跟單程序如下：

　�。�1）租船訂艙：

　�。�2）發(fā)派船通知：船位訂下后，將船名，船期通知出口方，使其按期備好貨，裝船。

　�。�3）辦保險：我們收到國外賣(mài)方裝船通知后，即向保險公司辦理投保。

　�。�4）匯集單證：各種進(jìn)口單證是辦理進(jìn)口報關(guān)，報驗，接交等不可缺少的憑證。

　�。�5）辦理商品登記：凡法檢商品貨到后，我們要憑進(jìn)口貨物通知單向口岸商檢機構登記。而后海關(guān)才受理報關(guān)。

　�。�6）報關(guān)：所有進(jìn)出口貨物都需向海關(guān)申報。貨物在經(jīng)海關(guān)查驗與申報內容一致才可放行。

　�。�7）監卸和交接：船到港卸貨前一般有理貨公司理貨。他代表船方將進(jìn)口貨物按提單，標記，嘜頭清點(diǎn)件數，驗看包裝后撥交給進(jìn)口方。（核對標記對否？是不是應接的貨。對破損的貨物內外包裝要有記錄，作現場(chǎng)拍照。查清損失的具體數量，查明殘缺的原因和責任人，索要證明以進(jìn)行索賠。

　　3、集裝箱運輸貨物的跟單流程：

　　出口跟單流程：

　�。�1）訂艙（訂箱）。按貨的體積訂箱。

　　20’：29–3017.5t

　　40’：58–6122.5t

　　40’H68—7127.5t

　�。�2）接受托運，發(fā)送空箱

　�。�3）整箱貨的裝箱與交貨：裝箱前（不得晚于裝箱前24小時(shí)）向海關(guān)辦理報關(guān)。

　�。�4）拼箱貨的裝箱與交貨：貨送貨運站。該站人員清點(diǎn)接收。

　�。�5）貨物進(jìn)港：在船吊裝前24小時(shí)截止貨進(jìn)港。

　�。�6）換取提單：貨進(jìn)場(chǎng)的收據是換取提單的憑證。

　�。�7）裝船：

　�。�8）寄送資料：

　　進(jìn)口：

　�。�1）寄送資料起運港的船公司在貨船到港前（近洋24小時(shí)，遠洋7天）用傳真或郵寄向卸貨港提供提單副本，艙單，裝箱單等貨物清單。

　�。�2）分發(fā)單證：船公司或其代理應及時(shí)地將起運港寄來(lái)的有關(guān)貨運單據分別送給有關(guān)

　　的進(jìn)口貨代或收貨人。以使貨到港前做好準備。

　�。�3）發(fā)到貨通知：船公司預告到港日，船到港后發(fā)正式到貨通知。

　�。�4）換取提貨單：收貨人持正本提單向船公司換取提貨單。

　�。�5）卸船提貨：辦理進(jìn)口報關(guān)。

　�。�6）提貨時(shí)發(fā)現鉛封損壞，或箱子破損，要與貨運站共同簽認，以便向船公司索賠。

　　4、貨運單據的制作：

　�。�1）海運單據：裝船通知（ShippingAdvice）

　　主要內容：L/C號或S/C號，品名，數量，箱數，金額，船名，開(kāi)航日，到港日等。

　�。�2）航空運單（AirwayBill）是運輸單據，而不是提貨的憑證。

　�。�3）集裝箱貨運單據：托運單（9聯(lián)單）和裝箱單

　　5、貨物的通關(guān)與報關(guān)流程及操作：

　�。�1）貨物的通關(guān)程序及流程：接受申報——審核單證——查驗貨物——辦理征稅——放行。

　�。�2）貨物的報關(guān)則包括：進(jìn)出口申報——查驗——交稅——提貨或裝貨。

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