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事業(yè)單位文秘專(zhuān)業(yè)基礎知識
事業(yè)單位文秘專(zhuān)業(yè)基礎知識1
秘書(shū)工作的作用
秘書(shū)工作在領(lǐng)導機關(guān)和機關(guān)工作中，只有負責管理日常事務(wù)的責任和義務(wù)，沒(méi)有決定權和指揮權。但是，由于其所處的特殊地位及其所承擔的重要工作，決定了其具有下述作用：
(一)建議參謀作用
這方面的作用主要表現在領(lǐng)導決策的過(guò)程中。首先，秘書(shū)工作人員需要在決策的準備階段做好調查研究工作，整理相關(guān)信息和資料，為領(lǐng)導決策提供科學(xué)可靠的依據;其次，在進(jìn)行實(shí)施方案的選擇過(guò)程中，秘書(shū)人員可以根據所掌握的信息和資料進(jìn)行分析研究，并憑借自己的經(jīng)驗，為領(lǐng)導者提供有參考價(jià)值的材料、建議或方案;最后，在領(lǐng)導制定決策后，對于如何實(shí)施決策以及決策實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的一系列新情況、新問(wèn)題應如何處理，秘書(shū)人員也可提供參考意見(jiàn)或反饋信息。除了為領(lǐng)導者的決策發(fā)揮建議參謀的作用之外，秘書(shū)人員在擬寫(xiě)文件、提供辦事和辦會(huì )預案、提供辦事的建議、綜合處理信息等工作中，也需要充分運用自己的聰明才智，努力發(fā)揮為領(lǐng)導者提供建議和參謀的作用。
(二)事務(wù)助手作用
秘書(shū)人員所起的.事務(wù)助手作用更多的是指秘書(shū)人員輔助領(lǐng)導做好決策工作以外的具體事務(wù)性工作，使領(lǐng)導者有更多的時(shí)間和精力主抓大政方針問(wèn)題，做好科學(xué)決策事項。秘書(shū)工作的助手作用主要體現在下列各方面的工作：一是做好日常的文書(shū)處理、會(huì )務(wù)和檔案管理工作;二是做好文件信息的加工篩選工作;三是做好領(lǐng)導臨時(shí)交辦的工作;四是做好公務(wù)接洽、信訪(fǎng)接待和領(lǐng)導活動(dòng)安排工作;五是做好領(lǐng)導人某些必要的生活服務(wù)工作等。此外，秘書(shū)人員還應當充分發(fā)揮主動(dòng)性，積極做好各方面的服務(wù)工作，爭取成為領(lǐng)導的得力助手。
(三)中心樞紐作用
每一個(gè)機關(guān)、團體、企事業(yè)單位都擁有一套指揮管理系統。而秘書(shū)工作部門(mén)則正處于這套系統的中樞位置，發(fā)揮著(zhù)其他職能部門(mén)不可替代的中心樞紐作用。領(lǐng)導集體或者領(lǐng)導者個(gè)人的決策、指示，都要通過(guò)秘書(shū)工作傳遞給實(shí)施單位。因此，秘書(shū)工作是否健全完善，其工作是否運轉自如，直接關(guān)系到機關(guān)工作能否正常運轉。因此，必須充分發(fā)揮好秘書(shū)工作部門(mén)的中心樞紐作用，真正做到“上情下達，下情上達”。
(四)統籌協(xié)調作用
統籌協(xié)調工作是秘書(shū)工作中的一項重要內容，也是秘書(shū)工作的一項重要職能，主要體現在三個(gè)方面：第一，在領(lǐng)導決策中發(fā)揮協(xié)調作用。決策前，領(lǐng)導者大都責成秘書(shū)人員對于要決策的問(wèn)題組織或協(xié)同有關(guān)部門(mén)進(jìn)行調研論證;決策后，秘書(shū)人員還要協(xié)同相關(guān)部門(mén)做好信息反饋工作，調查各有關(guān)實(shí)施單位對于決策的具體落實(shí)情況，保持工作運行的暢通。第二，對于日常工作中難以解決的重要問(wèn)題，秘書(shū)人員還要秉承領(lǐng)導思想同時(shí)協(xié)調各方力量，抓緊解決和落實(shí)。第三，在日常辦文、辦會(huì )、辦事過(guò)程中，哪些環(huán)節出現矛盾，一般均需要秘書(shū)人員按照領(lǐng)導的指示同各方協(xié)調關(guān)系，促進(jìn)決策的落實(shí)。
(五)形象窗口作用
在日常工作和各種交往中，秘書(shū)人員需要經(jīng)常代表機關(guān)或領(lǐng)導人出面，例如內外聯(lián)系、洽商公務(wù)、群眾信訪(fǎng)、迎來(lái)送往等事宜均需要由秘書(shū)出面完成。而對外行文、組織會(huì )議、安排領(lǐng)導人的公務(wù)活動(dòng)，更是秘書(shū)形象窗口作用在工作上的反映。因此，一個(gè)機關(guān)的形象及其工作面貌、工作作風(fēng)、領(lǐng)導者的形象等都與秘書(shū)工作的形象窗口作用有著(zhù)非常密切的聯(lián)系，秘書(shū)人員在日常工作和生活中要堅決抵制“門(mén)難進(jìn)、臉難看、話(huà)難聽(tīng)、事難辦”的官僚主義作風(fēng)和習氣。
秘書(shū)工作的性質(zhì)和地位決定了秘書(shū)工作是機關(guān)工作中各種信息的主要集散地，因此，秘書(shū)工作成為方便領(lǐng)導工作和機關(guān)工作的“信息庫”和“資料庫”，隨時(shí)向領(lǐng)導者提供信息咨詢(xún)和服務(wù)。因此，秘書(shū)人員常常需要主動(dòng)進(jìn)行調查研究工作，及時(shí)地采集和收錄各種有用信息，向領(lǐng)導提供需要了解和掌握的各種動(dòng)態(tài)信息，做好領(lǐng)導的各項輔助和服務(wù)工作。
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秘書(shū)工作的性質(zhì)
秘書(shū)工作是因領(lǐng)導工作的需要而存在的，屬于機關(guān)工作的一部分。要想準確理解秘書(shū)工作的性質(zhì)，需要將其放在領(lǐng)導工作和機關(guān)工作的領(lǐng)域來(lái)觀(guān)察和認識。
(一)秘書(shū)工作的輔助性
秘書(shū)工作的輔助性是指秘書(shū)工作在領(lǐng)導工作中所具有的輔助性。秘書(shū)工作的產(chǎn)生具有必然性，它是由于統治階級和領(lǐng)導群體為了滿(mǎn)足其自身工作運轉需求而產(chǎn)生的。這就決定了秘書(shū)人員在處理解決任何問(wèn)題的時(shí)候，都需要根據領(lǐng)導者的意圖和需求來(lái)做，而不是代替領(lǐng)導者作出決定。即使秘書(shū)人員對某些問(wèn)題提出了解決方案，這些方案也需要經(jīng)過(guò)領(lǐng)導機關(guān)權衡確定后才能執行。秘書(shū)工作機構或秘書(shū)人員只能站在輔助的位置上行使職能，既不能缺位，也不能錯位，更不能越位。秘書(shū)工作人員需要對自身進(jìn)行準確定位，努力發(fā)揮好秘書(shū)工作在領(lǐng)導工作中的參謀輔助作用。
(二)秘書(shū)工作的樞紐性
秘書(shū)工作的`樞紐性是指秘書(shū)工作在機關(guān)工作中具有樞紐性作用。由于秘書(shū)工作部門(mén)是整個(gè)機關(guān)工作正常運轉的必要條件和組織保障，因此只有秘書(shū)工作井然有序，高質(zhì)量、高效率地運轉，才能夠實(shí)現整個(gè)機關(guān)工作的各項職能，做到上情下達、下情上達、左右協(xié)調、步調統一，并帶動(dòng)職能部門(mén)同步運轉。這種樞紐與核心地位決定了秘書(shū)工作的重要性。
(三)秘書(shū)工作的機要性
秘書(shū)工作是一項機要性很強的工作，這點(diǎn)主要是針對秘書(shū)工作的具體內容而言的。漢語(yǔ)中“秘書(shū)”一詞，包含有“秘密”的意思，而英語(yǔ)中的“secretary”(秘書(shū))一詞中的詞干“secret”，意思也是“秘密”。因此，單從“秘書(shū)”一詞的字面意思就可以反映出秘書(shū)工作的機要性。由于秘書(shū)工作是輔助領(lǐng)導工作的，而各級領(lǐng)導中樞都是機密核心。秘書(shū)部門(mén)是各級領(lǐng)導中樞的綜合辦事機關(guān)，秘書(shū)人員在領(lǐng)導身邊工作，必然要接觸到各種機密。特別是重要部門(mén)領(lǐng)導人的秘書(shū)，由于掌握更多的重要情況，其機要性更強。
(四)秘書(shū)工作的政治性
秘書(shū)工作的政治性是針對秘書(shū)工作人員本身而格外強調的。這是因為秘書(shū)部門(mén)處于核心要害部門(mén)，秘書(shū)人員在領(lǐng)導身邊工作，接觸到工作中的機密核心文件也會(huì )很多。這就需要在對秘書(shū)工作人員的選拔和任用上要格外慎重，要求其能夠做到政治上絕對忠實(shí)可靠，有高度的保密觀(guān)念，嚴格遵守保密紀律，嚴守各種機密。此外，我們黨和國家對秘書(shū)人員的選用條件還專(zhuān)門(mén)制定頒發(fā)了機要秘書(shū)工作的規定，其中，任用前要進(jìn)行政治審查，任用后要經(jīng)常進(jìn)行保密教育，都是出于秘書(shū)工作的客觀(guān)現實(shí)需要。
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秘書(shū)工作的主要內容
1.擬定、辦理公文
擬定公文是指根據領(lǐng)導者意圖和領(lǐng)導班子的決定精神起草公文或在領(lǐng)導者主持、指導之下，起草領(lǐng)導講話(huà)稿。
擬定公文是秘書(shū)工作的傳統職能�，F代社會(huì )，擬定公文更成為秘書(shū)工作的一項極其重要的日常工作。因為公文具有發(fā)布政令、傳達意圖、溝通情況、憑證記載等重要功能，因此，擬定公文是一項非常嚴肅的工作，秘書(shū)人員應該以高度的責任心對待。
辦理公文簡(jiǎn)稱(chēng)辦文，是圍繞公文的形成、處理、管理所進(jìn)行的全部工作，反映了公文在機關(guān)內部處理的全過(guò)程。
辦理公文是秘書(shū)工作中一項最基本的工作內容，大致可以分為發(fā)文處理和收文處理兩類(lèi)。其中，發(fā)文過(guò)程包括擬制、核簽、繕印、審核、簽發(fā)、立卷、歸檔等主要環(huán)節;收文過(guò)程包括簽收、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、立卷、歸檔等主要環(huán)節。在日常工作的發(fā)文和收文過(guò)程中，秘書(shū)人員都要按照黨和政府頒布的公文處理條例、法規和標準辦理，做到分工合理、責任明確，確保公文處理過(guò)程的嚴謹、規范、優(yōu)質(zhì)、高效，為公文發(fā)揮應有的效能創(chuàng )造條件。
2.辦理組織會(huì )務(wù)
辦理組織會(huì )務(wù)簡(jiǎn)稱(chēng)辦會(huì )，是指機關(guān)秘書(shū)部門(mén)或臨時(shí)設立的會(huì )議秘書(shū)機構辦理與會(huì )議有關(guān)的各類(lèi)具體事務(wù)，目的是為領(lǐng)導人開(kāi)好會(huì )議做會(huì )前、會(huì )中和會(huì )后的各種綜合輔助性服務(wù)。辦會(huì )過(guò)程中應主要做好以下工作：一是會(huì )議議題的協(xié)調與安排，應與各方面協(xié)調聯(lián)系，將會(huì )上討論決定的事項預先整理形成文件形式后，再將其中已經(jīng)立題的成熟文件交給主管領(lǐng)導，決定是否提交會(huì )議討論;二是會(huì )議的統籌安排，即從整體上安排好會(huì )議的各項方面事宜，如會(huì )議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參加人員、會(huì )場(chǎng)布置等;三是會(huì )議文件材料的印發(fā)、傳遞、清退、立卷、歸檔等;四是會(huì )議期間的各項服務(wù);五是會(huì )議善后工作，如整理會(huì )議記錄、編寫(xiě)簡(jiǎn)報和會(huì )議紀要、督促檢查會(huì )議決策的落實(shí)等。
3.調查研究工作
調查研究工作是指圍繞中心工作，針對當前領(lǐng)導關(guān)心和急需解決的有關(guān)問(wèn)題，調查了解相關(guān)情況，并進(jìn)行分析研究，寫(xiě)出調查報告呈交給領(lǐng)導機關(guān)或領(lǐng)導人。這是發(fā)揮秘書(shū)工作的參謀、助手職能，直接為領(lǐng)導決策服務(wù)的一項重要工作。
每一項調查研究均應做好調查準備、調查實(shí)施和調查總結收尾這三個(gè)階段的工作。其中，準備階段應根據領(lǐng)導工作的需求確定調查題目，擬制提綱;實(shí)施階段要注意選準調查研究對象，采用多種方式，廣泛搜集、認真整理、深入研究調查得來(lái)的材料;總結收尾階段就是對調查研究工作進(jìn)行整體分析，在以前階段工作的基礎上，寫(xiě)出調查報告。
4.信息處理工作
秘書(shū)信息處理工作是指按照黨政領(lǐng)導機關(guān)工作的要求，采集與處理信息，為領(lǐng)導正確決策和實(shí)施決策服務(wù)的一項工作。凡是領(lǐng)導工作中要掌握的各種動(dòng)態(tài)、情況以及實(shí)際工作領(lǐng)域中帶有苗頭性、傾向性的問(wèn)題，都需要收集并及時(shí)反饋給領(lǐng)導部門(mén)。
開(kāi)展信息處理工作首先要建立和健全信息網(wǎng)絡(luò )，這是搞好信息處理工作的基礎;其次要建立一支德才兼備、思路開(kāi)闊、反應敏捷，具有較強的'觀(guān)察和分析問(wèn)題能力的信息員隊伍;最后要實(shí)現信息處理工作手段的現代化，以便快速傳遞和處理信息。開(kāi)展信息處理工作應確保信息的收集、加工、存儲、輸出、反饋等基本環(huán)節的工作質(zhì)量。
5.溝通協(xié)調工作
對秘書(shū)工作而言，溝通協(xié)調工作的內容極為廣泛，依據協(xié)調對象劃分，有對上的協(xié)調(即對領(lǐng)導者之間和領(lǐng)導機關(guān)之間的協(xié)調)、對下的協(xié)調、同級之間的協(xié)調、上下級雙方的協(xié)調、同屬部門(mén)的協(xié)調、業(yè)務(wù)工作的協(xié)調等，而其中最常見(jiàn)的是業(yè)務(wù)工作的協(xié)調，如會(huì )議協(xié)調、公文活動(dòng)協(xié)調、事項協(xié)調等�？傊�，凡是與領(lǐng)導決策和指導工作有關(guān)事項的協(xié)調，均屬于秘書(shū)工作的業(yè)務(wù)范圍。開(kāi)展秘書(shū)協(xié)調工作時(shí)，可以利用的方式有電話(huà)協(xié)調、送文上門(mén)協(xié)調、請人進(jìn)門(mén)協(xié)調、登門(mén)拜訪(fǎng)協(xié)調、召開(kāi)會(huì )議協(xié)調等。
6.信訪(fǎng)接待工作
信訪(fǎng)接待工作是處理群眾來(lái)信和接待群眾來(lái)訪(fǎng)工作的總稱(chēng)，是各級黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì )團體的秘書(shū)工作的一項經(jīng)常性的重要工作。收到群眾來(lái)信，要及時(shí)拆封，認真閱讀，做好摘記，準確交辦，按“分級負責，歸口辦理”的原則妥善處理或轉交有關(guān)部門(mén)辦理。有群眾來(lái)訪(fǎng)時(shí)，要熱情接待，認真聽(tīng)記，恰當處理。
7.監督檢查工作
監督檢查工作的主要內容分為三個(gè)方面，即對黨的路線(xiàn)、方針、政策和黨政機關(guān)工作部署落實(shí)情況的督促檢查;對領(lǐng)導人批辦事件承辦情況的督促檢查;對文件和會(huì )議事項的督促辦理。監督檢查工作的具體做法主要包括催辦檢查、實(shí)地調研、日常查辦、綜合反饋等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下了解情況，向上反映情況。
8.公務(wù)接洽工作
公務(wù)接洽工作是指辦理領(lǐng)導機關(guān)、平行單位、下級組織與本機關(guān)聯(lián)系公務(wù)事宜的接洽工作。這是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì )團體均不可缺少的一項工作，是作為機關(guān)“窗口”的秘書(shū)工作經(jīng)常性的重要工作內容，主要包括：承辦處理各機關(guān)單位直接派人或通過(guò)電話(huà)形式來(lái)本機關(guān)商洽或聯(lián)系的公文事宜，有協(xié)助聯(lián)絡(luò )公務(wù)，安排領(lǐng)導人接見(jiàn)，答復詢(xún)問(wèn)，落實(shí)承辦單位，解決來(lái)訪(fǎng)者食宿、交通等事項。為確保公務(wù)接洽工作的順利進(jìn)行，秘書(shū)人員應做到忠于職守、認真執行交接班制度和請示報告制度，做好值班日記和電話(huà)記錄。同時(shí)，還應熟悉領(lǐng)導者情況，與有關(guān)部門(mén)保持密切聯(lián)系。此外，還應善于處理人際關(guān)系。
除上述之外，秘書(shū)工作還包括管理日常事務(wù)、機要保密、文書(shū)立卷與歸檔、領(lǐng)導公務(wù)活動(dòng)安排、領(lǐng)導臨時(shí)交辦事項等。在日常工作中，秘書(shū)工作人員均應以認真負責的態(tài)度，保質(zhì)保量，切實(shí)做好領(lǐng)導交辦的各項工作和任務(wù)。
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