ERP采購及庫存管理對企業(yè)管理的提升論文

ERP采購及庫存管理對企業(yè)管理的提升論文

　�。牛遥幸呀�(jīng)是在中國發(fā)展多年的信息理念，自從上世紀九十年代初，以ＳＡＰ為代表的先進(jìn)ＥＲＰ廠(chǎng)商在中國進(jìn)行大力推廣，到如今，ＥＲＰ的實(shí)施和應用已經(jīng)從當年的星火燎原之勢發(fā)展到風(fēng)起云涌了，眾多在中國大陸的國企、民營(yíng)企業(yè)、外企，乃至一些中小企業(yè)都以先進(jìn)的ＥＲＰ產(chǎn)品并結合外圍的ＳＲＭ（供應商關(guān)系管理）、ＣＲＭ（客戶(hù)關(guān)系管理）、ＭＤＭ（主數據管理）、ＰＬＭ（產(chǎn)品生命周期管理）、ＭＥＳ（生產(chǎn)執行系統）等對企業(yè)進(jìn)行綜合的信息化項目實(shí)施。不可否認，ＥＲＰ理念的深入推廣及先進(jìn)ＥＲＰ產(chǎn)品的深入應用，對我國企業(yè)的管理效率提高和水平提升起到了重要的作用。這其中，采購及庫存管理是ＥＲＰ實(shí)施中的重要一環(huán)，其中涉及的采購物料主數據管理、采購計劃及合同管理、采購發(fā)票校驗以及后續的庫存管理，是企業(yè)ＥＲＰ后續生產(chǎn)、銷(xiāo)售等物流和信息流能順利進(jìn)行，數據合理出具的重要基礎和前提。更重要的是，先進(jìn)的ＥＲＰ采購及庫存管理，是和財務(wù)無(wú)縫集成的，在每一次出入庫及發(fā)票校驗的時(shí)候，會(huì )自動(dòng)生成財務(wù)憑證。本文就我在工作方面接觸到的問(wèn)題，結合ＥＲＰ理念及產(chǎn)品的信息化實(shí)現，對ＥＲＰ采購及庫存管理提出一些建議。

　　１企業(yè)采購及庫存管理的現狀及問(wèn)題

　�。保�１關(guān)于采購和庫存管理的現狀

　　以某企業(yè)為例。該企業(yè)是集研發(fā)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售于一體的國家高新技術(shù)企業(yè)，主要從事精細化學(xué)品、高分子材料以及醫藥、農藥、染料中間體等化學(xué)品的開(kāi)發(fā)，并提供與之相關(guān)的技術(shù)服務(wù)。與之相關(guān)的采購和庫存管理業(yè)務(wù)，也是基于上述主營(yíng)業(yè)務(wù)相關(guān)的化工原材料的采購及后續的出入庫管理等，同時(shí)，一些備品備件和辦公用品等的采購及出入庫也屬于采購和庫存管理的范疇。目前采購及庫存管理通過(guò)用友Ｕ８系統進(jìn)行對應的信息化管理。由使用部門(mén)在公司辦公平臺上提請采購計劃；采購計劃的執行，采購合同的簽訂及采購發(fā)票的完成，及采購物資的出入庫管理在同部門(mén)內完成；期末進(jìn)行出入庫與財務(wù)賬的核對，并作為財務(wù)在用友財務(wù)系統中進(jìn)行記賬的基礎數據。

　�。保�２關(guān)于采購及庫存管理的現存問(wèn)題

　　受限于當前ＥＲＰ產(chǎn)品（用友Ｕ８系統）的局限性和嚴謹性，企業(yè)關(guān)于采購和庫存管理方面普遍存在以下亟待解決的問(wèn)題：

　�。保�２．１采購物資的數據嚴謹性不夠當前用友系統所支持的采購相關(guān)物資，其單價(jià)和總金額可以由采購及庫存管理人員隨意更改，使得采購數據，尤其是對后續的財務(wù)數據，存在不夠嚴謹和不夠真實(shí)的風(fēng)險，這一般往往是發(fā)生在期末對賬的時(shí)候。正常情況下，一個(gè)嚴謹的ＥＲＰ產(chǎn)品，其采購相關(guān)的物資，作為物料主數據管理，只能由特定的主數據管理人員執行，其單價(jià)（一般是移動(dòng)平均價(jià)或者標準計劃價(jià)）只能是由公司的財務(wù)部門(mén)進(jìn)行制定，而這個(gè)價(jià)格并非是每次采購的采購單價(jià)，系統會(huì )將每次的采購價(jià)格與財務(wù)部門(mén)制定的價(jià)格進(jìn)行比較并自動(dòng)處理采購價(jià)格差異，從而確保采購物資價(jià)格的嚴謹性和數據的真實(shí)性。另外當前用友Ｕ８系統，在期末核對庫存賬的時(shí)候，還可以手工修改庫存數量和總金額，這也加大了采購及庫存數據，尤其是傳遞到財務(wù)業(yè)務(wù)數據的數據風(fēng)險，使得真實(shí)性和嚴謹性大打折扣。合理的ＥＲＰ產(chǎn)品，采購的物資在進(jìn)行出入庫的時(shí)候，庫存管理人員只能按照實(shí)際情況，輸入入庫和出庫的數量，其總金額是基于在上述財務(wù)制定好的單價(jià)乘以該數量而自動(dòng)計算出來(lái)的，期末的時(shí)候，系統也會(huì )根據當期的出入庫情況自動(dòng)計算出期末庫存的結存數量和結存金額，根本不需要也不允許進(jìn)行庫存數量和總金額的調整。

　�。保�２．２采購及庫存的管理流程需要優(yōu)化提升采購物資在得到供應商的發(fā)票后再到系統中做入庫處理，但實(shí)際上該物資早已經(jīng)進(jìn)行實(shí)際的入庫操作，系統的滯后處理導致賬實(shí)的嚴重時(shí)間不符，不僅影響實(shí)際的對賬工作，而且也對后續的盤(pán)點(diǎn)、審計等工作帶來(lái)困擾。一個(gè)合理的ＥＲＰ系統，其采購入庫和采購發(fā)票的錄入，是分開(kāi)兩部分處理的。當然，企業(yè)的愿景是希望得到供應商發(fā)票再做入庫，以減少發(fā)票價(jià)格和采購價(jià)格的差異，這個(gè)可以通過(guò)對供應商的發(fā)票及時(shí)性管理來(lái)提升。但如果在現實(shí)業(yè)務(wù)中，確實(shí)存在物資需要入庫但發(fā)票又沒(méi)有及時(shí)到的情況，可以先進(jìn)行入庫處理，系統就以財務(wù)事先制定的標準計劃價(jià)或者按照系統自動(dòng)計算的移動(dòng)平均價(jià)進(jìn)行入庫物資價(jià)值的更新；因為發(fā)票未到，財務(wù)上的應付部分就由系統自動(dòng)將采購單上的價(jià)格作為暫估價(jià)格進(jìn)行入賬，待到發(fā)票真正到的時(shí)候，形成真正的采購應付款，并將發(fā)票和采購單的價(jià)格差異更新到采購物資的移動(dòng)平均價(jià)（如果物資以移動(dòng)平均價(jià)計量）。

　�。保�２．３采購出入庫對財務(wù)業(yè)務(wù)數據的支撐不夠當前的系統下，受限于系統的嚴謹性和功能性，采購入庫、出庫和發(fā)票處理的時(shí)候，都沒(méi)有自動(dòng)產(chǎn)生集成到財務(wù)的憑證。財務(wù)在每月月末，還需要庫存管理部門(mén)提供一份本月出入庫的明細，相當于二次出入庫，再據此手工做成財務(wù)憑證。不僅造成重復數據的重復工作，同時(shí)也加大了由于數據不集成共享而導致可能的賬務(wù)錯誤，也增加了賬實(shí)不符的風(fēng)險。先進(jìn)的ＥＲＰ產(chǎn)品，其采購物資的入庫、出庫以及供應商發(fā)票錄入，都會(huì )無(wú)縫集成的自動(dòng)形成財務(wù)憑證，確保數據源的唯一和真實(shí)，同時(shí)大大減少期末的重復工作，使得傳遞到財務(wù)的數據都是真實(shí)可查的，沒(méi)有人工操作的痕跡，真正做到合理準確，有效地支撐數據分析和核算管理。

　　２先進(jìn)ＥＲＰ產(chǎn)品關(guān)于采購及庫存管理的邏輯及功能實(shí)現

　�。玻�１先進(jìn)ＥＲＰ產(chǎn)品的標準采購流程

　　標準的ＥＲＰ采購循環(huán)流程如圖１，包括從提交采購申請（采購計劃）到最終采購發(fā)票校驗（發(fā)票錄入）的多個(gè)過(guò)程步驟：

　�。玻�１．１采購申請采購員根據工廠(chǎng)的采購計劃提交采購申請，包括采購的物資編碼、采購的數量、采購合同的單價(jià)、采購供應商等采購信息。這其中涉及采購該物資在多個(gè)供應商之間的詢(xún)價(jià)報價(jià)。

　�。玻�１．２貨源與價(jià)格確定系統可以以最優(yōu)的采購價(jià)格作為該次采購訂單（采購合同）的價(jià)格記錄取得。

　�。玻�１．３采購批準根據申請的采購類(lèi)型、物料組等條件，按照系統預定的批準策略，對該次采購申請進(jìn)行各個(gè)級別的審批，系統內部審批，實(shí)現無(wú)紙化辦公，節約成本。

　�。玻�１．４采購訂單處理將審批完成的采購申請通過(guò)系統功能自動(dòng)轉換為采購訂單。

　�。玻�１．５訂單跟蹤針對采購訂單中的采購物資，進(jìn)行結合實(shí)物物流管理和訂單信息流的雙重跟蹤。

　�。玻�１．６貨物接收針對質(zhì)檢合格的采購物資，進(jìn)行入庫的操作。自動(dòng)形成原材料增加的財務(wù)憑證。

　�。玻�１．７發(fā)票校驗針對已經(jīng)入庫的采購訂單，比對從供應商取得的采購發(fā)票，將發(fā)票信息錄入到系統中，自動(dòng)形成應付往來(lái)的財務(wù)憑證。

　�。玻�２采購與庫存的業(yè)務(wù)流程舉例

　　供應商主數據和采購價(jià)格主數據管理，在這些主數據的基礎上可以在系統中完成采購申請管理、采購訂單管理、采購入庫管理和發(fā)票校驗業(yè)務(wù)。

　�。玻�３采購與庫存實(shí)現的業(yè)務(wù)功能清單

　�。玻�３．１物料數據管理規范集中的物料數據管理，逐步形成企業(yè)統一、規范并高度集成的物料數據信息基礎；通過(guò)與業(yè)務(wù)功能字段的緊密結合，實(shí)現物料數據信息的多元化。

　�。玻�３．２供應商管理規范集中的供應商管理；增強對供應商信息檔案管理（分析、記錄、跟蹤）。

　�。玻�３．３采購與服務(wù)管理以采購訂單為核心，執行并監控采購收貨、入庫、發(fā)票校驗等采購業(yè)務(wù)環(huán)節。

　�。玻�３．４出入庫自動(dòng)記賬及發(fā)票執行出入庫業(yè)務(wù)，自動(dòng)觸發(fā)財務(wù)憑證記賬；執行發(fā)票校驗業(yè)務(wù)，自動(dòng)產(chǎn)生應付賬款。

　　３未來(lái)關(guān)于采購及庫存管理的優(yōu)化策略及方案

　�。常�１采購及庫存管理優(yōu)化提升的目標

　�。保┙y一采購訂單（合同）執行流程，形成以采購訂單為核心的采購全過(guò)程管理。規范采購管理流程。

　�。玻┥�產(chǎn)計劃與采購計劃的緊密銜接，公司間（工廠(chǎng)間）需求的自動(dòng)傳遞，提高采購計劃的精確性和及時(shí)性。

　�。常┩ㄟ^(guò)采購及庫存的信息化建設，強化現有物資的管理水平和程度，保障庫存與計劃協(xié)調一致性、保障賬實(shí)相符，提高物資流轉的效率和準確性。

　�。矗┎少徏皫齑婀芾砼c財務(wù)高度集成：物料收發(fā)２０１８７４年第３期徐長(cháng)慧：ＥＲＰ采購與庫存管理對企業(yè)管理的提升應用貨后，系統同時(shí)生成物料憑證和財務(wù)憑證，不再需要倉庫和財務(wù)同時(shí)作賬和反復核對，不僅能提高工作效率，還提高數據的準確性和及時(shí)性，增加相互監控的效果。實(shí)現真正意義上的業(yè)務(wù)財務(wù)一體化，強化財務(wù)核算對業(yè)務(wù)反映的實(shí)時(shí)性和可追溯性，實(shí)現財務(wù)、業(yè)務(wù)的同步處理，保證數據的及時(shí)、準確和可追溯。

　�。担┙y一物料主數據和供應商主數據管理，提高數據維護準確度。

　�。叮┩ㄟ^(guò)采購到庫存管理并自動(dòng)集成到財務(wù)賬務(wù)上的完整信息流和物流的統一，實(shí)現采購到出入庫以及財務(wù)發(fā)票的清晰可控，領(lǐng)導分析一目了然，財務(wù)賬務(wù)有據可查，更加利于管理的分析，整體提升管理效益。

　�。常�２采購及庫存管理提升的策略

　�。保┩ㄟ^(guò)先進(jìn)的ＥＲＰ信息化產(chǎn)品項目實(shí)施，實(shí)現從采購申請、采購訂單到采購入庫、發(fā)票錄入和物資出庫的全過(guò)程可視化管理。

　�。玻�實(shí)施標準優(yōu)化的采購和庫存管理項目，必然要先對采購的物資進(jìn)行清理和系統的信息化管理，通常ＭＤＭ（主數據管理系統）要先行而為之。避免由于采購物資的基礎數據不準確而形成業(yè)務(wù)的垃圾數據。

　�。常┤魏我粋�(gè)信息化系統，都是為業(yè)務(wù)輔助而存在的，所以實(shí)施采購及庫存信息化項目前，也要將采購及庫存流程進(jìn)行優(yōu)化和必要重組。

　�。矗┤魏我粋�(gè)系統優(yōu)化的實(shí)施項目，都是“一把手工程”，都離不開(kāi)管理層強有力的領(lǐng)導和支持，才能保證項目的順利進(jìn)行。

　�。担�ＥＲＰ的先進(jìn)理念和實(shí)施，要求打破以往按照部門(mén)劃分業(yè)務(wù)職責的傳統做法，而是以?xún)?yōu)化的流程進(jìn)行全程貫通，通過(guò)先進(jìn)優(yōu)化的流程實(shí)現管理的優(yōu)化。任何ＥＲＰ產(chǎn)品只不過(guò)是個(gè)工具。

　�。常�３采購及庫存管理提升的步驟方案

　�。保┙y一的物資主數據管理：清理要進(jìn)行采購和歷史上有賬面庫存的物資編碼，包括其規格、型號等關(guān)鍵屬性，并按照ＥＲＰ要求進(jìn)行需要的分類(lèi)及價(jià)格策略的制定，財務(wù)上指定其標準單價(jià)或者實(shí)際移動(dòng)平均價(jià)。

　�。玻┩ㄟ^(guò)先進(jìn)ＥＲＰ產(chǎn)品的標準采購及庫存業(yè)務(wù)實(shí)踐，將現有的采購及庫存業(yè)務(wù)流程在充分調研并結合實(shí)際情況的前提下進(jìn)行優(yōu)化和重組，形成適合的優(yōu)化采購及庫存業(yè)務(wù)藍圖，通過(guò)采購全過(guò)程的執行與采購合同管理，共同指導后續采購及庫存管理業(yè)務(wù)的進(jìn)行。具體采購合同的執行方案為：

　�、倜磕昊蚨ㄆ谂c供應商簽訂采購合同（紙質(zhì)），依據紙質(zhì)合同，在系統內創(chuàng )建采購合同（包括物料、合同有效周期、數量等信息）；維護采購信息記錄。

　�、诟鶕�匯總核算用量及平庫利庫，依據此合同創(chuàng )建訂單；未來(lái)，系統生成的采購申請自動(dòng)關(guān)聯(lián)此合同做為供貨源創(chuàng )建采購訂單；系統內對此采購訂單進(jìn)行審核后發(fā)行給供應商，要求供應商按此供貨。

　�、鄄少徲唵螆绦惺肇浐�，要求供應商根據訂單及交貨情況開(kāi)具發(fā)票；采購人員根據采購訂單、入庫信息、發(fā)票要求財務(wù)部門(mén)進(jìn)行發(fā)票校驗；發(fā)票校驗后，財務(wù)人員進(jìn)行付款處理。

　�。常�為確保采購及庫存管理信息化項目的順利實(shí)施，必須搭建由領(lǐng)導領(lǐng)銜的項目組織架構，包括從決策層到關(guān)鍵用戶(hù)（項目推進(jìn)層），以及到最終操作用戶(hù)（操作層）的層層人員保障機制。按照上述條件，執行可行的項目實(shí)施計劃，任務(wù)落實(shí)到項，時(shí)間分解到天，責任落實(shí)到人，最終確保采購及庫存信息化項目順利實(shí)施，真正實(shí)現采購及庫存管理方面的優(yōu)化提升，同時(shí)間接地提高了財務(wù)結賬的效率，減少了以往的重復工作。

　　４結語(yǔ)

　　以上是我結合所學(xué)知識，對采購與庫存ＥＲＰ管理進(jìn)行的相關(guān)闡述。變革總是大多數人不愿意去碰觸的現象，但發(fā)展是永無(wú)止境的。企業(yè)更需要在發(fā)展的過(guò)程中不斷推陳出新，生機也往往是在變革中出現的，所謂“變則通，通則久”。以更加先進(jìn)的管理理念支撐企業(yè)持續發(fā)展壯大，為提升更大的效益空間而不斷創(chuàng )新，這是管理者的共同目標。