企業(yè)管理信息改進(jìn)建議研究論文

企業(yè)管理信息改進(jìn)建議研究論文

　　［摘要］針對目前國內企業(yè)信息化的現狀，從軟件系統整合、數據倉庫建設、財務(wù)業(yè)務(wù)一體化、信息系統協(xié)同化等方面對企業(yè)信息化提出了一些改進(jìn)建議。

　　［關(guān)鍵詞］企業(yè)信息化；軟件系統整合；數據倉庫；財務(wù)業(yè)務(wù)一體化、協(xié)同化軟件

　　目前，國內的大中型企業(yè)大部分都建立了自己的企業(yè)管理信息系統。從信息系統的構成上看，主要有財務(wù)系統，處理日常的業(yè)務(wù)的ERP系統，辦公系統，輔助生產(chǎn)、設計的控制或工具類(lèi)軟件，電子商務(wù)網(wǎng)站系統等，有的還建立了數據倉庫系統。應該說(shuō)企業(yè)信息系統在提高企業(yè)管理水平，降低企業(yè)運營(yíng)成本，提高決策水平和企業(yè)競爭力等方面發(fā)揮了積極作用。在信息化方面的投資回報率是很高的。

　　許多企業(yè)的信息化主管都有這種感覺(jué)，感覺(jué)企業(yè)該上的系統都上了，不知道下一步該做什么。實(shí)際上企業(yè)信息化還有很多的事值得做。不同的企業(yè)情況不同，在企業(yè)信息化上的做法也不同。下面僅就幾個(gè)最常見(jiàn)方面提出一些粗淺的建議。建議主要分為軟件系統整合、數據倉庫建設、財務(wù)業(yè)務(wù)一體化、信息系統協(xié)同化4個(gè)方面。

　　一、軟件系統整合

　　首先，應該做軟件系統整合，即EAI。大多數企業(yè)的信息化是分階段進(jìn)行的。比如先上財務(wù)軟件，再上ERP軟件，又上了辦公系統。但軟件系統往往是由多家公司開(kāi)發(fā)和實(shí)施的，雖說(shuō)有這樣或那樣的接口，表面上把幾個(gè)系統連起來(lái)了，但往往存在大量的信息孤島。這種沒(méi)有整合過(guò)的系統，在各自的范圍內都起各自的作用。但是企業(yè)的需求是沒(méi)有界限的，總有需求出現在幾個(gè)系統的邊界上，這種需求往往很難在軟件中實(shí)現，多家軟件公司也往往互相推諉。做軟件系統整合的投資很大，國外的經(jīng)驗看，會(huì )占到整個(gè)軟件系統投資的30%~40%。雖然國內的信息化普及晚，企業(yè)要求的水準也相應低些，但所占的比例也很高。

　　軟件系統整合的技術(shù)有很多，這里主要介紹3個(gè)常用的。首先是單點(diǎn)登錄。多個(gè)軟件系統有各自的用戶(hù)名/口令系統，現在可以建立一套統一的用戶(hù)名口令，統一存儲到一個(gè)系統中，這個(gè)系統往往采用一種叫做輕量級目錄服務(wù)的技術(shù)。其次是信息門(mén)戶(hù)。信息門(mén)戶(hù)是目前的一種熱門(mén)技術(shù)，它可以把多個(gè)軟件商開(kāi)發(fā)的系統整合在一個(gè)統一的界面里，提高用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)信息系統的效率。第三是利用EAI軟件重新規劃和改造系統間的接口，使系統間的訪(fǎng)問(wèn)更順暢更專(zhuān)業(yè)。例如使用消息中間件把多個(gè)信息系統連接起來(lái)。消息中間件的好處一是使系統互聯(lián)容易，二是系統間耦合小，即使一個(gè)系統臨時(shí)關(guān)閉了，別的系統發(fā)給它的信息也不會(huì )丟失，別的系統也不用等待這個(gè)系統。還有種EAI技術(shù)目前正在發(fā)展成熟中，叫做業(yè)務(wù)工作流。它的思路是設立一臺業(yè)務(wù)工作流服務(wù)器來(lái)調度和管理多個(gè)軟件系統間互操作工作，定義一些流程來(lái)調用多個(gè)軟件系統來(lái)完成一個(gè)較長(cháng)和較復雜的業(yè)務(wù)�，F在的軟件商都認識到了，即使軟件產(chǎn)品做的功能再強，具體到企業(yè)也總有各自特殊的需求。所以一般都發(fā)展出了一些開(kāi)發(fā)框架，便于企業(yè)或其合作伙伴整合其他系統或開(kāi)發(fā)個(gè)性化功能。前面的兩種整合分別是界面層和應用層整合，第三種整合是數據層整合，也就是數據倉庫建設。

　　二、數據倉庫

　　數據倉庫，可以看成一種軟件整合的方式，但由于它很特殊，作用很明顯，所以可以拿出來(lái)單獨說(shuō)。企業(yè)信息系統的建設初期，建設者往往很在乎功能，在乎日常的使用，業(yè)務(wù)系統的軟件開(kāi)發(fā)商也是這樣。但企業(yè)信息系統還有個(gè)重要職能不能忽視，那就是為企業(yè)積累數據�，F在是信息時(shí)代，企業(yè)要在激烈的市場(chǎng)競爭中獲得優(yōu)勢地位，把握信息的能力很重要。企業(yè)要處理的信息一方面來(lái)自市場(chǎng)，另一方面來(lái)自企業(yè)內，而且往往從企業(yè)內的數據（如銷(xiāo)售和購進(jìn)數據）可以反應出企業(yè)外（市場(chǎng)和供應商等）的一些情況，所以要重視企業(yè)數據的積累、保存、分析和挖掘。即使在成功運行了各種軟件系統的企業(yè)內，企業(yè)的高級主管往往還在抱怨“看不到數”。企業(yè)決策層需要的數據往往是多個(gè)信息系統中的數據經(jīng)提煉后才能夠用，原來(lái)分散在各個(gè)軟件系統中的報表或查詢(xún)無(wú)法滿(mǎn)足決策要求。

　　數據倉庫是一種特殊的數據庫，它從各個(gè)系統抽取數據，從企業(yè)決策者需要出發(fā)，把數據按多個(gè)角度建立模型，使數據使用者能夠不受限制地取到需要的信息。如果一個(gè)需求需要很復雜的計算才能得出，比如預測下個(gè)月銷(xiāo)售量，那么這被稱(chēng)為數據挖掘。

　　數據倉庫的數據特點(diǎn)一是全，包括各個(gè)軟件系統中的數據；二是久，一般保存多年的數據；三是快，專(zhuān)門(mén)為查詢(xún)快設計；四是活，可以多角度查詢(xún)。

　　三、財務(wù)業(yè)務(wù)一體化

　　國外和國內在財務(wù)業(yè)務(wù)一體化方面還是有差距的。國內企業(yè)大多是先上的財務(wù)軟件，后上的業(yè)務(wù)管理系統，往往是兩家軟件公司的產(chǎn)品。把財務(wù)和業(yè)務(wù)系統整合在一起，不是簡(jiǎn)單的軟件整合。因為財務(wù)和業(yè)務(wù)的實(shí)際關(guān)聯(lián)很緊，要把兩者整合在一起必須要特殊處理。我們知道，國外企業(yè)用的很多ERP軟件中直接內嵌財務(wù)軟件。我們國內的會(huì )計人員每天錄入的各種憑證在ERP系統中是自動(dòng)產(chǎn)生的。業(yè)務(wù)系統自動(dòng)產(chǎn)生憑證的好處主要有兩個(gè)，一是會(huì )計人員的工作強度小和減少重復錄入帶來(lái)的人為錯誤，二是避免了財務(wù)和業(yè)務(wù)在統計口徑上的不一致。為了做到財務(wù)業(yè)務(wù)一體化，從管理上先要統一財務(wù)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)對一些數據的看法和統計口徑，然后要改進(jìn)軟件，主要是改進(jìn)業(yè)務(wù)系統。如果原來(lái)業(yè)務(wù)系統具有“自動(dòng)產(chǎn)生會(huì )計分錄”功能，那么現在要把它用起來(lái)。如果原來(lái)業(yè)務(wù)系統沒(méi)有這種功能，那么可以參照一些成熟ERP軟件的做法，增加這項功能。自動(dòng)分錄的原理介紹已經(jīng)超出了本文章的范圍，它主要是利用一些事先設定好明細科目、輔助核算等自動(dòng)產(chǎn)生會(huì )計憑證和憑證分錄。這種改進(jìn)業(yè)務(wù)系統的工作量是不小的。如果預算允許和其他條件允許，可以考慮把業(yè)務(wù)系統和財務(wù)系統同時(shí)更換為一家軟件公司的成熟產(chǎn)品。需要提醒一句的是，財務(wù)業(yè)務(wù)一體化不僅僅是個(gè)軟件的升級過(guò)程，更多是業(yè)務(wù)部門(mén)和財務(wù)部門(mén)加強協(xié)作的過(guò)程。軟件升級后因為兩類(lèi)部門(mén)的業(yè)務(wù)流程的升級沒(méi)有跟上而導致不良后果的例子是不少的。

　　四、信息系統協(xié)同化

　　相對前面的3個(gè)建議，信息系統協(xié)同化是比較難理解的，而且要做到這點(diǎn)，需要軟件公司更大的支持。企業(yè)信息系統協(xié)同化是最近幾年才逐漸成熟起來(lái)的一種做法。所謂協(xié)同化，就是把企業(yè)管理軟件和企業(yè)辦公系統、個(gè)人辦公軟件等集成在一起。原來(lái)的企業(yè)管理系統，如ERP興盛時(shí)代，主要的操作者都是企業(yè)內的一些核心崗位和核心人員。企業(yè)員工個(gè)人相對于整個(gè)業(yè)務(wù)系統來(lái)說(shuō)是“渺小”的。而步入21世紀后，隨著(zhù)電腦硬件成本的降低和軟件內容的豐富，企業(yè)內更多的員工都有了個(gè)人電腦。越來(lái)越多原來(lái)不被管理系統重視的崗位和人員也提出訪(fǎng)問(wèn)系統的要求。企業(yè)越來(lái)越重視員工個(gè)人能力對企業(yè)的貢獻，希望通過(guò)員工間溝通和協(xié)作來(lái)增強企業(yè)創(chuàng )新能力。為解決這些矛盾，有的企業(yè)上了辦公軟件。當企業(yè)內出現了一個(gè)需求后，信息部門(mén)先判斷這個(gè)需求是屬于業(yè)務(wù)系統的還是辦公系統，然后決定在哪個(gè)系統中實(shí)現。如果在兩個(gè)系統都可以實(shí)現，具體誰(shuí)來(lái)實(shí)現就有一定偶然性了。運行一段時(shí)間后發(fā)現辦公系統出現了大量業(yè)務(wù)性的功能，最終結果是企業(yè)內出現不少信息孤島。

　　為了解決上述問(wèn)題，筆者認為最好的辦法是解放思想，讓業(yè)務(wù)系統“協(xié)同化”，把辦公系統的內容直接加到業(yè)務(wù)系統中。讓死板的業(yè)務(wù)系統靈活化、個(gè)人化、日�；�、全民化。有的軟件公司嘗試把辦公系統中常用的人際工作流技術(shù)應用到業(yè)務(wù)系統中，把個(gè)人辦公系統中的郵件系統、即時(shí)消息系統、移動(dòng)終端訪(fǎng)問(wèn)等技術(shù)直接做到了業(yè)務(wù)系統中，并提出業(yè)務(wù)系統協(xié)同化的概念。

　　信息系統協(xié)同化既是一種軟件技術(shù)，更多的是一種軟件指導思想。目標是打造智能企業(yè)，讓員工在信息系統的協(xié)調下自由有序地工作，獲得指導，獲得信息，發(fā)揮出創(chuàng )造力。

　　五、結束語(yǔ)

　　企業(yè)信息系統的建設是一個(gè)把企業(yè)管理思想和管理流程利用軟件技術(shù)固化下來(lái)的過(guò)程，當考慮到協(xié)同化內容時(shí)，信息系統中也具有了企業(yè)文化的色彩。同時(shí)信息系統和軟件技術(shù)反過(guò)來(lái)也促進(jìn)了企業(yè)的管理，原來(lái)不敢想不能做的事，現在有了信息系統就能想能做了。