加強基層人民銀行外包合同管理論文

加強基層人民銀行外包合同管理論文

　　[摘要]本文基于行政事業(yè)單位內部控制原則，剖析了基層人民銀行外包合同管理中存在的問(wèn)題及潛在風(fēng)險，為進(jìn)一步加強合同管理、完善內控治理、促進(jìn)廉政建設提出可行性建議。

　　[關(guān)鍵詞]人民銀行；外包合同；審計；風(fēng)險；內部控制

　　由于外包合同管理呈現出數量逐年遞增、主辦部門(mén)較為分散、管理風(fēng)險未受重視的特點(diǎn)，而實(shí)際工作中，一些人員對合同管理的重要性認識不足，合同管理制度體系還需要進(jìn)一步完善，外包合同管理仍存在一些風(fēng)險隱患，亟需引起重點(diǎn)關(guān)注。開(kāi)展外包合同專(zhuān)項審計，可以幫助人民銀行規避外部風(fēng)險，完善內控管理，促進(jìn)廉政建設。

　　一、業(yè)務(wù)外包的范疇

　　外包是指從外部供應商購買(mǎi)的一種可創(chuàng )造價(jià)值的服務(wù)。有效的外包可以使組織提高靈活性，降低風(fēng)險，并減少資本投資量。通過(guò)將組織自身缺少核心競爭力的業(yè)務(wù)活動(dòng)外包出去，可以專(zhuān)注于那些能夠創(chuàng )造價(jià)值的核心競爭力。從概念上看，“業(yè)務(wù)外包”與“買(mǎi)賣(mài)服務(wù)”容易混淆，區分兩者的關(guān)鍵在于三點(diǎn)：是否為非核心業(yè)務(wù)，是否為周期合作，是否為經(jīng)常項目。對人民銀行地市中支而言，外包業(yè)務(wù)主要分為勞務(wù)外包、科技外包和后勤外包。勞務(wù)外包主要是人事科將綜合服務(wù)大廳的部分業(yè)務(wù)崗位外包給具備相關(guān)資質(zhì)的金融配套公司；科技外包主要是機房精密空調維保、UPS維保和辦公自動(dòng)化OA系統維保外包；后勤外包主要是食堂、物業(yè)、電梯維保、消防維保外包等。此外，辦公室主辦的招標代理委托也屬于業(yè)務(wù)外包的范疇。

　　二、外包合同管理存在的問(wèn)題

　�。ㄒ唬┖贤�制度方面

　　1.未嚴格執行合同歸口管理制度。目前，人民銀行的合同散落在各個(gè)主辦部門(mén)，保管在各經(jīng)辦人手中，一旦合同經(jīng)辦人員離職或調崗，合同泄露或丟失等現象發(fā)生的幾率較高。究竟有哪些合同，合同保管在哪些人手中，這些都很難追溯，歸檔的完整性將無(wú)法保證。2.外包合同的相關(guān)制度有待完善。一是合同簽訂期限有待統一。審計發(fā)現，外包合同的簽訂期限沒(méi)有統一規定。例如，物業(yè)外包合同期限是1年，部分維保合同期限是3年。合同期限越長(cháng)，對合同對方的約束就越小，對人民銀行的利益維護力度就越小，人民銀行承擔的風(fēng)險就越大。二是合同簽訂范圍有待明確。人民銀行外包合同范圍較廣，涉及辦公室、科技、人事等部門(mén)，主要為基礎性、非核心性業(yè)務(wù)，范圍廣、業(yè)務(wù)雜。一些部門(mén)可能為了避免合同監管，存在合同漏簽的情況，極大增加了人民銀行的法律風(fēng)險。三是合同實(shí)施效果評價(jià)工作有待確定。目前，人民銀行外包合同續簽時(shí)一般是合同經(jīng)辦人員或合同經(jīng)辦科室負責人自行評價(jià)確定，沒(méi)有紙質(zhì)資料留存，續簽合同缺少有力依據。

　�。ǘ�）合同內容方面

　　1.支付方式、支付時(shí)間及違約責任未做約定。部分合同只約定了標的金額，但是對支付方式和支付時(shí)間未做具體約定。未約定違約責任，缺失了合同簽訂的關(guān)鍵要素，極易引發(fā)法律糾紛。2.合同條款不嚴密。一是保密條款不夠嚴密，如缺少保守甲方秘密的條款或只約定保守商業(yè)秘密，對工作秘密等其他秘密未做約定。二是招標代理合同中關(guān)于代理費用的約定不夠嚴密，對于招標次數超過(guò)一次情況下的代理費用未做約定，容易引發(fā)法律糾紛。3.存在“假外包、真派遣”的潛在風(fēng)險。勞務(wù)外包合同主要表現在兩個(gè)方面：一是管理方面。合同服務(wù)收費表的說(shuō)明條款中約定“人員招聘由甲方負責”，將合同履行風(fēng)險極大地轉嫁給人民銀行，存在勞務(wù)派遣的用工風(fēng)險。二是費用結算方面。人民銀行按照每人每月X元的標準向乙方支付勞務(wù)費，符合派遣關(guān)系費用結算特征，不符合勞務(wù)外包合同中按照工作量支付費用的特征。

　�。ㄈ�）合同審核方面

　　部分合同存在法律審核不嚴的情況，如法律部門(mén)未審核出合同內容與招標文件不一致的情況。招標代理委托外包合同中約定招標代理服務(wù)費由中標人支付，而招標文件中卻標明由招標人支付代理服務(wù)費，費用支付的約定出現前后矛盾。對于招標控制價(jià)編制服務(wù)費也未做約定，存在法律風(fēng)險。

　�。ㄋ模┖贤�授權方面

　　一是法定代表人的書(shū)面授權形式為《合同審批表》，無(wú)單獨的紙質(zhì)授權書(shū)。二是個(gè)別合同的簽訂人員為經(jīng)辦人員，不是科室負責人，超出了授權范圍。

　　三、加強外包合同管理的建議

　�。ㄒ唬﹥�(yōu)化組織層面合同管理控制

　　1.明確合同歸口管理機制�！缎姓�事業(yè)單位內部控制規范》第五十四條明確規定了“單位應當對合同實(shí)施歸口管理”。目前,人民銀行基層分支行合同管理工作執行的是分行級別的合同管理辦法，中心支行沒(méi)有進(jìn)一步細化和及時(shí)更新合同管理方面的制度。建議進(jìn)一步完善合同管理制度，對合同歸口管理做出明確規定。例如，由某一部門(mén)負責合同的登記、分類(lèi)、統計、編號、歸檔等相關(guān)工作，所有的合同進(jìn)行臺賬登記并連續編號。同時(shí)，建立電子檔案，逐步實(shí)現對經(jīng)濟合同的信息化動(dòng)態(tài)管理，提高合同管理工作水平。2.完善外包合同有關(guān)規定。一是完善合同簽訂期限。針對不同類(lèi)別的合同規定不同的簽訂期限，如對于靈活性較強的合同乙方，后勤外包合同簽訂期限為1年；對于技術(shù)成熟的合同乙方，科技外包合同為3年，進(jìn)一步降低低效履行合同的風(fēng)險，保障人民銀行權益最大化。二是完善合同簽訂范圍。進(jìn)一步明確勞務(wù)外包合同、科技外包合同和后勤外包合同的具體類(lèi)型，避免出現合同簽訂的空白區域，造成管理漏洞。三是完善合同實(shí)施監控工作的規定。建議成立由主辦科室負責人和法律部門(mén)負責人等組成的合同監控工作小組，建立合同履行效果評價(jià)工作機制，為合同續簽及維權提供有力依據。3.嚴格委托授權工作。目前，基層人民銀行法定代表人授權的形式為《合同審批表》，實(shí)際操作中，容易誤將《合同審批表》僅做合同審批流程的書(shū)面載體，而忽視書(shū)面授權的作用。建議建立書(shū)面授權委托工作機制，制作單獨的書(shū)面授權書(shū)，對授權委托書(shū)建立登記、使用、歸檔手續。受委托人在授權范圍和期限內簽訂合同，使各項工作按照預定目標和規定程序運行，不允許越權或未經(jīng)授權從事合同簽訂工作。4.提高管理人員素質(zhì)。合同管理工作極具綜合性，人民銀行應進(jìn)一步加大培訓力度，注重提高合同管理人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平。建議外聘合同管理專(zhuān)家，不定期進(jìn)行合同管理業(yè)務(wù)授課。同時(shí)，邀請公職律師或法律顧問(wèn)進(jìn)行法律業(yè)務(wù)培訓，不斷提高合同管理人員的職業(yè)道德及業(yè)務(wù)水平，切實(shí)提高合同管理的工作水平。

　�。ǘ�）重視流程層面合同管理控制

　　合同管理是全程性、動(dòng)態(tài)性的管理，從前期準備、資質(zhì)考察到合同履行及歸檔，都要進(jìn)行實(shí)時(shí)監控。建議設置合同監控崗位，明確責任人，對于重點(diǎn)環(huán)節要加大監控力度。建立合同管理跟蹤提醒機制，設置合同監控登記簿，覆蓋從簽訂到履行完畢的各個(gè)環(huán)節，確保能夠隨時(shí)查看合同進(jìn)度和執行情況。當合同變更或終止的觸發(fā)條件發(fā)生時(shí)，及時(shí)與對方協(xié)商，充分行使合同權利。對于服務(wù)商發(fā)生的違約情形，視情況采取解除合同、追究違約責任等相應的方式處理，最大限度維護人民銀行的權益。

　�。ㄈ�）加強操作層面合同管理控制

　　人民銀行法律部門(mén)承擔著(zhù)合同審核工作，人民銀行地市中支的合同審核人員為辦公室法律崗位人員，實(shí)際工作中由一名法律崗位人員進(jìn)行合同審核，容易存在疏漏。建議增加合同復核環(huán)節，由法律顧問(wèn)對合同的條款進(jìn)行復核把關(guān)。例如，保密條款應確定為“不得泄露依法應當保密的任何信息”，標的金額的支付方式及時(shí)間應明確約定等。將合同條款逐字逐句進(jìn)行推敲審核，確保條款內容完整、準確、嚴密，將外部風(fēng)險降到最低。