試論辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢及策略論文

關(guān)于試論辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢及策略論文

　　隨著(zhù)社會(huì )和時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步，傳統依靠人工對資料進(jìn)行搜集、整理和分析的手段已經(jīng)不能滿(mǎn)足信息量不斷膨脹的社會(huì )需求，同時(shí)，能夠在短時(shí)間內提高工作效率和工作質(zhì)量的辦公方法被人們迫切需求，在這種條件下，辦公自動(dòng)化（OA）應運而生，并且已經(jīng)成為現今人們辦公過(guò)程中必不可少的辦公工具。

　　1.辦公自動(dòng)化的發(fā)展現狀

　　辦公自動(dòng)化早在20世紀70年代就被人們所關(guān)心，許多應用計算機技術(shù)的公司都相繼推出自己的自動(dòng)化辦公產(chǎn)品，一度將人們所期盼的“無(wú)紙化辦公”推向高潮，但是，到今天為止，辦公自動(dòng)化也沒(méi)有真正發(fā)展起來(lái)并取得人們所預期的成就，導致這種現象產(chǎn)生的不僅僅是外部的客觀(guān)條件，也是我們自己主觀(guān)上對辦公自動(dòng)化理解產(chǎn)生誤區。這些主觀(guān)和客觀(guān)的不成熟主要表現在以下方面：1、應用辦公自動(dòng)化工具的人員一般只在自己的計算機上進(jìn)行獨立操作，對工具的應用也僅局限于對一些簡(jiǎn)單的表格和文字的處理，網(wǎng)絡(luò )通常只用來(lái)進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的郵件傳輸。2、現在應用的軟件功能過(guò)于單一，即使是已經(jīng)成熟的辦公自動(dòng)化軟件，仍然還以表格和文字的處理為主，開(kāi)發(fā)軟件時(shí)，并未將客戶(hù)在業(yè)務(wù)等方面的實(shí)際需求結合進(jìn)去。3、在宣傳辦公自動(dòng)化時(shí)，對其功能的宣傳過(guò)于片面，過(guò)于強調其辦公過(guò)程“自動(dòng)化”，使人們在實(shí)際運用中過(guò)于依賴(lài)其自動(dòng)化和智能化。4、傳統的手工辦公方式已經(jīng)在我國運行幾十年，一時(shí)間引入自動(dòng)化辦公系統必然引起人們的不適應，也會(huì )對正在運行的辦公體制產(chǎn)生影響，甚至會(huì )影響部分上級領(lǐng)導與員工之間的關(guān)系，妨礙自動(dòng)化辦公的應用。5、使用辦公自動(dòng)化軟件的客戶(hù)沒(méi)有良好的計算機基礎。6、辦公自動(dòng)化軟件的安全性有待考究。

　　2.辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢

　　辦公自動(dòng)化應該會(huì )向數字化辦公發(fā)展，即在網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下完成幾乎所有的辦公內容。就我國目前計算機技術(shù)發(fā)展狀況來(lái)看，我國互聯(lián)網(wǎng)、安全技術(shù)和軟件理論的發(fā)展都有很大可能可以達到數字化辦公的要求。全面實(shí)現數字化辦公必然會(huì )使現有的辦公管理體制發(fā)生變革，并且員工的工作習慣和工作方式也需要很長(cháng)時(shí)間改變并適應新的環(huán)境，雖然有諸多問(wèn)題，但是全面實(shí)現數字化辦公仍然是勢在必行。

　　辦公自動(dòng)化自進(jìn)入我國以來(lái)發(fā)展十分迅猛，隨著(zhù)計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化也從最初的漢字輸入、字處理、查詢(xún)檢索和排版編輯等簡(jiǎn)單的單機應用逐漸發(fā)展為現代網(wǎng)絡(luò )辦公，通過(guò)網(wǎng)絡(luò )將單項辦公變成一個(gè)大范圍的辦公系統，再通過(guò)計算機遠程網(wǎng)絡(luò )將多個(gè)大范圍的辦公系統連成一個(gè)更大范圍的辦公系統。在企業(yè)中建立內部網(wǎng)和外部網(wǎng)已經(jīng)是發(fā)展辦公自動(dòng)化的必然趨勢�，F代的辦公自動(dòng)化運用多媒體技術(shù)，加強辦公自動(dòng)化軟件自身的圖形、文字、語(yǔ)音等的處理能力，使之更大的滿(mǎn)足了市場(chǎng)對辦公自動(dòng)化的辦公需求，擴大了處理辦公信息的范圍，提高了處理辦公信息的能力。由此看出，多媒體技術(shù)也是辦公自動(dòng)化發(fā)展的一個(gè)必然趨勢。

　　傳統的辦公自動(dòng)化重在強調對文檔數據的處理和統計，日常工作也主要是一些文件的收發(fā)等，缺乏對協(xié)作型工作的處理能力，服務(wù)對象也以單一的文檔數據為主，這些條件決定了傳統辦公自動(dòng)化的自動(dòng)化潛力不能被有效地開(kāi)發(fā)和利用。新一代辦公自動(dòng)化的發(fā)展是以知識化管理為核心的現代辦公自動(dòng)化，隨著(zhù)社會(huì )信息量的不斷增多，企業(yè)需要更多的了解外部信息，并不斷對企業(yè)自身的內部知識進(jìn)行積累，在外部信息和內部知識之間不斷找出優(yōu)勢和不足，是企業(yè)內部的知識不斷得到提升。辦公自動(dòng)化的價(jià)值不應該僅僅是辦公計算機化，而是要將知識融入到辦公自動(dòng)化中，將知識管理和辦公自動(dòng)化很好的結合起來(lái)，讓新一代的辦公自動(dòng)化為企業(yè)各個(gè)階層提供更好更高效的工作模式。

　　現代的辦公自動(dòng)化已經(jīng)早已不是以前的簡(jiǎn)單文檔處理和單純行政事務(wù)了，現代辦公自動(dòng)化的使命是通過(guò)提高企業(yè)工作效率和工作質(zhì)量來(lái)提高企業(yè)在市場(chǎng)中的核心競爭力。知識管理是以幫助企業(yè)發(fā)現知識人才、傳遞和利用知識為目的的系統工程，它可以幫助企業(yè)解決知識的共享和再利用問(wèn)題。知識管理可以在合適的時(shí)間給正確的人傳遞正確知識，幫助人們采取適當的行動(dòng)，以避免錯誤和工作的重復。知識管理可以幫助企業(yè)搜集和管理散布在企業(yè)各個(gè)系統中的信息和人們頭腦中的知識。因此，知識是未來(lái)辦公自動(dòng)化的核心系統，知識管理是辦公自動(dòng)化的基礎技術(shù)。

　　3.辦公自動(dòng)化存在的問(wèn)題

　　辦公自動(dòng)化在我國的發(fā)展過(guò)程中雖然取得了不少的成績(jì)，但與此同時(shí)也產(chǎn)生了諸多問(wèn)題，例如投資大但效果不明顯、工作人員水平低、軟件投入少、硬件投入多、重復建設多以及模擬手工作業(yè)增加管理負擔等。當前運用辦公自動(dòng)化的工作人員的計算機知識十分缺乏，對計算機硬件及操作系統的了解就更加匱乏，這就導致了員工工作效率的低下，此外，因為對系統知識的缺乏就間接造成系統管理工作者工作量的增多。進(jìn)算計技術(shù)的發(fā)展日新月異，軟硬件的升級也逐步加快，這就意味著(zhù)企業(yè)在后期為辦公自動(dòng)化的升級要付出不少成本。

　　這些問(wèn)題的產(chǎn)生主要有以下幾方面的原因：1、未能全面深入的理解辦公自動(dòng)化。將辦公自動(dòng)化的意義僅僅理解為自動(dòng)化、智能化的先進(jìn)辦公設備，借此提高工作效率。然而，辦公自動(dòng)化的主要目的則是通過(guò)實(shí)現辦公自動(dòng)化來(lái)提高管理層的決策效能。2、對辦公自動(dòng)化的基礎不重視。辦公自動(dòng)化是以管理和信息積累為基礎的，辦公自動(dòng)化必需依賴(lài)這兩個(gè)基礎發(fā)展，沒(méi)有這兩個(gè)基礎，辦公自動(dòng)化的發(fā)展就不切實(shí)際。3、技術(shù)條件制約。沒(méi)有技術(shù)條件的支持，辦公自動(dòng)化的發(fā)展就顯得十分無(wú)力。

　　4.辦公自動(dòng)化的發(fā)展策略

　　根據我國目前辦公自動(dòng)化的發(fā)展現狀和發(fā)展中存在的問(wèn)題，為了讓辦公自動(dòng)化更好更快的發(fā)展，提出以下策略：1、組織實(shí)施方面。由傳統工業(yè)項目的管理體制向產(chǎn)品化、專(zhuān)業(yè)化的實(shí)施體制進(jìn)行轉變。2、技術(shù)選向方面。緊跟世界的發(fā)展趨勢，選擇與社會(huì )接軌、標準化程度高、開(kāi)放程度好的技術(shù)，自主開(kāi)發(fā)關(guān)鍵的應用技術(shù)。3、系統設計方面。根據我國辦公自動(dòng)化的發(fā)展現狀，在企業(yè)已經(jīng)運用的辦公自動(dòng)化軟件的基礎上以快速原型法為主。4、實(shí)施方面。實(shí)施原則遵守統一規范和分布實(shí)施。5、設計思想方面。以用戶(hù)的實(shí)際需求為主，將用戶(hù)在辦公中的實(shí)際需求結合到軟件設計中。6、實(shí)現方法方面。以采用復雜適用系統理論代替結構化設計。采用復雜適用系統理論即從一般的業(yè)務(wù)需求中抽象提取出關(guān)鍵的復雜適應系統，這種系統能夠適應環(huán)境變化，隨著(zhù)系統使用時(shí)間的增加，可利用的價(jià)值也隨之積累。

　　5.結束語(yǔ)

　　辦公自動(dòng)化從最初到今天的發(fā)展，已經(jīng)從傳統的簡(jiǎn)單文檔處理發(fā)展到為整個(gè)企業(yè)提供信息交換的重要平臺，辦公自動(dòng)化的作用和意義向前邁進(jìn)了一大步。將來(lái)，辦公自動(dòng)化的程度也會(huì )隨著(zhù)計算機技術(shù)的發(fā)展和市場(chǎng)需求的增長(cháng)而進(jìn)一步提高，因此，企業(yè)必須不斷引進(jìn)新設備，學(xué)習新技術(shù)、新手段和新方法，不斷提高自身辦公自動(dòng)化的程度和水平，從而提高個(gè)人的辦公效率、企業(yè)的管理水平和核心競爭力。