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關(guān)于煙汽應用計算機信息技術(shù)加強企業(yè)管理的調查報告總結
企業(yè)管理是一個(gè)老話(huà)題，但管理如何細化，制度如何硬化，手段如何強化，長(cháng)期以來(lái)卻沒(méi)有解決好。煙臺汽車(chē)制造廠(chǎng)幾年來(lái)通過(guò)運用計算機網(wǎng)絡(luò )和統一的財務(wù)軟件，積極探索企業(yè)內部資金流、物流和信息流的一體化管理，活化了資金，加強了監控，促進(jìn)了企業(yè)管理的深化、細化和硬化，其經(jīng)驗值得借鑒。
一、一個(gè)困難的企業(yè)為什么花錢(qián)運用計算機信息技術(shù)來(lái)加強管理
煙臺汽車(chē)制造廠(chǎng)是一個(gè)擁有2600名職工、3.2億元資產(chǎn)的中型企業(yè)，主要生產(chǎn)輕型汽車(chē)、農用運輸車(chē)和拖拉機。1993年以來(lái)，該廠(chǎng)產(chǎn)品銷(xiāo)售收入雖然逐年增加，但經(jīng)濟效益卻大幅下滑，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)日趨困難。面對日益激烈競爭的市場(chǎng)環(huán)境，企業(yè)感到原有經(jīng)驗式的管理模式、落后的管理手段和不透明的信息反饋機制已非常不適應新的形勢，迫切需要應用現代計算機網(wǎng)絡(luò )和統一的財務(wù)軟件進(jìn)行管理創(chuàng )新。
一是成本的核算與控制迫切要求企業(yè)利用計算機進(jìn)行管理。由于汽車(chē)產(chǎn)品結構復雜、零部件繁多，在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)過(guò)程中，以往靠會(huì )計人員手工勞動(dòng)，連續幾天幾夜工作也只能算出大概的綜合成本，難以及時(shí)準確地制定出有市場(chǎng)競爭力的產(chǎn)品價(jià)格。企業(yè)曾多次出現新產(chǎn)品投產(chǎn)后，才發(fā)現新產(chǎn)品的設計成本過(guò)高，價(jià)格無(wú)法為市場(chǎng)接受而被迫停產(chǎn)的情況。
二是資金的核算與管理迫切要求企業(yè)利用計算機進(jìn)行控制。該廠(chǎng)銷(xiāo)售環(huán)節占用的資金余額上億元，大多以發(fā)出商品的形態(tài)存放在全國各地的430多個(gè)經(jīng)銷(xiāo)商處，企業(yè)難以及時(shí)、準確掌握各銷(xiāo)售點(diǎn)上的存貨變動(dòng)情況，賬物不符、賬賬不符的問(wèn)題時(shí)有發(fā)生，應收賬款居高不下，壞賬風(fēng)險難以防范。1995年該廠(chǎng)曾組織十多名會(huì )計人員歷時(shí)一年，與各經(jīng)銷(xiāo)商核對發(fā)出商品和應收賬款，發(fā)現企業(yè)本身的賬簿記錄差錯1100多筆，僅發(fā)出商品的潛虧損失即達數百萬(wàn)元之多。在儲備資金的管理中，傳統的手工操作只能提供庫存材料、備件的賬面價(jià)值總量，但具體材料、備件的存放時(shí)間、庫存數量卻不掌握，致使存貨超儲、積壓、損壞等情況非常嚴重。企業(yè)盤(pán)點(diǎn)時(shí)曾發(fā)現倉庫中的三角帶可滿(mǎn)足企業(yè)10余年的生產(chǎn)需要。
三是薄弱的基礎管理迫切要求企業(yè)利用計算機技術(shù)來(lái)強化。從企業(yè)內部看，基礎數據缺乏，材料消耗定額、工時(shí)消耗定額不準，談不上實(shí)施精細生產(chǎn)，挖潛降耗，也無(wú)法對生產(chǎn)車(chē)間、銷(xiāo)售部門(mén)、采購部門(mén)和倉儲部門(mén)實(shí)施科學(xué)的考核。特別是財務(wù)信息滯后于物流信息和市場(chǎng)變化信息，再加上數據常常失真，決策者難以及時(shí)了解掌握企業(yè)財務(wù)狀況的變動(dòng)情況和內部各種資源的配置情況迅速對市場(chǎng)變化做出反應。
四是企業(yè)各項規章制度迫切需要利用計算機手段進(jìn)行硬化。過(guò)去規章制度只是掛在墻上，寫(xiě)在本中，缺乏強有力的手段來(lái)保證制度的有效執行，有章不循、有章難循的弊端難以克服，道德風(fēng)險無(wú)法控制，科學(xué)規范的管理程序難以硬化。
二、如何運用計算機網(wǎng)絡(luò )和軟件對企業(yè)管理進(jìn)行深化、細化
1996年以來(lái)，該廠(chǎng)針對采購、倉儲、生產(chǎn)、銷(xiāo)售等環(huán)節信息不明、賬目不清等突出問(wèn)題，以財務(wù)管理為中心，以成本控制為重點(diǎn)，聯(lián)合山東浪潮國強軟件公司，本著(zhù)先易后難的原則，先后投資兩百余萬(wàn)元開(kāi)發(fā)了“煙臺汽車(chē)制造廠(chǎng)現代企業(yè)管理信息系統”。該系統基于一臺主服務(wù)器，在各個(gè)車(chē)間、倉庫及生產(chǎn)、供應、銷(xiāo)售、財務(wù)等各有關(guān)處室設立了46個(gè)工作站，將各子系統通過(guò)財務(wù)管理子系統緊密地聯(lián)系在一起，做到了“信息集成、過(guò)程集成、功能集成”，實(shí)現了財務(wù)系統與銷(xiāo)售、供應、生產(chǎn)等系統的數據共享，為企業(yè)提高財務(wù)資金管理水平提供了強有力的手段。
財務(wù)管理子系統建立了統一的計算機平臺，變多級核算為一級核算，一張原始憑證（銷(xiāo)貨發(fā)票、購貨發(fā)票、入庫單、領(lǐng)料單等）一次錄入，倉庫、車(chē)間、廠(chǎng)部的業(yè)務(wù)核算、統計核算、會(huì )計核算、憑證的制作、打印、各明細賬、總賬的登記全部由計算機一次自動(dòng)完成，可以靈活地查詢(xún)、統計和打印賬表。
銷(xiāo)售管理子系統與金稅系統連接，利用金稅系統錄入和打印銷(xiāo)售發(fā)票后，自動(dòng)轉入銷(xiāo)售管理子系統，自動(dòng)編制銷(xiāo)售憑證，自動(dòng)登記財務(wù)的產(chǎn)品銷(xiāo)售、發(fā)出商品、應收賬款、應交稅金等賬簿。同時(shí)可進(jìn)行賬齡分析和壞賬估計，實(shí)現了銷(xiāo)售業(yè)務(wù)管理與核算一體化。
采購管理子系統對采購訂單、采購到貨以及入庫狀況進(jìn)行全過(guò)程管理，為采購部門(mén)和財務(wù)部門(mén)提供準確及時(shí)的信息；自動(dòng)完成對各種應付賬款的登記、沖銷(xiāo)以及應付賬款動(dòng)態(tài)變化狀況。另外，該子系統還可以進(jìn)行材料采購成本的考核與監督，非合同供應商、超過(guò)合同的采購價(jià)，軟件系統可以自動(dòng)警告，要求審核。
倉儲管理子系統通過(guò)對各種存貨的收、發(fā)、存業(yè)務(wù)進(jìn)行核算，及時(shí)準確地掌握每件存貨的耗用情況，把各類(lèi)存貨成本歸集到各成本項目和成本對象上，為企業(yè)的成本核算提供基礎數據，并動(dòng)態(tài)反映存貨資金的增減變動(dòng)情況。
生產(chǎn)計劃子系統根據生產(chǎn)計劃和上月末實(shí)際庫存情況，軟件系統能按照裝配物料清單計算物料的毛需求和凈需求，自動(dòng)運算出零部件采購計劃、自制件的生產(chǎn)計劃，將設計、工藝、生產(chǎn)制造并行交叉進(jìn)行管理，實(shí)現了各種物流、業(yè)務(wù)流自始至終連貫起來(lái)的全過(guò)程管理。
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