公司合同管理流程

公司合同管理流程

　　公司的經(jīng)營(yíng)管理行為除了內部的會(huì )議、指示等之外，有很大一部分都體現為合同行為，尤其是公司與外部的市場(chǎng)主體就投資、合作、買(mǎi)賣(mài)、服務(wù)等開(kāi)展的經(jīng)營(yíng)行為都必須借助合同來(lái)約束和規范。因此規范合同管理流程，約束合同行為，對于防范法律風(fēng)險，提升公司管理水平，促進(jìn)公司健康發(fā)展有著(zhù)不言而喻的重要意義。下面我們一起來(lái)看看公司合同管理流程，歡迎閱讀。

　　一、合同行為及管理流程概述

　　公司的內部的合同行為合同管理流程主要包括：合同文本草案的提出、審核、確認、簽署、執行與存檔等環(huán)節與行為。

　　一般來(lái)說(shuō)，合同管理流程由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人發(fā)起，由其負責提出或起草合同草案，同時(shí)對該合同行為的相關(guān)情況進(jìn)行說(shuō)明；然后交由公司業(yè)務(wù)主管經(jīng)理、公司法律顧問(wèn)或法務(wù)主管分別對合同文本進(jìn)行審核并出具意見(jiàn)；公司法定代表人或經(jīng)其授權的其他負責人綜合上述意見(jiàn)，確認合同的最終文本。

　　經(jīng)負責人確認的合同文本，根據具體情況，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提交給合同對方，或由公司領(lǐng)導簽署；合同文本提交對方后，對方若有修改，一般應視為新的合同，需按上述流程重新審核。

　　最終未簽署的合同文本由公司領(lǐng)導決定留用或返歸業(yè)務(wù)經(jīng)辦人。

　　已簽署的合同，應由公司合同管理人員統一負責存檔管理；業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)和經(jīng)辦人依照已生效的合同，嚴格執行，完成公司業(yè)務(wù)。

　　二、合同的提出

　　合同的提出行為是整個(gè)合同管理流程中的發(fā)起環(huán)節。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人是發(fā)起環(huán)節的承擔者。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人根據公司業(yè)務(wù)的需要以及主管領(lǐng)導的指令，發(fā)起合同行為，提出合同文本，提交部門(mén)負責人審核。要指出的是，合同文本的提出不僅指業(yè)務(wù)經(jīng)辦人自行負責起草合同文本的行為，還應包括合同對方提出合同文本的行為。

　　業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在提出合同前，應按照公司相關(guān)業(yè)務(wù)規范和業(yè)務(wù)慣例進(jìn)行充分的市場(chǎng)調研，必要時(shí)需經(jīng)過(guò)公司的詢(xún)價(jià)、或招投標等決策程序。

　　對于合同對方提出的合同文本或自行負責起草的文本，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應重點(diǎn)關(guān)注：合同雙方、合同標的、價(jià)款與支付、違約責任等主要條款與結構是否完備，雙方權利義務(wù)是否對等，用詞是否準確一致。

　　為提高整個(gè)合同行為和管理流程的效率，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將合同草案提交部門(mén)負責人審核時(shí)，應同時(shí)將合同對方的主要情況、合同的目的、與核心內容、可能的風(fēng)險予以說(shuō)明。

　　三、合同的審核

　　對于合同文本，負有審核責任的業(yè)務(wù)主管、法務(wù)主管或法律顧問(wèn)人應分別從交易的可行性和合理性、合法性、可能的風(fēng)險、成立與生效、違約后果以及文字內容等予以全面審核，并簽署明確的書(shū)面意見(jiàn)。

　　業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)負責人、公司主管經(jīng)理審核合同，必要時(shí)應征詢(xún)包括財務(wù)門(mén)在內的公司其他相關(guān)部門(mén)意見(jiàn)，業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)負責人且應針對合同條款核實(shí)有關(guān)市場(chǎng)信息。

　　重大合同的簽訂，事前均需有法務(wù)主管或法律顧問(wèn)的審核與意見(jiàn)。

　　審核的最后環(huán)節是公司負責人的確認。依流程審核確認的合同文本才可提交對方或簽署。

　　四、合同的簽署

　　合同須經(jīng)公司法定代表人或其授權的負責人簽字并蓋公章，方能成立。

　　公司法定代表人可根據公司管理制度、業(yè)務(wù)特性和業(yè)務(wù)規模，對某些特定合同的簽署權利授予其他負責人；該授權應以書(shū)面文件為據，授權文件應明確授權事項（合同類(lèi)別）、授權時(shí)限等。

　　五、合同的執行與存檔管理

　　對于已簽署的合同，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人和部門(mén)應認真關(guān)注合同生效條件、生效時(shí)間，及時(shí)依照生效合同，實(shí)施相關(guān)業(yè)務(wù)。

　　在執行合同過(guò)程中，業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)和經(jīng)辦人應關(guān)注市場(chǎng)、公司和合同對方可能的重大情形變更，及時(shí)提出應對方案；若對合同條款進(jìn)行必要的變更，應視為新合同行為，需流程進(jìn)行相應的審核和管理。

　　公司應指定專(zhuān)人負責全公司所有合同的管理，已簽署合同原件統一歸公司合同管理人員存檔；合同復印件，根據情況需要留財務(wù)部和經(jīng)辦部門(mén)，部門(mén)負責人負責本部們的合同管理。

　　對于已簽署成立的合同，合同管理人員應依次按照合同主體、業(yè)務(wù)類(lèi)型、簽署時(shí)間、生效時(shí)間、是否履行完畢等標準進(jìn)行分類(lèi)歸檔；合同管理人員對合同的外借、查閱應進(jìn)行登記。

　　建立合同管理臺帳，并及時(shí)更新相關(guān)信息。除了反映上述合同主體、業(yè)務(wù)類(lèi)型、簽署時(shí)間、生效時(shí)間等信息外，合同管理臺帳還應包括：合同主要內容、合同價(jià)款（金額）、履行進(jìn)度、簽署人等；年底應向公司領(lǐng)導提交該年度公司合同管理臺帳及說(shuō)明報告。

　　公司各部門(mén)應將合同執行情況定期匯總至公司合同管理人員，并由其根據合同原件對公司各部門(mén)的合同執行情況進(jìn)行總結和分析，形成書(shū)面報告，報公司領(lǐng)導審閱。