檔案管理工作流程

檔案管理工作流程

　　一、立卷歸檔

　　檔案室將文件材料收集整理分類(lèi)——錄入機讀目錄——將檔案整理完畢——整理裝訂檔案——制作檢索工具——檔案入庫——分類(lèi)上架。

　　二、借閱

　　1、本單位人員借閱檔案

　　由本人提出書(shū)面申請——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導簽字批準——檔案室負責查找有關(guān)檔案——借閱人填寫(xiě)借閱檔案登記薄——借閱人填寫(xiě)檔案利用效果登記表——檔案室填寫(xiě)歸還日期。

　　2、外單位人員查閱檔案

　　查閱人持單位介紹信到單位檔案室申請借閱檔案審批單——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導簽字批準——檔案室負責查找——查閱人填寫(xiě)借閱檔案登記薄——查閱人填寫(xiě)檔案利用效果登記表——檔案室填寫(xiě)歸還日期。

　　三、收集、交接、整理、統計工作

　　1、立卷部門(mén)兼職檔案員(資料員)根據單位制定的檔案歸檔范圍，平時(shí)做好文件材料的形成、收集、保存，確保歸檔文件材料完整

　　2、兼職檔案員(資料員)根據不同各類(lèi)文件材料的特點(diǎn)，按規定的案卷類(lèi)目歸卷

　　3、次年初，兼職檔案員(資料員)對收集、積累的文件材料進(jìn)行整理(初步立卷)

　　4、三月上旬檔案室對各部門(mén)初步立卷的文件材料進(jìn)行檢查、指導

　　5、兼職檔案員(資料員)按立卷要求立卷

　　6、兼職檔案員(資料員)填寫(xiě)移交清單，并向單位檔案室移交檔案

　　7、檔案室對案卷進(jìn)行分類(lèi)、整理

　　8、編制檔號

　　9、編制案卷目錄等各種檢索工具

　　10、入庫

　　11、做好檔案的統計、保安

　　12、開(kāi)展檔案的利用

　　13、進(jìn)行文件匯編，對檔案信息進(jìn)行二次、三次加工

　　四、鑒定銷(xiāo)毀

　　檔案銷(xiāo)毀提出申請——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導簽字批準——檔案鑒定小組(由主管領(lǐng)導、辦公室主任、檔案管理人員及相關(guān)部門(mén)業(yè)務(wù)人員共同組成)進(jìn)行鑒定——檔案管理人員及相關(guān)部門(mén)業(yè)務(wù)人員逐項照冊登記——辦公室主任簽字批準——主管領(lǐng)導裁簽字批準——一把手簽字批準——檔案室及相關(guān)部門(mén)到指定地點(diǎn)2人以上監銷(xiāo)——檔案室及相關(guān)部門(mén)辦理銷(xiāo)毀清冊——檔案室歸檔。