商務(wù)書(shū)信格式

商務(wù)書(shū)信格式范文

　　導語(yǔ)：書(shū)信擁有悠久的歷史且世界各國的人們都有使用。書(shū)信在人類(lèi)的交流與溝通的歷史上占有重要地位。下面是由小編整理的關(guān)于商務(wù)書(shū)信格式范文。歡迎閱讀！

　　商務(wù)書(shū)信格式范文

　　概括出函件的主旨、中心，使收信人通過(guò)標題就對信文的主要內容有大致的了解。

　　（一）標題

　　常見(jiàn)的商務(wù)信函標題有以下兩種形式：

　　1、由事由加文種名稱(chēng)“函”構成，如“關(guān)于要求承付打印機貨款的函”、“推銷(xiāo)函”、“訂購函”、“索賠函”等。

　　2、先寫(xiě)“事由”二字，加冒號提示，然后直接標寫(xiě)該信函的內容，如“事由：機動(dòng)車(chē)索賠”。

　　3、函號

　　函號即編號，分為對方編號和己方編號。在外貿業(yè)務(wù)信函的信頭上注明編號，可保證信函便于管理和查閱。  函號位置一般出現在標題右下方或信頭的左上方。常見(jiàn)的有兩種形式：一是仿效行政公文發(fā)文字號的格式，采用“x函〔xxxx〕x號”或（xxxx) “函第x號”的形式；二是采用直接編號的形式，如“第x號”。

　　4、稱(chēng)謂

　　稱(chēng)謂是對收信人或收信單位的稱(chēng)呼，一般寫(xiě)受文者的尊稱(chēng)，這是商務(wù)信函必須的一項。其位置一般在標題或函號的左下方，單獨占行，頂格書(shū)寫(xiě)，后面用冒號。

　　書(shū)寫(xiě)時(shí)有以下兩種稱(chēng)謂：

　　(1)泛指尊稱(chēng)�！白鹁吹摹焙蠹臃Q(chēng)謂并加冒號，如“尊敬的.先生”、“尊敬的女士”等。尊稱(chēng)中可以使用職務(wù)，如“尊敬的辦公室主任”、“尊敬的財務(wù)部部長(cháng)”、 “尊敬的銷(xiāo)售部經(jīng)理”等。

　　(2)具體稱(chēng)謂。即具體指名道姓的尊稱(chēng)。在姓名后面加稱(chēng)謂語(yǔ)。這類(lèi)稱(chēng)謂一般用于寫(xiě)信人與收信人彼此認識或者非常熟悉的情況。因為這種稱(chēng)謂能夠體現寫(xiě)信人與收信人之間的情感與密切關(guān)系。稱(chēng)謂可用泛稱(chēng)中的“先生”、“女士”等，也可以使用職務(wù)，如“尊敬的辦公室石主任”、“尊敬的財務(wù)部張部長(cháng)”、“尊敬的銷(xiāo)售部王經(jīng)理”等。

　　5、收信人地址、單位  收信人地址、單位要寫(xiě)明收信人企業(yè)單位名稱(chēng)及詳細地址。

　　（二）正文

　　正文是商務(wù)信函的主體，敘述商務(wù)往來(lái)聯(lián)系的實(shí)質(zhì)問(wèn)題。正文寫(xiě)作要求內容單純，一文一事，文字簡(jiǎn)明，事實(shí)有據，行文禮貌。

　　1、問(wèn)候語(yǔ)

　　問(wèn)候語(yǔ)也即應酬語(yǔ)或客氣語(yǔ)。開(kāi)頭的問(wèn)候語(yǔ)是商務(wù)信函必不可少的，即發(fā)信人對收信人打招呼的禮貌問(wèn)候語(yǔ)。一般用一兩句尊敬的客氣話(huà)表示，如“您好”,“近來(lái)生意可好，效益頗高”等。如果是初次聯(lián)系，可使用“久仰大名，未親雅教”等詞語(yǔ)。如果是回函，可使用“惠書(shū)敬悉，不勝感激”等詞語(yǔ)表示感謝來(lái)函。

　　2、主體

　　主體是商務(wù)信函正文的核心內容，是發(fā)信人要說(shuō)明的事項。不同的商務(wù)信函的內容是不同的。一般包括以下兩個(gè)內容：

　�。�1）說(shuō)明發(fā)函緣由。

　　直截了當、簡(jiǎn)明扼要地說(shuō)明發(fā)函的目的、根據、原因等內容；復函則要引敘對方來(lái)函要點(diǎn)，以示復函的針對性。

　�。�2）說(shuō)明發(fā)函事項。

　　主體表達信函的中心內容，一般是根據發(fā)函緣由詳細地陳述具體事項，或是針對所要商洽的問(wèn)題或聯(lián)系事項，闡明自己的意見(jiàn)。要求語(yǔ)氣要平和，問(wèn)題要明確，事實(shí)要清楚，表達要明白。如商洽函的正文主體包括商洽緣由、商洽內容、意愿要求三部分；詢(xún)問(wèn)函的正文主體包括詢(xún)問(wèn)緣由、詢(xún)問(wèn)事項兩部分；答復函的正文主體包括答復緣由、答復內容兩部分；商品報價(jià)函的正文主體包括產(chǎn)品的價(jià)格、結算方式、發(fā)貨期、產(chǎn)品規格、可供數量、產(chǎn)品包裝、運輸方式等。  如果正文主體內容簡(jiǎn)單，邏輯上可采用篇、段合一式結構，如果正文主體內容較多，邏輯上可采用分段式結構。

　　3、結尾語(yǔ)

　　正文結束以后，一般用精練的語(yǔ)言將主體所敘之事加以簡(jiǎn)單概括，并提出本函的有關(guān)要求，強調發(fā)函的日的。如請求函的結尾語(yǔ)是“拜托之事，承望協(xié)助解決為盼”，希望回函的結尾語(yǔ)是“不吝賜函，靜候佳音”等。結尾語(yǔ)視發(fā)信人與收信人的關(guān)系以及信函的內容而定，要求恰當得體。

　　（三）信尾

　　信尾部分包括四部分內容。

　　1、祝頌語(yǔ)

　　所有的商務(wù)信函都要寫(xiě)明祝頌語(yǔ)。祝頌語(yǔ)分為祝者自身的請候語(yǔ)和收信人的安好語(yǔ)兩部分：

　　(1)請候語(yǔ)，在正文結束后空兩格書(shū)寫(xiě)。常用的有“敬�！�、“順頌”、“恭�！� 等。

　　(2)安好語(yǔ)，一定另起一行頂格書(shū)寫(xiě)，以表示對對方的尊重。常用的安好語(yǔ)有“商棋”、“金安”、“生意興隆”等。

　　2、簽署

　　簽署即發(fā)信人的署名或簽名、用印。商務(wù)信函的署名可根據企業(yè)的要求或發(fā)信人的意見(jiàn)而定。有的企業(yè)署名以單位名稱(chēng)加蓋印章的方式；有的企業(yè)要求發(fā)信人直接簽名，以示對信函的內容負責。個(gè)人簽名一定要由發(fā)信人親手所簽。

　　3、日期

　　日期一般是發(fā)信具體時(shí)間。商務(wù)信函因為涉及商務(wù)業(yè)務(wù)往來(lái)，務(wù)必寫(xiě)明發(fā)信日期。

　　一般采用以下三種形式：  (1)公文日期形式。即在信函簽署下方用漢字小寫(xiě)寫(xiě)明發(fā)信日期，如xxxx年八月十八日。

　　(2）阿拉伯數字形式。即在信函簽署下方用阿拉伯數字寫(xiě)明發(fā)信日期，如20XX 年8月18日。

　　(3)國際標準簡(jiǎn)寫(xiě)法形式。即在信函簽署下方用阿拉伯數字標記年、月、日，在一位數的月、日前加“0"，如20XX年08月18日。  無(wú)論哪種寫(xiě)法，日期務(wù)必寫(xiě)全，以便存檔備查。如20XX年08月08日，不能寫(xiě)成“XX年08月08日”。

　　4、附件  附件是隨函附發(fā)的有關(guān)材料，如報價(jià)單、發(fā)票、確認書(shū)、單據等。如果需要標注附件的，在信函簽署的下方可以標注附件。如果附件是兩個(gè)以上的，要分別標注附件一、附件二等。

　　范文： 道歉函

xx市興達貿易有限公司：

　　貴公司20xx年x月x日函收悉。函中所訴20xx年1月7日《購買(mǎi)電腦桌合同》中，所收的35套黃花牌電腦桌部分出現接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重視，現已就此事進(jìn)行調查。

　　經(jīng)有關(guān)邵門(mén)查實(shí)：我廠(chǎng)生產(chǎn)的xxxx型黃花牌電腦桌，出廠(chǎng)時(shí)，經(jīng)質(zhì)檢部門(mén)檢驗全部為優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品。函中所提的部分電腦桌出現接口破裂，是由于我方工人在出倉時(shí)搬運不懊造成的。襯貴公司的損失，我公司再次深表歉意，并請貴公司盡快提供電腦桌受損的詳細數字及破損程度，以及公證人證明和檢驗證明書(shū)，我介司將以最快的速度按實(shí)際損失給予無(wú)條件賠償。

　　對此，我們將引以為戒，查找工作中存在的問(wèn)題和不足，制仃改正措施杜絕此類(lèi)事件的發(fā)生。 希望能夠得到責公司諒解，繼續保持良好的貿易往來(lái)關(guān)系。 候復

　　xx市光明家具有限公司

　　20xx年8月9日

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