管局檔案管理工作自查情況匯報

管局檔案管理工作自查情況匯報

　　根據上級要求,我局按照關(guān)于轉發(fā)江西省檔案局、江西省建設廳《關(guān)于開(kāi)展全省城建房產(chǎn)檔案執法調研的通知》的通知（饒檔字[2009]8號）文件的要求，現將具體情況匯報如下：

　　自成立檔案室以來(lái)，認真貫徹執行國家《檔案法》和《江西省檔案管理條例》等各項規定，始終把檔案工作納入重要議事日程，做到領(lǐng)導重視，配足人員，從嚴要求，對檔案管理、保管設施、業(yè)務(wù)建設、利用服務(wù)等方面高要求，嚴管理，按照“省一級”檔案管理要求，使檔案工作逐步走上標準化、規范化軌道。截止到目前為止，我局檔案室約80平方米，藏檔案26303卷（件）。其中：文書(shū)檔案568卷（件）；房產(chǎn)檔案25735卷。在幾年的不斷完善過(guò)程中，我局檔案管理基本實(shí)現了標準化、規范化。2004年度，我局檔案工作榮獲江西省目標管理二級單位榮譽(yù)稱(chēng)號。

　　房地產(chǎn)產(chǎn)權檔案是城市房屋管理部門(mén)在房地產(chǎn)權屬登記、調查測繪、權屬轉移、變更等房地產(chǎn)權屬管理工作中直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記載，是城市房地產(chǎn)權屬登記管理工作的真實(shí)記錄。這些檔案為解決房產(chǎn)糾紛、加快舊城改造步伐、深化住房制度改革發(fā)揮了重要的作用。

　　一是加強學(xué)習，認真做好一法一條例的宣傳工作。

　　房屋產(chǎn)權檔案在我國經(jīng)濟建設中發(fā)揮著(zhù)重要作用。房地產(chǎn)中介服務(wù)、房地產(chǎn)買(mǎi)賣(mài)、交易、贈予、繼承等都離不開(kāi)房產(chǎn)檔案。 為了深入學(xué)習法律并運用法律指導好我們的房產(chǎn)檔案管理工作，我局認真組織全體干部職工進(jìn)行一法一條例的學(xué)習，并選送檔案人員專(zhuān)門(mén)到省、市等各級檔案人員業(yè)務(wù)培訓，培訓率達到100%，使我局的檔案管理工作依法進(jìn)行，檔案管理利用工作得到了有效提高。

　　二是強化領(lǐng)導，專(zhuān)人專(zhuān)職做好檔案管理工作。

　　房地產(chǎn)檔案管理專(zhuān)業(yè)性、政策性、法律性很強。房屋產(chǎn)權檔案是房地產(chǎn)產(chǎn)權產(chǎn)籍管理活動(dòng)中形成的權證、契約、文件、圖表賬冊、照片等各種不同形式和載體的歷史記錄。這些房產(chǎn)檔案記載了房屋產(chǎn)權歸屬和沿革，反映了房屋狀況，因此房屋產(chǎn)權檔案的形成，有其特殊的專(zhuān)業(yè)要求。如房屋面積的丈量、土地界限的認定、房地產(chǎn)平面圖的測繪等。

　　嚴謹的、規范的、技術(shù)性的專(zhuān)業(yè)要求，使產(chǎn)權檔案成為進(jìn)行房地產(chǎn)產(chǎn)權管理的重要工具。房屋產(chǎn)權檔案必須保持圖、卡、卷、冊與房屋現狀的一致性。必須不斷地補充新材料，更改原有材料，才能自始至終反映房屋產(chǎn)權的現實(shí)情況，因而房產(chǎn)檔案具有很強的動(dòng)態(tài)性。

　　房屋屬不動(dòng)產(chǎn)，價(jià)值較高，在單位或者個(gè)人的財產(chǎn)構成中都占有重要地位。因此，產(chǎn)權檔案的有無(wú)，記載得是否準確、全面，產(chǎn)權檔案保管的好壞，都將對產(chǎn)權人產(chǎn)生一定的甚至是巨

　　大的影響。因一紙檔案而免受損失幾十萬(wàn)元或百元的事例，就是產(chǎn)權檔案價(jià)值性的佐證。由記載房屋所有權歸屬的憑證等組成的產(chǎn)權檔案，具有法律效力，是房地產(chǎn)管理部門(mén)和人民法院處理房地產(chǎn)糾紛的重要依據，應永久保存。因此，房屋產(chǎn)權檔案具有很強的法律性。

　　為此，我局明確了一名副局長(cháng)專(zhuān)門(mén)負責檔案管理工作，并設立了近80平方米的檔案室以及檔案管理辦公室，安排了3名檔案管理專(zhuān)職人員。2003年，為了有效提高我局的房地產(chǎn)管理水平，還專(zhuān)門(mén)安排局檔案工作人員到上饒市房管局檔案室跟班學(xué)習，提高了工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

　　三是健全制度，提高檔案管理工作效力。

　　為了增強房地產(chǎn)檔案管理工作的效力，完善檔案整理保管，提高合理化利用率，我局建立健全了檔案工作制度。明確了檔案室管理人員職責、檔案資料室管理制度、檔案保衛、保密、銷(xiāo)毀等工作制度，并懸掛于醒目位置。進(jìn)一步理順檔案管理體制，具體做法是：把房產(chǎn)檔案管理分成三個(gè)環(huán)節：收集、整理、歸檔；兩道工序：收集整理、歸檔調檔。每個(gè)環(huán)節之間互相檢查校對、制約，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)糾正。對于檢索體系應在檔案案卷目錄、分類(lèi)目錄、文號索引等步驟加強規范，使產(chǎn)權檔案查找迅速，及時(shí)準確地為產(chǎn)權人服務(wù)，為經(jīng)濟建設服務(wù)。嚴格按照檔案管理的防火、防蟲(chóng)、防霉要求，每月進(jìn)行一次清查工作，確保了檔案的安全性。

　　四是計算機管理，實(shí)現檔案管理的信息化。

　　從2003年度，我局已經(jīng)實(shí)現了檔案的計算機的管理要求，為檔案工作專(zhuān)門(mén)配備了一臺電腦，并通過(guò)對紙質(zhì)檔案的收集整理，逐一錄入，實(shí)現房地產(chǎn)檔案信息收集、整理、查詢(xún)、利用、管理的現代化，提高檔案的管理水平和利用質(zhì)量，更好地為房地產(chǎn)經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)。

　　1、利用已建立起來(lái)房地產(chǎn)檔案信息庫，進(jìn)行檔案的編目、標引，建立自動(dòng)檢索系統，由計算機輔助進(jìn)行檔案的接收、整理、鑒定、庫房管理、借閱利用、統計等，并實(shí)現檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò )化。

　　2、編制完善的檢索工具和提高系統的安全防范。系統的安全性指的是保護系統的硬件和軟件免受自然災害和人為的破壞，做好防病毒工作，抓好用戶(hù)權限管理。只有保證系統的安全順利運行，房地產(chǎn)檔案管理現代化的目標才能得以實(shí)現，因此我們將做好系統的安全防范工作是重中之重。

　　3、對電子檔案原始信息的長(cháng)期保存進(jìn)行深入研究和探討，對電子檔案定期備份，防止了數據信息損失。

　　五是適應形勢，大膽創(chuàng )新、實(shí)現檔案管理現代化。

　　1、建立數字檔案，實(shí)現數字房管

　　房屋檔案就像是屋的“個(gè)人簡(jiǎn)歷”，近年來(lái)，隨著(zhù)我市城市建設的逐步發(fā)展，城區房屋轉移、新建和拆遷等狀況，日趨房產(chǎn)頻繁復雜。而房屋交易市場(chǎng)的逐步活躍，又使商品房預（銷(xiāo)）售、

　　商品房買(mǎi)賣(mài)合同備案、按揭抵押、產(chǎn)權調查等新的房產(chǎn)業(yè)務(wù)數量大幅度上升。要進(jìn)行以上活動(dòng)，查閱房產(chǎn)檔案就成了必不可少的環(huán)節。并且隨著(zhù)建設部《房屋權屬登記信息查詢(xún)暫行辦法》的出臺，檔案的查詢(xún)利用更加頻繁，既增加了管理人員的工作量又不利于檔案的永久保存，對檔案的安全、完整產(chǎn)生了不利影響。因此，2009年初我局決定對現有檔案進(jìn)行數字化拍攝處理。房產(chǎn)檔案數字化工作的開(kāi)展，大大提高了業(yè)務(wù)工作的效益，一是在業(yè)務(wù)受理、審批過(guò)程中，通過(guò)實(shí)時(shí)調閱檔案影象數據，工作效率可以成倍提高；另外，在受理客戶(hù)查閱檔案的過(guò)程中，通過(guò)使用影象數據，可以實(shí)時(shí)查閱打印，有效地保護原始檔案，并節省了人力物力；同時(shí)原始檔案進(jìn)入檔案庫房后，無(wú)須頻繁進(jìn)出，有利于檔案庫房的規范化管理。特別是房產(chǎn)產(chǎn)權產(chǎn)籍專(zhuān)業(yè)檔案，其查閱、復印檔案原件的事情隨時(shí)發(fā)生，有時(shí)一戶(hù)檔案一天要查閱二至三次，甚至更多次，在查閱和復印過(guò)程中，對檔案原件的人為的觸摸污損和在靜電復印過(guò)程中光照帶來(lái)的危害及機械損傷，使得原件壽命大大減少。通過(guò)電子拍攝后，將相關(guān)圖片和數據，直接錄入微機。房產(chǎn)手續電子檔案的建成，使辦事群眾在服務(wù)窗口就可進(jìn)行檔案查詢(xún)，無(wú)需翻閱紙質(zhì)檔案，保證了紙質(zhì)檔案的完整，延長(cháng)了紙質(zhì)檔案的壽命。

　　2、一戶(hù)一檔的檔案管理模式

　　房地產(chǎn)檔案管理是一項專(zhuān)業(yè)性、技術(shù)性都很強的工作，在整理、歸檔的過(guò)程中必須針對其自身特點(diǎn)，做到理論和方法的

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