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精選文秘工作會(huì )議會(huì )議紀要模板
x集行中會(huì )〔xxxx〕4號
會(huì )議名稱(chēng)：xxxx年集團文秘工作會(huì )議
會(huì )議時(shí)間：xx月xx日(17：00-19：30)
地 點(diǎn)：集團本部培訓室
會(huì )議方式：現場(chǎng)+視頻+電話(huà)
召 集 人：xx
與會(huì )人員：集團行政中心xx副總監、集團各高管秘書(shū)/文員、集團本部/各區域/各項目/各部門(mén)文員
記 錄 人：xx
本次會(huì )議有兩個(gè)議題，其中：集團行政中心aa副總監從行為規范角度宣講了怎樣做一個(gè)合格的文秘人員，對集團的文秘人員本身及集團文秘工作提出了要求;集團行政管理部zz就集團本部公文近期常見(jiàn)病例等和與會(huì )人員進(jìn)行了分享。紀要如下：
一、xx副總監宣講文秘工作要求
x總指出文秘工作是公司溝通的樞紐，文秘人員是集團的機要工作人員，起著(zhù)很重要的作用，在工作中須遵照公司的規章制度，找到自己工作的依據。集團《機要工作人員管理制度》之前只適用于董事局成員身邊的工作人員，本次會(huì )議后集團行政管理部要對其進(jìn)行修訂，以適用于集團整個(gè)文秘系統，為大家開(kāi)展工作提供更為具體的指引和規范。
會(huì )上，x總從形象禮儀和工作紀律兩方面介紹了集團對文秘工作人員的要求，并以文秘人員考核表為基礎，向大家介紹了文秘工作的職責及履行這些職責所必備的技能，向大家明確傳達了公司對文秘工作的期待。
(一)集團對文秘工作人員的形象禮儀要求
x總首先通報了集團行政管理對集團各有關(guān)人員接聽(tīng)電話(huà)和在集團本部進(jìn)行的辦公紀律檢查的結果，要求文秘工作人員尤其要在接打電話(huà)和著(zhù)裝上注意自己的形象。
x總要求集團的所有文秘工作人員不能錯位和越位，大家要樹(shù)立"服務(wù)的領(lǐng)導不是自己的'領(lǐng)導'，而是自己的顧客"這樣一種觀(guān)念，不論自己服務(wù)的是部門(mén)領(lǐng)導，還是項目領(lǐng)導，抑或集團領(lǐng)導，也不論服務(wù)對象的級別有多高，他們都只是自己的服務(wù)對象，文秘工作人員一定要防止 "狐假虎威"的現象出現，具體到實(shí)際工作中，就是在上傳下達的過(guò)程中，與同事講話(huà)、接打電話(huà)時(shí)態(tài)度要謙虛，語(yǔ)氣要注意規范。
在穿著(zhù)上，文秘人員的形象在一定程度上代表著(zhù)公司形象，因此文秘人員在工作中要隨時(shí)注意自己的衣著(zhù)，禁止露背，露臍裝，衣著(zhù)應表現得職業(yè)和得體。
(二)集團對文秘工作人員的工作紀律要求
x總提醒集團所有在領(lǐng)導身邊工作必須隨時(shí)注意自己的行為規范，并重點(diǎn)強調了保密要求。a總指出，在最近對大家接聽(tīng)電話(huà)的測試中，不僅發(fā)現了以上提到的禮儀問(wèn)題，部分人員對接聽(tīng)電話(huà)的反應也暴露了其保密意識有待加強。
x總要求，文秘人員應堅守自己的職業(yè)操守，要求大家避免在工作中和私人交往中泄露公司秘密。針對高管信息被泄露問(wèn)題，要求大家對高官的私人信息守口如瓶，尤其在轉接電話(huà)中不能照單全收，應先過(guò)濾來(lái)電，再把安全的、有用的電話(huà)轉接給領(lǐng)導，防止無(wú)意間泄密;針對文印室文件隨便亂扔的現象，要求大家充分認識到公司里的任何一份文件，哪怕是已失去效用的文件，尤其是工程、裝修、材料報價(jià)的文件，對我們的競爭者來(lái)說(shuō)都是很重要的，我們的資料一旦被泄密給了競爭對手，對我們公司造成的將不只是物質(zhì)上的損失，更重要的是名譽(yù)上的損失，要求在平時(shí)的工作中如果有不再使用的文件一定要用碎紙機碎掉。
(三)集團文秘工作人員應履行的職責
x總以文秘人員考核表為依據，要求集團的文秘人員履行商務(wù)溝通、辦公室事務(wù)管理、文書(shū)工作、會(huì )議管理、商務(wù)活動(dòng)、信息檔案管理的六大職責。
x總指出，以上六大職責中，目前發(fā)揮得不好，或者說(shuō)整個(gè)文秘系統的軟肋在于文書(shū)工作和信息檔案管理這兩項，要求大家認識到：文秘人員如果不能完成這兩類(lèi)工作，那么只是手腳被使用，充其量是一個(gè)勞動(dòng)力;只有能完成兩類(lèi)工作，腦力、智慧被使用，才是腦力勞動(dòng)者，也才是真正的文秘。因此就要多練習，熟能生巧，尤其是公文寫(xiě)作、發(fā)言稿的撰寫(xiě)。x總還要求文秘人員會(huì )使用outlook，尤其是會(huì )用該軟件中任務(wù)管理與會(huì )議管理功能。
二、文秘工作分享、介紹oa發(fā)文規則。
本次會(huì )議，集團行政管理部劉闖就集團本部公文近期發(fā)現的一些普遍性錯誤、公文的規范語(yǔ)言、公文格式和oa發(fā)文規則和與會(huì )人員進(jìn)行了分享。會(huì )議歸納集團本部公文錯誤類(lèi)型中頻率較高、錯誤較明顯的有以下幾種：
(一)文種
"通知"和"函"混用，要求熟悉各種文種的使用范圍，依據公文的實(shí)際內容來(lái)選擇文種。
(二)文件編號
年份號兩邊的括號選用錯誤或者編號為個(gè)位時(shí)流水號錯誤。年份兩邊的括號應選"〔〕"，不用"()"、"【】"等;流水號為個(gè)位數時(shí)，前面不編虛位。
(三)標題
標題過(guò)長(cháng)或標點(diǎn)中使用標點(diǎn)符號。除了書(shū)名號外在標題中一般不用其它的標點(diǎn)符號;標題應簡(jiǎn)短，由"'關(guān)于'+事由+文種"構成，要避免把標題當正文寫(xiě)。
此外，標題還存在文不對題現象，例如，明明是一份會(huì )議通知，卻把標題寫(xiě)成了《關(guān)于確定xxx會(huì )議的事宜》，一次會(huì )議 "確定"不確定是相對主辦者和承辦者來(lái)講的，這與邀請別人參會(huì )完全是兩個(gè)不同的概念。
(四)主送部門(mén)、發(fā)文部門(mén)
把文件主送給不存在的部門(mén)或公司已撤銷(xiāo)、更名的部門(mén)，寫(xiě)發(fā)文部門(mén)搞不清本部門(mén)名稱(chēng)。要求文秘人員熟悉公司的架構，按照公司組織架構的標準名稱(chēng)來(lái)寫(xiě)主送、發(fā)文部門(mén)。
另外，還要注意在公司公文"發(fā)文單位"中最低一級應是集團、區域的二級部門(mén)和項目的一級部門(mén)。
(五)正文
1.正文中的引文只有編號，沒(méi)有文件名。要求引文應先寫(xiě)文件名，再用括號的方式寫(xiě)文件編號。
2.正文一頁(yè)寫(xiě)完，在最后一行寫(xiě)上"轉頁(yè)"或"見(jiàn)下頁(yè)"等字樣。因為公文是用頁(yè)碼分頁(yè)的，無(wú)需寫(xiě)上提示性字詞。
3.正文的邏輯層次序號，公司大部分公文都不規范，要求用國標的格式分層編號。
(六)結尾用語(yǔ)
常見(jiàn)的錯誤是在在結尾用語(yǔ)手加上"!"，如"特此通知!"正確的用法是后面用句號或不用任何標點(diǎn)。
(七)附件
表示多個(gè)附件層次關(guān)系常見(jiàn)的錯誤是寫(xiě)成"附件一、附件二……"、"附件：一、……"等，正確的寫(xiě)法應是"附件：1.……"，注意的是附件名后面不用任何標點(diǎn)標點(diǎn)符號。
(八)抄送(抄呈)
常見(jiàn)的錯誤是發(fā)文單位自己抄送文件給自己：一是抄送給該份文件的簽發(fā)人;二是抄送給自己的組成部門(mén)，例如房管中心發(fā)文，抄送給"綜合管理部"，這兩種寫(xiě)法都不符合行文規則。
應注意的是，只有當簽發(fā)人兼任多種職務(wù)時(shí)，才可將代表一種職務(wù)簽發(fā)的文件抄送給另一種職務(wù)的自己，例如經(jīng)營(yíng)管理職務(wù)的陸倩芳總裁簽發(fā)的文件，抄送給董事局職務(wù)的陸倩芳副主席;上級將公文抄送給下級的情形一般存在于答承性質(zhì)的公文，例如，復函和批復。
會(huì )議要求文秘人員不僅在自己擬寫(xiě)公文時(shí)避免以上常見(jiàn)的明顯錯誤，同時(shí)在上傳其他人員擬寫(xiě)的公文到oa之前，也要檢查是不是存在以上錯誤并提前修改，以便提高公文審批流轉速度。
本次會(huì )議還與大家分享了公文的高頻用詞，并重申了公司公文的格式要求，要求 oa發(fā)文填寫(xiě)主文檔的主題按照"發(fā)文單位+'-'文件主題+'的'+文種"格式和要素填寫(xiě)。
會(huì )議最后，xx副總監再次要求集團文秘系統的全體人員正確定位自己、發(fā)揮頭腦的潛能，并再次強調電話(huà)規范和文件流轉需要記錄。x總希望文秘系統的全體同事，提高素質(zhì)，提高水平，履行好文秘工作的六大職責，為公司的高效運作貢獻自己的智慧和力量。
簽署：xx
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