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內部審計報告目錄
一、審計導言 第x頁(yè)
二、審計結果匯總表 第x頁(yè)
三、審計結果詳細說(shuō)明 第x頁(yè)
四、組織結構圖 第x頁(yè)
五、流程圖圖例 第x頁(yè)
六、流程圖 第x頁(yè)
審計結果匯總表
一、在對銷(xiāo)售與收款環(huán)節的檢查中我們發(fā)現存在如下問(wèn)題：
(一)銷(xiāo)售與收款內部控制制度符合性方面
序號 相關(guān)事項 制度規定 實(shí)際執行 存在風(fēng)險 建議
1 賒銷(xiāo)業(yè)務(wù) 不明確 隨意性、混亂 建立具體程序和標準
2 銷(xiāo)售文件分別歸檔 10日前歸入財務(wù) 執行 繁瑣、客戶(hù)不滿(mǎn) 建立客戶(hù)代表制度
3 價(jià)格員的設制 三名價(jià)格員 執行 成本大 取消
4 銷(xiāo)售傭金 銷(xiāo)售金額1%提取 執行 虛假銷(xiāo)售 確定暫扣比例
(二)現行內部控制制度遵循方面存在的問(wèn)題
序號 相關(guān)事項 制度規定 實(shí)際執行 存在風(fēng)險 建議
1 客戶(hù)往來(lái)對賬 季度終了10天內對賬 流于形式 發(fā)生不該發(fā)生的壞賬 安排人員查清原因
2 銷(xiāo)貨退回及折讓 申請--審核--批準--貨物入庫--索取折讓通知單 沒(méi)有嚴格執行 貨物丟失、多交稅金檢查、督促，建立建全手續
3 款項送存銀行 當日及時(shí)送存銀行 沒(méi)有嚴格執行 挪用資金、丟失 不定期限抽查
4 壞賬處理 每年10月編制賬齡分析表，提出壞賬處理意見(jiàn) 流于形式 壞賬得到處理、挽回，報表不實(shí)對近三年的壞賬清理
(三)相關(guān)部門(mén)反饋意見(jiàn)
序號 相關(guān)事項 涉及相關(guān)部門(mén) 反饋意見(jiàn) 原因 相關(guān)部門(mén)建議采取的措施
1 客戶(hù)往來(lái)對賬 財務(wù)部 不認可 人員少，無(wú)力完成 增加人員
2 銷(xiāo)貨退回及折讓 財務(wù)部 建議向董事會(huì )提出 取得嚴格執行的制度 建立建全制度
3 款項送存銀行 財務(wù)部 同意 立刻整改
4 壞賬處理 總經(jīng)理辦公室 不認可 已經(jīng)盡力了
二、在對購貨與付款環(huán)節的檢查中我們發(fā)現存在如下問(wèn)題：
(一)采購與付款內部控制制度符合性方面
序號 相關(guān)事項 制度規定 實(shí)際執行 存在風(fēng)險 建議
1 采購訂單的發(fā)出 倉儲部申請--主管副總經(jīng)理批準--發(fā)出采購訂單 執行 一旦倉儲部失誤，物資積壓、資金占用不合理 建立財務(wù)部審核控制程序
2 付款 無(wú)/財務(wù)部審核并根據流動(dòng)資金的周?chē)闆r付款 隨意性強/以職權謀私利 制定付款政策
3 供應商的變動(dòng) 采購部申請---主管采購的副總經(jīng)理審批 執行 隨意性強/以職權謀私利 制定相關(guān)方案
4 已報銷(xiāo)入賬的文件 無(wú) 重復入賬 在報銷(xiāo)后加蓋標記或打孔
(二)現行內部控制制度遵循方面存在的問(wèn)題
序號 相關(guān)事項 制度規定 實(shí)際執行 存在風(fēng)險 建議
1 采購業(yè)務(wù)招標比價(jià) 一次采購超過(guò)5萬(wàn)元向已選定的供應商招標 沒(méi)有嚴格執行 隨意性強/以職權謀私利嚴格執行制度/財務(wù)監督
2 物資入庫 清點(diǎn)、驗收 流于形式 出現短缺無(wú)法確定由誰(shuí)承擔，最終公司損失 嚴格執行制度，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)溝通
3 已驗收庫資暫估入庫手續 文件單據全，辦理暫估入庫 沒(méi)有嚴格執行 庫存物資信息失真，物資失控嚴格文件不完整的物資采購暫估入庫制度
4 庫存物資盤(pán)點(diǎn) 定期盤(pán)點(diǎn)財務(wù)抽查 沒(méi)有切實(shí)執行 賬實(shí)不符，物資丟失 提高認識，保證盤(pán)點(diǎn)制度真實(shí)執行
(三)相關(guān)部門(mén)反饋意見(jiàn)
序號 相關(guān)事項 涉及相關(guān)部門(mén) 反饋意見(jiàn) 原因 相關(guān)部門(mén)建議采取的措施
1 采購訂單的發(fā)出 采購部 同意
2 供應商的選擇 采購部 同意
3 大宗采購項目招標 采購部 同意
4 已報銷(xiāo)入賬的文件 財務(wù)部 同意
5 庫存物資盤(pán)點(diǎn) 倉儲部 同意/執行困難 定員過(guò)少
三、在對生產(chǎn)與成本循環(huán)的檢查中我們發(fā)現存在如下問(wèn)題：
(一)生產(chǎn)與成本內部控制制度符合性方面
序號 相關(guān)事項 制度規定 實(shí)際執行 存在風(fēng)險 建議
1 價(jià)值較低的材料生產(chǎn)領(lǐng)用手續繁索 所有材料填寫(xiě)領(lǐng)料單 執行 工作量加大、成本浪費 采用預算管理
2 生產(chǎn)成本計算 品種法 執行 過(guò)細、成本過(guò)高 采用同行業(yè)計算方法
3 廢品及邊角余料 無(wú) 謀取非法個(gè)人利益 建立廢品回收制度
(二)現行內部控制制度遵循方面存在的問(wèn)題
序號 相關(guān)事項 制度規定 實(shí)際執行 存在風(fēng)險 建議
1 員工招聘錄用 部門(mén)申請----審批 不理想 增加人工成本 人事部切實(shí)承擔招聘職責
2 領(lǐng)用材料計價(jià) 計價(jià)保持一致性 各期不一致 成本不準確 嚴格執行制度
3 對生產(chǎn)工藝文件的遵守 有規定 部分人員不遵守 降低產(chǎn)品質(zhì)量和生產(chǎn)效率 培訓、提高意識
(三)相關(guān)部門(mén)反饋意見(jiàn)
序號 相關(guān)事項 涉及相關(guān)部門(mén) 反饋意見(jiàn) 原因 相關(guān)部門(mén)建議采取的措施
1 價(jià)值較低的材料生產(chǎn)領(lǐng)用手續繁索 倉儲部 同意 正在解決
2 生產(chǎn)成本計算 財務(wù)部 同意但無(wú)法執行 以前未重視 建議改正
3 廢品及邊角余料 生產(chǎn)車(chē)間 不同意 慣例
4 員工招聘錄用 人事部 同意，但無(wú)力執行 技術(shù)問(wèn)題 設立專(zhuān)業(yè)招聘小組
審計結果詳細說(shuō)明
一、 銷(xiāo)售和收款循環(huán)
貴公司在銷(xiāo)售與收款方面的內部控制流程見(jiàn)圖一
(銷(xiāo)售與收款循環(huán)內部控制制度流程圖)
從圖一我們可以看出，貴公司在銷(xiāo)售與收款方面內部控制制度的設計充分體現了機械制造企業(yè)的特點(diǎn)，著(zhù)力強調為客戶(hù)服務(wù)意識和銷(xiāo)售風(fēng)險防范體系，在檢查中我們發(fā)現，這些控制措施在實(shí)際工作中也基本上得到了執行。在這方面存在的問(wèn)題主要表現在：
(一) 銷(xiāo)售與收款內部控制制度符合性方面
1、 賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)的批準程序和批準標準不明確。貴公司的控制流程中規定，賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)由營(yíng)銷(xiāo)部審核，報經(jīng)主管銷(xiāo)售的副總經(jīng)理批準。但是在制度中沒(méi)有營(yíng)銷(xiāo)部有關(guān)賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)需審核的文件、審核的具體執行人、審核并上報副總經(jīng)理的要求、審核的時(shí)限等具體可操作的流程規定。主管銷(xiāo)售的副總經(jīng)理對賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)是否批準的要求也沒(méi)有具體的規定。產(chǎn)生這個(gè)問(wèn)題的原因是總經(jīng)理認為，市場(chǎng)情況經(jīng)常變動(dòng)，以一套固定的模式來(lái)決定賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)可能會(huì )影響銷(xiāo)售業(yè)績(jì)，而且主管銷(xiāo)售的副總經(jīng)理習慣于按經(jīng)驗辦事。但是，沒(méi)有標準勢必會(huì )導致賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)的隨意性，同一種業(yè)務(wù)，由不同的人執行，就會(huì )產(chǎn)生不同的審批結果。雖然經(jīng)檢查沒(méi)有發(fā)現因此而產(chǎn)生的混亂現象，但長(cháng)此以往，后患無(wú)窮。
為解決上述問(wèn)題，我們建議，由營(yíng)銷(xiāo)部提出審批的具體程序和標準，報董事會(huì )批準后實(shí)施。
2、 銷(xiāo)售訂單、產(chǎn)品出庫單、銷(xiāo)售發(fā)票、發(fā)運單分別歸集，不便于稽核。制度規定，財務(wù)部應在每月10日前將從各部門(mén)分別取得的銷(xiāo)售訂單、產(chǎn)品出庫單、銷(xiāo)售發(fā)票、發(fā)運單核對相符，以防止與銷(xiāo)售相關(guān)的各部門(mén)發(fā)生工作失誤。但是，由于前述單據分別來(lái)自不同的部門(mén)，財務(wù)部無(wú)力對每一筆銷(xiāo)售業(yè)務(wù)都分別核對，只能核對這些單據的總額是否相等。如果不相等，查找起來(lái)非常麻煩，尤其是，如果發(fā)生錯誤發(fā)貨或錯誤開(kāi)單，必然會(huì )導致客戶(hù)不滿(mǎn)，嚴重影響公司的銷(xiāo)售業(yè)務(wù)。況且，既使核對相等，也并不意味著(zhù)每一筆業(yè)務(wù)都正確。
為解決這個(gè)問(wèn)題，我們建議，在營(yíng)銷(xiāo)部設立客戶(hù)代表制度，營(yíng)銷(xiāo)部每接到一票訂單，就由營(yíng)銷(xiāo)部經(jīng)理指定一名員工為客戶(hù)代表，由其代表客戶(hù)到各部門(mén)辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，貨物發(fā)運后，由其將相關(guān)單據核對相等后交財務(wù)部審核。這樣做既可以解決上述問(wèn)題，又可以減少客戶(hù)的麻煩，而且并不需要增加成本開(kāi)支。
3、 價(jià)格員的設置沒(méi)有意義。貴公司在營(yíng)銷(xiāo)部設有三名價(jià)格員，負責核對銷(xiāo)售發(fā)票中的價(jià)格是否正確。據我們調查，貴公司所銷(xiāo)售的產(chǎn)品只有五個(gè)品種，二十一個(gè)規格，營(yíng)銷(xiāo)部一個(gè)合格的員工，在一個(gè)月內就可以記住所有的價(jià)格，而且可以打印價(jià)格表發(fā)給與銷(xiāo)售價(jià)格使用和審核有關(guān)的員工，完全沒(méi)有必要設置價(jià)格員來(lái)進(jìn)行審核。按貴公司目前的勞資標準，每名員工的平均費用為22，500元，三名員工的費用就是67，500元，這筆開(kāi)支根本沒(méi)有必要。
我們建議，取消價(jià)格員，這樣可以每年為貴公司節省開(kāi)支67，500元。
4、 銷(xiāo)售傭金制度設計有缺陷。貴公司對營(yíng)銷(xiāo)部員工按銷(xiāo)售訂貨金額和銷(xiāo)售回款金額的1%計算提取銷(xiāo)售傭金，這本是促進(jìn)營(yíng)銷(xiāo)工作的一項激勵措施，是合理的，但是，這項制度在設計時(shí)，沒(méi)有考慮銷(xiāo)貨退回及折讓因素，一旦發(fā)生，就會(huì )導致銷(xiāo)售傭金隱性提高。長(cháng)此以往，還可能出現虛假銷(xiāo)售問(wèn)題，給貴公司造成更大的損失。
我們建議，由財務(wù)部根據貴公司近幾年銷(xiāo)貨退回及折讓金額占全部銷(xiāo)售額的百分比，再考慮各種調整因素后，確定一個(gè)銷(xiāo)售傭金暫扣比例，報董事會(huì )批準后，實(shí)施傭金暫扣制度，待銷(xiāo)貨退回及折讓期過(guò)后，如沒(méi)有發(fā)生銷(xiāo)貨退回及折讓事項，再將暫扣款發(fā)給營(yíng)銷(xiāo)員。
(二) 現行內部控制制度遵循方面存在的問(wèn)題
1、 客戶(hù)往來(lái)對賬流于形式。制度規定，財務(wù)部會(huì )計員應于每季度終了后10天內向往來(lái)客戶(hù)寄發(fā)并核對往來(lái)賬目對賬單，如發(fā)現不符應在三天內查出原因予以解決。但據我們檢查發(fā)現，2002年第一季度和第三季度沒(méi)有發(fā)出往來(lái)賬目調節表，第四季度的往來(lái)賬目調節表不相符但沒(méi)有原因說(shuō)明和處理意見(jiàn)。到2002年12月31日止，客戶(hù)往來(lái)賬目金額與客戶(hù)認可往來(lái)金額相差2，150，336元(客戶(hù)認可金額高于貴公司賬簿金額的項目為379，624元，客戶(hù)認可金額少于貴公司往來(lái)賬面金額的項目為2，529，960元)。產(chǎn)生這個(gè)問(wèn)題的原因是財務(wù)部人員不足，規定的對賬調節期又與會(huì )計工作高峰期相沖突，財務(wù)部有關(guān)人員認為此項工作不應是自已的工作范圍，有關(guān)部門(mén)的督促監督不力等。
基于這個(gè)問(wèn)題的嚴重性和重大的風(fēng)險性，我們建議，應立即安排得力人員，盡快查清往來(lái)賬不符的原因，迅速解決問(wèn)題，努力防止產(chǎn)生不應有的壞賬損失。同時(shí)應調查財務(wù)部沒(méi)有執行此項制度的真正原因，采取措施，使這些制度真正落到實(shí)處。
2、 銷(xiāo)貨退回及折讓手續制度執行不力。制度規定，客戶(hù)提出銷(xiāo)貨退回及折讓申請的，經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)部審核、主管銷(xiāo)售的副總經(jīng)理批準后，可以辦理銷(xiāo)貨退回及折讓事項，但必須將退回貨物經(jīng)驗收后填寫(xiě)入庫單，并取得客戶(hù)提供的“銷(xiāo)貨退回及索取折讓通知單”、收款收據后才可以辦理退款。但據我們審查發(fā)現，此項制度的執行很不理想。2002年共發(fā)生銷(xiāo)貨退回及折讓事項35項，有2項沒(méi)有入庫驗收單，金額合計164，515元，有8項沒(méi)有取得“銷(xiāo)貨退回及索取折讓通知單”，金額合計1，755，396元，因此多交增值稅298，417元。產(chǎn)生這個(gè)問(wèn)題的原因是各部門(mén)之間相互溝通不力，財務(wù)部礙于貴公司有關(guān)人員情面，不嚴格執行制度，過(guò)后又不積極督促補充，聽(tīng)而任之。
基于這個(gè)問(wèn)題的嚴重性，我們建議，立即組織人員檢查督促有關(guān)手續，補回損失，同時(shí)應處罰有關(guān)責任人。
3、 未按規定及時(shí)將所收款項送存銀行。制度規定，財務(wù)部收到款項，應在當日送存銀行，以防止盜搶及挪用損失。我們抽查了三個(gè)月的收款業(yè)務(wù)發(fā)現，貴公司銀行日記賬每天記錄的收款金額與銀行提供的對賬單金額不符，有時(shí)多有時(shí)少，這說(shuō)明有時(shí)沒(méi)有將所收款項于當天送存銀行，經(jīng)復核，全年的余額雖然相等(說(shuō)明沒(méi)有損失)，但潛在的風(fēng)險是存在的。產(chǎn)生這個(gè)問(wèn)題的原因是財務(wù)部出納員嫌每天存款過(guò)于麻煩，對不執行該項制度可能產(chǎn)生的風(fēng)險認識不足，財務(wù)部負責人督促不力。
我們建議，應向財務(wù)部有關(guān)人員強調及時(shí)存款的意義，安排人員不定期抽查及時(shí)存款情況，發(fā)現問(wèn)題，立即處理。
4、 壞賬處理不符合規定。制度規定，財務(wù)部應于每年10月份，編制賬齡分析表，對可能的壞賬提出意見(jiàn)，交總經(jīng)理辦公室審批處理。但據我們檢查發(fā)現，財務(wù)
部編制的賬齡分析表雖然按期提交給總經(jīng)理辦公室，但只是例行地批準記入壞賬，并沒(méi)有對產(chǎn)生壞賬的原因進(jìn)行分析，也沒(méi)有對相關(guān)責任人進(jìn)行處理，更沒(méi)有采取應急措施挽回損失。產(chǎn)生這個(gè)問(wèn)題的原因是有關(guān)人員嫌麻煩，不愿意去做挽回損失的努力。在內部又推托責任，沒(méi)有人負責。主管領(lǐng)導好好思想嚴重，不愿得罪人。
我們建議，組織有關(guān)人員對近三年已產(chǎn)生的壞賬進(jìn)行清理，查清責任，及時(shí)處理。采取積極措施，努力挽回損失。
(三) 相關(guān)部門(mén)反饋意見(jiàn)
我們按照《內部審計實(shí)務(wù)標準》的要求，在本報告正式送交貴公司董事會(huì )前已將草稿送到相關(guān)部門(mén)，并要求他們提出反饋意見(jiàn)，在本報告正式編制前我們已經(jīng)收到所有的反饋意見(jiàn)，現將這些意見(jiàn)整理歸納如下：
1、 對于我們提出的與內部控制制度設置有關(guān)的問(wèn)題，相關(guān)部門(mén)都表示贊成，并同意我們提出的修改建議。
2、 財務(wù)部對于我們提出的收款不及時(shí)送存銀行問(wèn)題和銷(xiāo)貨退回及折讓手續不健全問(wèn)題表示同意，對前一個(gè)問(wèn)題他們已經(jīng)進(jìn)行了整改，對后一個(gè)問(wèn)題他們建議我們向董事會(huì )提出，以取得嚴格執行制度的要求。
3、 財務(wù)部對于客戶(hù)往來(lái)對賬問(wèn)題歸責于他們表示不認可，認為如不能增加人員編制，他們無(wú)力完成此項工作。
4、 總經(jīng)理辦公室參與人員不認可，對于他們關(guān)于壞賬損失原因的責難，認為他們對此已經(jīng)盡力了，產(chǎn)生壞賬的原因是多方面的，除非進(jìn)行訟訴別無(wú)它法，但他們又對訟訴的難度心存恐懼，對勝訴后的具體執行不抱希望。
二、 采購和付款循環(huán)
貴公司在采購和付款循環(huán)的內部控制流程見(jiàn)圖二
(采購和付款內部控制流程圖)
從上圖可以看出，貴公司在采購和付款方面的內部控制設置緊密結合機械制造企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)，著(zhù)重強調防范采購風(fēng)險，降低采購成本，提高采購效率和控制采購費用，在檢查中我們發(fā)現，貴公司在實(shí)際工作中基本上執行了這些制度。在這方面存在問(wèn)題主要表現在：
(一) 采購和付款內部控制制度符合性方面
1、 采購訂單發(fā)出前未經(jīng)財務(wù)審核。貴公司的采購流程規定，倉儲部應根據生產(chǎn)計劃的要求和實(shí)際庫存情況，提出采購申請，經(jīng)主管副總經(jīng)理批準后向供應商發(fā)出采購訂單。這項控制制度在倉儲部庫存管理比較準確的前提下是合理的。但是，一旦倉儲部的庫存管理工作出現失誤，就會(huì )出現繼續采購已積壓物資的錯誤，導致資金占用不合理增加等經(jīng)營(yíng)風(fēng)險。在管理控制比較好的企業(yè)經(jīng)營(yíng)流程中，為解決這個(gè)問(wèn)題，一般都在采購控制流程中，存在一個(gè)財務(wù)部審核控制程序，專(zhuān)門(mén)審核各種物資的生產(chǎn)需要量和現有庫存量是否正確，以檢查和防范倉儲部的管理失誤。產(chǎn)生這個(gè)問(wèn)題的原因是，貴公司與采購相關(guān)的部門(mén)和主管領(lǐng)導對這個(gè)問(wèn)題的重要性和風(fēng)險性認識不夠，只是認為增加一項審核控制會(huì )降低采購效率、提高控制成本而且根本沒(méi)有必要存在這項控制。
基于這個(gè)問(wèn)題的重要性和貴公司相關(guān)部門(mén)和管理層的認識和要求，我們建議：增加此項控制，但是，考慮提高采購效率和降低控制費用的要求，可以要求財務(wù)部只審核采購訂單申請表中的現有庫存量一項指標。
2、 付款無(wú)程序，無(wú)標準。貴公司的采購流程規定，由財務(wù)部審核供應商的付款要求和采購的有關(guān)單據文件，根據貴公司流動(dòng)資金的周轉情況決定是否付款、付款比例和付款時(shí)間。在貴公司流動(dòng)資金充足和付款政策一致性的前提下，這項控制流程規定是合理的。但是，貴公司由于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)高速增長(cháng)，流動(dòng)資金比較緊張，無(wú)法保證所有的外欠款項都及時(shí)支付，而且由于供應商情況的復雜性，財務(wù)部也無(wú)法保證付款政策的一致性。在此條件下，財務(wù)部付款政策的執行就存在較大的隨意性，長(cháng)此以往，會(huì )導致因財務(wù)部付款過(guò)程沒(méi)有監督而產(chǎn)生財務(wù)部有關(guān)人員以職權謀取私利情況的產(chǎn)生。出現這個(gè)問(wèn)題的原因是貴公司有關(guān)管理人員認為，各個(gè)不同的供應商情況復雜，在目前條件下，很難用一套具體的標準來(lái)決定付款政策，只能由財務(wù)部根據實(shí)際情況決定付款業(yè)務(wù)的實(shí)際運行。
我們建議，由貴公司主管副總經(jīng)理協(xié)調采購部和財務(wù)部，制定出一套切實(shí)可行的采購欠款付款政策，報總經(jīng)理批準后執行。一般情況下，應力求保證付款政策的一致性，出現特殊情況需要優(yōu)先保證某供應商付款時(shí)，應由采購部提出申請，經(jīng)財務(wù)部審核后報主管副總經(jīng)理批準后執行。
3、 供應商變動(dòng)無(wú)審核標準。貴公司的采購流程規定，由采購部根據生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的實(shí)際情況選擇所需物資的供應商，報主管采購的副總經(jīng)理批準后確定供應商。在此項制度中，沒(méi)有規定采購部根據什么標準選擇供應商、副總經(jīng)理根據什么條件批準供應商、在什么情況下應變更供應商。由于沒(méi)有標準，貴公司在供應商的選擇和變更方面存在很大的隨意性，也沒(méi)有必要的監督，采購部經(jīng)常受到以權謀私的指責，雖然這些指責大多沒(méi)有確切的證據，但貴公司各方面(包括采購部)對供應商選擇的隨意性的不滿(mǎn)是很明顯的。產(chǎn)生這個(gè)問(wèn)題的原因是，供應商提供的條件是在不斷變化之中的，采購部受信息不對稱(chēng)因素的影響，不能絕對保證所選擇的供應商總是最優(yōu)的。從貴公司自身的情況來(lái)看，不同時(shí)期對供應商的要求也不同，很難確定一套穩定的、具體的供應商選擇標準來(lái)進(jìn)行供應商管理。
我們建議，由采購部根據貴公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的實(shí)際情況，擬定一套供應商選擇和變更的標準及所需要提供的資料，經(jīng)主管副總經(jīng)理審核后報總經(jīng)理批準后執行。如果出現需要變更標準的情形，應由采購部提出申請，經(jīng)主管副總經(jīng)理審核報總經(jīng)理后才能進(jìn)行。
4、 已報銷(xiāo)入賬的單據文件沒(méi)有核銷(xiāo)處理制度。貴公司的采購與付款循環(huán)流程中規定，物資采購業(yè)務(wù)結束后，財務(wù)部應依據有關(guān)單據的文件記錄應付賬款明細賬。但是，沒(méi)有規定已報銷(xiāo)入賬的單據文件必須進(jìn)行核銷(xiāo)。這樣，就存在已報銷(xiāo)入賬的單據文件重復入賬、欠款重復支付的風(fēng)險。產(chǎn)生這個(gè)問(wèn)題的原因，財務(wù)部對此問(wèn)題的重視程度不足，認為只要認真檢查，是不會(huì )出現問(wèn)題的，他們也是從沒(méi)有在這方面發(fā)生過(guò)錯誤。
我們建議，貴公司在采購與付款業(yè)務(wù)執行完畢，進(jìn)行賬務(wù)處理時(shí)，應將已報銷(xiāo)入賬的單據憑證和相關(guān)文件上加蓋“已入賬”標記，或在其上用打孔機打孔。財務(wù)部在進(jìn)行付款和賬務(wù)處理時(shí)，只要發(fā)現所處理的單據或文件上有“已入賬”或已打孔，就應拒絕接受并報財務(wù)部主管處理。
(二) 現行內部控制制度遵循方面存在的問(wèn)題
1、 部分采購業(yè)務(wù)沒(méi)有采購招標比價(jià)文件。制度規定，貴公司一次超過(guò)50，000元的物資采購都必須向已選定的供應商招標，由這些供應商提供投標文件，貴公司采購部編制采購招標分析表并確定最終供應商。貴公司2002年一次金額超過(guò)50，000元的采購業(yè)務(wù)305筆，我們采取統計抽樣的方法，共抽取了其中的85筆進(jìn)行檢查(可靠程度95%，總金額15，045，140元)，發(fā)現有5筆沒(méi)有已選定供應商提供的投標書(shū)，其采購金額合計1，385，476元;有8筆沒(méi)有物資采購招標分析表，其采購金額合計2，556，771元。不符合規定的采購業(yè)務(wù)占全部采購業(yè)務(wù)的15%，這說(shuō)明貴公司在這方面的工作存在的問(wèn)題較大，雖然并沒(méi)有造成重大損失，但如此嚴重地破壞控制制度，長(cháng)此以往不經(jīng)處理，必將給貴公司造成重大損失。產(chǎn)生這個(gè)問(wèn)題的原因是，采購部有關(guān)人員認為，其實(shí)他們已經(jīng)執行了公司制度規定的程序，只不過(guò)是因為工作太忙，沒(méi)有及時(shí)補充所需的文件，而且他們認為，只要是執行了規定的程序，文件資料只是個(gè)形式，有沒(méi)有都沒(méi)關(guān)系。
我們建議，必須嚴格執行采購招標文件資料制度，應該要求財務(wù)部，凡是招標文件資料不完整的采購業(yè)務(wù)一律不得入賬和付款。
2、 物資入庫時(shí)清點(diǎn)驗收工作流于形式。制度規定，采購的物資在入庫時(shí)，應由倉儲部有關(guān)人員進(jìn)行清點(diǎn)和驗收，確認實(shí)際入庫物資的品種、規格、等級、數量等項目，以保證入庫物資的準確性。我們在檢查中，觀(guān)察了三次實(shí)際的入庫清點(diǎn)驗證過(guò)程，發(fā)現倉儲有些人員只對入庫物資的品種進(jìn)行檢查確認，對于其他項目沒(méi)有按規定清點(diǎn)驗證，而是按照采購訂單副聯(lián)和供應商提供的貨運單直接填寫(xiě)入庫單。這樣，一旦供應商的貨運單發(fā)生錯誤，貴公司的入庫記錄就將隨之發(fā)生錯誤，庫存賬簿的記錄也將出現錯誤，庫存物資管理就會(huì )出現混亂。一旦發(fā)現某種庫存物資短缺，根本無(wú)法確認是庫存保管問(wèn)題，還是入庫驗收問(wèn)題，更無(wú)法確認是哪個(gè)供應商存在問(wèn)題，所造成的損失，就只能由貴公司自己承擔。產(chǎn)生這個(gè)問(wèn)題的原因是，倉儲部有關(guān)工作人員認為，供應商是采購部通過(guò)規定程序確定的，都是管理方面很規范的公司，不可能發(fā)生實(shí)際入庫物資與貨運單不符的情況，他們的工作只不過(guò)是例行公事而已。
我們建議，必須執行嚴格入庫物資清點(diǎn)驗收制度，對于在清點(diǎn)驗收過(guò)程中發(fā)現的實(shí)際清點(diǎn)與貨運單不符的情況，應立即通知采購部與該供應商溝通，以保證與采購訂單相符。同時(shí)，該通知單還可作為采購部考核和更換供應商時(shí)的重要參考。
3、 已驗收入庫物資暫估入庫制度執行不力。制度規定，對于已驗收入庫但由于單據文件不完整的業(yè)務(wù)，不得按正常的方式報銷(xiāo)入賬，必須按估定的價(jià)格做暫估入庫處理。但在我們的檢查中發(fā)現，2002年貴公司共發(fā)生此類(lèi)業(yè)務(wù)104筆，我們按統計抽樣的要求檢查了15筆(可靠程度95%)，發(fā)現有3筆沒(méi)有辦理暫估入庫手續，占所抽查業(yè)務(wù)的20%。其金額合計為784，329元。這種情況的發(fā)生，嚴重影響了庫存物資核算的準確性，導致庫存物資信息失真，損害管理層決策的準確性。產(chǎn)生這個(gè)問(wèn)題的原因是，倉儲部有些工作人員認為，這些物資入庫單據文件不完整是暫時(shí)的，所短缺的單據文件很快就會(huì )補齊，沒(méi)有必要勞神費力去辦理暫估入庫手續，其后，所短缺的單據文件由于種種原因沒(méi)有補齊，他們因忙于其他事務(wù)而忘記了辦理暫估入庫手續。
我們建議，必須嚴格執行單據文件不完整的物資采購暫估入庫手續制度，倉儲部有關(guān)負責人員應不定期觀(guān)察物資入庫業(yè)務(wù)，一旦發(fā)現此種情況，應及時(shí)處理并按規定給予有關(guān)責任人必要的處理。
4、庫存物資定期盤(pán)點(diǎn)制度流于形式。制度規定，倉儲部
定期對庫存物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，以便及時(shí)掌握物資的實(shí)際庫存情況。財務(wù)部應在每年年未前對庫存物資進(jìn)行抽查，以確保倉儲部有關(guān)庫存物資的報告的正確性。但據我們檢查發(fā)現，貴公司的庫存物資定期盤(pán)點(diǎn)檢查制度沒(méi)有得到切實(shí)的執行。2002年12月15日貴公司倉儲部編報的庫存物資盤(pán)點(diǎn)表顯示，貴公司的庫存物資實(shí)際盤(pán)點(diǎn)數與賬面庫存數完全相符，沒(méi)有一點(diǎn)差異。貴公司財務(wù)部在2002年12月27日編報的庫存物資抽查表中，反映被抽查的15種物資的實(shí)際庫存數量與賬面數量也完全相符。從這兩份文件中，似乎貴公司的庫存物資管理水平非常高，有關(guān)庫物資定期盤(pán)點(diǎn)的制度也得到了切實(shí)的執行，但實(shí)際上并非如此。貴公司2002年12月31日庫存物資明細賬中反映的存貨共有5794種，我們按照統計抽樣的要求(可靠程度95%)，抽查了219種物資的實(shí)際庫存情況，發(fā)現其中有57種物資的實(shí)際庫存數量與賬面數量不符，差異金額超過(guò)20%的庫存物資數量達到18種，重大錯誤率達到8.2%。這說(shuō)明，貴公司的倉儲部并沒(méi)有認真的盤(pán)點(diǎn)庫存物資，貴公司財務(wù)部也沒(méi)有認真地進(jìn)行抽查。貴公司的庫存物資管理并不像其報告中反映的那么高效，相反，存在的問(wèn)題卻很?chē)乐�。產(chǎn)生這個(gè)問(wèn)題的原因是，貴公司倉儲部和財務(wù)部有關(guān)人員認為，貴公司的保安制度很?chē)栏�，不�?huì )產(chǎn)生庫存物資的丟失現象，庫存物資實(shí)際盤(pán)點(diǎn)是否準確意義不大，既使不準確，也不會(huì )給貴公司造成損失。
基于庫存物資實(shí)際盤(pán)點(diǎn)制度對于貴公司強化管理水平，保證庫存物資信息準確性，提高貴公司與庫存物資相關(guān)的決策質(zhì)量的意義，我們建議，應切實(shí)加強對庫存物資盤(pán)點(diǎn)制度重要性的認識，采取措施，保證這項制度的真正實(shí)施。
(三) 相關(guān)部門(mén)的反饋意見(jiàn)。
1、 采購部已認識到了財務(wù)部審核對于采購訂單制訂的重要性，已經(jīng)與財務(wù)部協(xié)商具體的審核辦法，對于我們提出的建議表示認可。
2、 采購部對于供應商選擇與更換的標準問(wèn)題早已有所體會(huì )，并對此深感憂(yōu)慮，主管副總經(jīng)理也有同感，他們已經(jīng)開(kāi)始著(zhù)手標準的制度工作。
3、 采購部對于大宗采購項目招標文件問(wèn)題表示認可，現在他們已采取措施補充所缺少的文件資料，并保證今后不會(huì )再有此類(lèi)事情的發(fā)生。
4、 財務(wù)部對于已報銷(xiāo)單據和文件的的注銷(xiāo)問(wèn)題表示認可，并已經(jīng)開(kāi)始實(shí)施我們提出的建議;對于付款標準和付款程序問(wèn)題，他們承認問(wèn)題的存在，但對于我們提出的解決建議表示無(wú)力實(shí)現。
5、 倉儲部承認在入庫清點(diǎn)、暫估入庫問(wèn)題和盤(pán)點(diǎn)中存在的問(wèn)題，但不承認我們對于產(chǎn)生原因的分析，他們堅持認為，出現這些問(wèn)題的主要原因是他們的工作量較大，時(shí)間性要求較強，而他們的定員人數過(guò)少，無(wú)力完全執行規定管理控制程序。
三、 生產(chǎn)和成本計算循環(huán)
貴公司在生產(chǎn)和成本循環(huán)的內部控制流程見(jiàn)圖三
(生產(chǎn)和成本計算循環(huán)內部控制流程圖)
從上圖可以看出，貴公司在生產(chǎn)和成本控制方面的內部控制制度強調生產(chǎn)消耗的控制和成本計算的準確性。這些制度基本上也得到了實(shí)施執行。在這個(gè)循環(huán)存在的問(wèn)題主要表現在：
(一) 生產(chǎn)和成本計算循環(huán)內部控制制度符合性方面
1、 對于價(jià)值較低的標準件、工具的生產(chǎn)領(lǐng)用手續過(guò)于繁瑣。制度規定，生產(chǎn)車(chē)間及其他輔助生產(chǎn)車(chē)間領(lǐng)用所有的庫存物資都要填寫(xiě)領(lǐng)料單，由倉儲部根據生產(chǎn)需要批準發(fā)放庫存物資。這對于專(zhuān)用的生產(chǎn)材料和貴重材料來(lái)說(shuō)是必要的，但對于通用的、價(jià)值較低的標準件和工具來(lái)說(shuō)是沒(méi)有必要的。因為生產(chǎn)中經(jīng)常用到這些標準件和工具，用多少領(lǐng)多少，雖然可以降低生產(chǎn)消耗，但給倉儲部造成的工作量會(huì )大大提高，貴公司倉儲部與庫存物資發(fā)出有關(guān)的工作人員比同行業(yè)相同規模的企業(yè)多四名，主要原因就在于此。我們測算，2002年貴公司因實(shí)行此項制度，可以降低標準件、工具的消耗35，000元，而多付出的工資費用卻要增加80，000元，多支付45，000元。產(chǎn)生這個(gè)問(wèn)題的原因是該項制度的設計者過(guò)于強調生產(chǎn)消耗成本，沒(méi)有考慮到為達到目標所需付出的代價(jià)。
我們建議：對于貴公司生產(chǎn)過(guò)程中常用的通用標準件、小工具等物資可以采用預算管理的辦法，由生產(chǎn)部根據需要一次性領(lǐng)用一個(gè)生產(chǎn)周期的需要量，具體的消耗量由生產(chǎn)部去控制，由此可節省成本45，000元。
2、 生產(chǎn)成本的計算方法過(guò)于細致，導致核算成本過(guò)大。貴公司的生產(chǎn)成本核算采用品種法，為了準確，不僅把每一種產(chǎn)品作為一個(gè)成本計算對象，而且把每一種產(chǎn)品的每一個(gè)規格也作為一個(gè)成本計算對象;輔助生產(chǎn)費用的分配采用了目前最準確的代數分配法。這種成本計算方法確實(shí)可以提高成本計算結果的準確性，但為此付出的代價(jià)是財務(wù)部與成本計算相關(guān)的人員比行業(yè)同規模的企業(yè)多出五人。提高成本計算準確性的經(jīng)濟意義有多大難以確認，但增加五名工作人員就要多付出100，000元的費用。產(chǎn)生問(wèn)題的原因與前述相同。
我們建議，放棄這種過(guò)于繁瑣、過(guò)于細致的成本計算方法，改為目前大多數同行業(yè)企業(yè)通用的成本計算方法，雖然準確性有所降低，但降低成本的作用是非常明顯的。
3、 生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的廢品及邊角余料的處理沒(méi)有規定。在生產(chǎn)過(guò)程中不可避免地會(huì )產(chǎn)生廢品和邊角余料，對于廢品產(chǎn)生的責任和廢品的處理會(huì )影響到貴公司的生產(chǎn)效率的進(jìn)步和生產(chǎn)成本的變動(dòng);邊角余料的處理會(huì )影響到生產(chǎn)成本的變動(dòng)、環(huán)保法規的遵循和生產(chǎn)車(chē)間的利益。據我們檢查，貴公司2002年共發(fā)生廢品2，500件，由此影響的成本為2，800，000元，其中可折解重復使用的價(jià)值1，780，000元。邊角余料已由生產(chǎn)車(chē)間處理給廢品收購商，取得處理款156，396元，此款已收入生產(chǎn)車(chē)間，并已作為機動(dòng)獎金發(fā)給生產(chǎn)車(chē)間的有關(guān)人員。這種做法對貴公司的不利影響是巨大的，產(chǎn)生如此巨額的廢品成本無(wú)人處理，會(huì )助長(cháng)廢品的進(jìn)一步增加;邊角余料處理款不交財務(wù)部統一處理，會(huì )助長(cháng)各部門(mén)謀取非法利益的積極性，長(cháng)此以往，貴公司整體的利益將會(huì )受到極大的損害。產(chǎn)生這個(gè)問(wèn)題的原因是，貴公司有關(guān)部門(mén)認為，各生產(chǎn)車(chē)間已實(shí)施了成本目標預算考核制度，各生產(chǎn)車(chē)間成本的高低會(huì )影響到自身的經(jīng)濟利益，沒(méi)有認識到加強管理的重要性。
我們建議，應盡快建立并實(shí)施廢品責任處理制度和邊角余料的統一處理制度，將廢品成本和邊角余料回收成本與生產(chǎn)成本目標考核緊密結合起來(lái)。
(二) 現行內部控制制度遵循性方面存在的問(wèn)題
1、 員工招聘錄用控制執行不力。制度規定，各單位、部門(mén)需要增加員工，應由該部門(mén)提出增加員工申請，提交增加員工的理由，報人事部申核后交總經(jīng)理批準。但此項制度在貴公司執行得很不理想，據我們檢查發(fā)現，貴公司2002年各部門(mén)增加員工的申請數為368人，實(shí)際增加員工368人，而且各部門(mén)的實(shí)際增加人數恰好等于其申請人數，這就意味著(zhù)，只要各部門(mén)提出增加員工申請，都能得到保證，而對于申請的合理性、必要性，人事部并沒(méi)有考核和審查。據我們實(shí)際調查測算，在2002年增加的員工中，至少有49名是不必要的，由此給貴公司增加的人工成本是68萬(wàn)元。產(chǎn)生這個(gè)問(wèn)題的原因是，人事部認為，各部門(mén)已實(shí)施了費用預算考核，各部門(mén)出于對自身利益的考慮，不會(huì )沒(méi)有理由地增加員工，一旦申請增加，他們一定是必須，人事部的審核只不過(guò)是個(gè)形式而已。
我們建議，人事部應切實(shí)承擔起員工招聘錄用控制的職責，在審批各部門(mén)提交的增加員工申請時(shí)，必須認真審查申請部門(mén)提交的申請資料，按崗位職責說(shuō)明書(shū)和生產(chǎn)工藝文件及生產(chǎn)任務(wù)單的標準，復算申請部門(mén)的員工需要量，并以此為標準確定是否批準增加員工的申請。
2、 領(lǐng)用材料計價(jià)、成本計算方法各期不一致，財務(wù)指標嚴重背離公司實(shí)際情況。會(huì )計制度規定，企業(yè)的會(huì )計核算方法應保持一致性，一種方法一旦被采用，沒(méi)有特殊的原因并報請有關(guān)部門(mén)批準，不得隨意變更。貴公司在這方面執行情況較差。據我們檢查發(fā)現，貴公司在2002年內就對生產(chǎn)領(lǐng)用材料的計價(jià)先后使用了先進(jìn)先出法、加權平均法、后進(jìn)先出法，人為造成生產(chǎn)成本下降1，200萬(wàn)元。成本計算時(shí)，實(shí)際領(lǐng)用材料與領(lǐng)料單不符，采用價(jià)格差調減成本1，500萬(wàn)元。生產(chǎn)車(chē)間的在產(chǎn)品完工約當量隨意調節，并沒(méi)有按實(shí)際情況列示，導致目前生產(chǎn)車(chē)間在產(chǎn)品的單位成本已經(jīng)高于完工產(chǎn)品成本，由此降低的完工產(chǎn)品成本達到850萬(wàn)元。產(chǎn)生這個(gè)問(wèn)題的原因是，貴公司對各部門(mén)及各級管理人員采用預算考核管理，在無(wú)法完成考核任務(wù)的條件下，貴公司部分管理人員為了自身的眼前利益，放棄了對原則的遵守。貴公司正在申請上市，此種做法如不能及時(shí)改變，很有可能受到法律訴訟。
我們建議，貴公司應督促各部門(mén)切實(shí)執行國家會(huì )計制度和內部控制制度，采用聘請外部社會(huì )中介審計的方法檢查發(fā)現和防止成本隨意調節現象的存在。
3、 部分生產(chǎn)人員不認真遵守生產(chǎn)工藝文件的要求。在生產(chǎn)過(guò)程中遵守生產(chǎn)工藝文件是保證產(chǎn)品質(zhì)量，提高生產(chǎn)效率的基本要求，但據我們觀(guān)察發(fā)現，在部分生產(chǎn)人員中存在不遵守生產(chǎn)工藝文件的現象。例如，在組裝車(chē)間的最后組裝工序的工藝文件中，要求將組裝螺絲正擰8圈然后反擰一圈，而部分生產(chǎn)人員只是正擰7.5圈，甚至只正擰5圈;車(chē)床在生產(chǎn)員工交接班時(shí)，工藝文件要求檢查并加注潤滑油以保證車(chē)床的使用壽命，但部分生產(chǎn)員工卻不遵守這項規定;工藝文件規定，生產(chǎn)工具使用完畢，應放在規定的位置以便其他人使用，但部分生產(chǎn)員工卻按照個(gè)人的習慣，怎么放的都有。諸如此類(lèi)的現象大量存在，如不及時(shí)改變，將嚴重影響貴公司的產(chǎn)品質(zhì)量和生產(chǎn)效率。
產(chǎn)生這個(gè)問(wèn)題的原因是，貴公司生產(chǎn)部門(mén)和技術(shù)部門(mén)對生產(chǎn)員工的工藝紀律方面的培訓和監督不力，不重視工藝文件對產(chǎn)品質(zhì)量和生產(chǎn)效率的影響。
我們建議，選擇合適時(shí)間對現有的生產(chǎn)員工進(jìn)行工藝文件重要性教育，開(kāi)設培訓班和咨詢(xún)小組對生產(chǎn)工藝文件規定的各種工藝要求所生產(chǎn)產(chǎn)品的意義進(jìn)行講解，明確遵守工藝文件對生產(chǎn)員工個(gè)人利益的影響。
(三) 相關(guān)部門(mén)反饋意見(jiàn)
1、 倉儲部確認，他們對于低價(jià)值物資的領(lǐng)用手續問(wèn)題早已不滿(mǎn)，同意我們提出的改進(jìn)意見(jiàn)，正在與財務(wù)部、生產(chǎn)車(chē)間商討我們提出建議的操作方法。
2、 財務(wù)部承認成本核算方面的確存在如我們所發(fā)現的問(wèn)題，但他們說(shuō)，作為專(zhuān)業(yè)人員他們知道這樣做是不可以的，但他們之所以這樣做是為了公司整體的利益，他們不愿意獨立承擔此項責任。
財務(wù)部對我們提出的成本計算方法過(guò)于繁瑣的指責表示同意，并強調他們也是按制度辦事，至于為什么設計這樣的成本計算方法，他們表示不清楚。
3、 生產(chǎn)車(chē)間對于我們提出的員工不遵守工藝文件問(wèn)題表示認可，但不同意我們的產(chǎn)生原因分析。他們認為，工藝文件當然應當遵守，但需要時(shí)間對員工進(jìn)行培訓，員工了解并熟練掌握這些工藝文件規定需要一定的周期。
生產(chǎn)車(chē)間承認存在廢品和邊角余料問(wèn)題，但他們強調產(chǎn)生的廢品只占全部產(chǎn)量的3%，已達到同行業(yè)的較高水平，進(jìn)一步降低廢品難度很大;他們強調，邊角余料處理收入用作獎金分配，是經(jīng)過(guò)總經(jīng)理同意的，原因是生產(chǎn)車(chē)間工作條件差，勞動(dòng)強度大，生產(chǎn)車(chē)間員工收入水平低于他們所付出的勞動(dòng)代價(jià)，這筆獎金只不過(guò)是對他們的補償。
4、 人事部承認在員工增加方面審核工作未遵守規定，但他們堅持認為，由于他們在與生產(chǎn)有關(guān)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)方面存在缺陷，他們沒(méi)有能力審核各部門(mén)增加員工的合理性。
四、 貨幣資金控制循環(huán)
貴公司有關(guān)貨幣資控制的內部控制流程見(jiàn)圖四
貨幣資金內部控制流程圖
從上圖中可以看出，貴公司在貨幣資金的管理控制方面，制度的建設是很健全的。我們對貴公司現有的有關(guān)貨幣資金的內部控制流程進(jìn)行了詳細地檢查，沒(méi)有發(fā)現明顯的制度缺陷。對貴公司有關(guān)貨幣資金內部控制制度的執行情況，我們對每一類(lèi)業(yè)務(wù)都進(jìn)行了抽查，發(fā)現了一些問(wèn)題，現將這些問(wèn)題詳述如下：
1、 銀行存款余額調節未實(shí)現分離。制度規定，每月月初，財務(wù)部都應指定一名員工對出納員經(jīng)管的銀行業(yè)務(wù)進(jìn)行檢查，并編制銀行存款余額調節表，如發(fā)現有違規情況應立即向財務(wù)部主管匯報。但據我們檢查發(fā)現，貴公司的銀行存款余額調節表一直都是由出納員自己編制的，財務(wù)部指定人員只是在已編制完畢的銀行存款余額調節表上蓋印，并沒(méi)有實(shí)際編制或檢查。這就存在出納員挪用公款的可能性。我們在2002年8月份的銀行存款業(yè)務(wù)檢查中發(fā)現，2002年8月2日有一筆款項，金額150萬(wàn)元出賬，2002年8月29日，這筆款項又全額入賬，這兩筆業(yè)務(wù)在貴公司開(kāi)戶(hù)銀行提供的銀行對賬單中有反映，而在貴公司的所有賬簿中都沒(méi)有反映，說(shuō)明這筆金額為150萬(wàn)元的款項有可能曾被挪用。
2、 支票與印鑒沒(méi)有實(shí)現分離。制度規定，支票由出納員保管并填寫(xiě)，印鑒由財務(wù)主管或其指定人員保管并鑒章。據我們觀(guān)察，貴公司的支票和印鑒都由出納員一個(gè)人掌握，沒(méi)有實(shí)現規定的分離，雖然經(jīng)檢查沒(méi)有發(fā)現貨幣資金的非法開(kāi)支，但存在這種可能性。
3、 特殊支出管理控制制度執行不力。制度規定，貴公司所有的固定資產(chǎn)支出和與個(gè)人生活消費有關(guān)的大額資產(chǎn)性開(kāi)支都必須取得董事會(huì )的書(shū)面指令。但在貴公司2002年發(fā)生的342筆此類(lèi)支出中，有27筆沒(méi)有董事會(huì )的書(shū)面指令，總金額達86萬(wàn)元。
4、 員工占用公司資金過(guò)多，現金管理制度沒(méi)有被認真執行。制度規定，員工個(gè)人因出差等公事需要，經(jīng)批準可以向公司財務(wù)部借款，但在與借款相關(guān)的事務(wù)結束后，應立即辦理報銷(xiāo)結賬手續，否則應從其工資中扣除。據我們檢查發(fā)現，貴公司個(gè)人欠款已達153萬(wàn)元，產(chǎn)生的原因多數都與報銷(xiāo)不及時(shí)而扣款政策未執行有關(guān)。
上述問(wèn)題的產(chǎn)生，都是由于有關(guān)人員對其產(chǎn)生的后果認識不足，貴公司有關(guān)方面又缺乏監督，導致問(wèn)題越發(fā)嚴重。
財務(wù)部對此問(wèn)題的解釋是，這些問(wèn)題都是所有企業(yè)的通病，他們這樣做更多的是出于習慣和方便，但出現這么多問(wèn)題，后果如此嚴重卻從來(lái)沒(méi)有想到。
組織結構圖
流程圖圖例
1. 過(guò)程.活動(dòng).工作為
2.一式一份文件為
3.一式多份文件為
4.由……至……為
5.核對為
6.業(yè)務(wù)起點(diǎn)
7. 存檔
采購與付款循環(huán)內部控制流程圖 表一
供應科
倉庫 車(chē)間 財務(wù)科
供應單位送來(lái)發(fā)票
符號說(shuō)明：
業(yè)務(wù)起點(diǎn) 存檔 合并文件 30
銷(xiāo)售與收款循環(huán)內部控制流程圖
銷(xiāo)售科
倉庫 裝運部門(mén) 車(chē)間 財務(wù)科
接受客戶(hù)訂單
入庫
賒銷(xiāo) 現銷(xiāo)
授權
發(fā)貨
產(chǎn)成品出庫
符號說(shuō)明：
業(yè)務(wù)起點(diǎn) 存檔 合并文件 30
銷(xiāo)售與收款循環(huán)內部控制流程圖
銷(xiāo)售科
倉庫 裝運部門(mén) 車(chē)間 財務(wù)科
接受客戶(hù)訂單
入庫
賒銷(xiāo) 現銷(xiāo)
授權
發(fā)貨
產(chǎn)成品出庫
貨幣資金付款業(yè)務(wù)流程圖
各部門(mén)
是 否
授權范圍內 超出授權范圍
審核后付款
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