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電話(huà)會(huì )議通知
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使用電話(huà)通知會(huì )議,是在會(huì )議籌備時(shí)間較為緊張的情況下采用的一種方法。與書(shū)面通知會(huì )議相比,具有時(shí)間上的緊迫性和通知內容傳遞上的間接性等特點(diǎn),所以極易發(fā)生差錯.為準確無(wú)誤地做好電話(huà)通知,應注意以下2點(diǎn):
通知內容突出一個(gè)“簡(jiǎn)”字。為便于對方記錄,在全面、準確領(lǐng)會(huì )通知內容的基礎上,應草擬好提綱,內容盡量簡(jiǎn)明扼要,重點(diǎn)交待清楚時(shí)間(包括會(huì )議時(shí)間和報到時(shí)間)、地點(diǎn)(會(huì )議 地點(diǎn)和報到地點(diǎn))、參加人員、主題及要求等,其他可以從略。
準備工作突出一個(gè)“細”字。平時(shí)應多收集、掌握一些基本情況,盡可能地做好充分的準備工作�？筛鶕䲡�(huì )議的不同范圍,平時(shí)擬定出常用的不同類(lèi)型的會(huì )議通知單,這樣,不論何類(lèi)會(huì )議,均可立即通知,而不必擔心遺漏單位。還應同有關(guān)方面特別是其他三大機關(guān)多溝通、勤聯(lián)系,以便于相互配合。由于我們平時(shí)準備工作扎實(shí),在兩個(gè)多小時(shí)內就用電話(huà)將一百多個(gè)單位全部通知完畢,保證了會(huì )議按時(shí)召開(kāi),領(lǐng)導非常滿(mǎn)意。
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