裝飾設計工程公司檔案管理制度

裝飾設計工程公司檔案管理制度

　　在當今社會(huì )生活中，很多情況下我們都會(huì )接觸到制度，制度是指在特定社會(huì )范圍內統一的、調節人與人之間社會(huì )關(guān)系的一系列習慣、道德、法律(包括憲法和各種具體法規)、戒律、規章(包括政府制定的條例)等的總和它由社會(huì )認可的非正式約束、國家規定的正式約束和實(shí)施機制三個(gè)部分構成。那么什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編收集整理的裝飾設計工程公司檔案管理制度，歡迎大家分享。

裝飾設計工程公司檔案管理制度1

　　1、公司的會(huì )計檔案是指會(huì )計憑證、會(huì )計帳簿（含備查帳簿）、財務(wù)報表、財務(wù)計劃、財務(wù)分析等會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤(pán)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的'重要資料和證據，必須切實(shí)加強對會(huì )計檔案的管理。

　　2、會(huì )計檔案由公司財務(wù)部負責管理，由主辦會(huì )計組織有關(guān)人員，嚴格按照《會(huì )計人員工作規則》要求，對會(huì )計檔案進(jìn)行定期收集，審查核對，分類(lèi)裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進(jìn)行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會(huì )計資料歸檔時(shí)間為次年的2月底以前。

　　3、會(huì )計檔案由主辦會(huì )計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲(chóng)蛀等，財務(wù)部定期不定期檢查會(huì )計檔案保管情況，及時(shí)處理檔案保管中存在的問(wèn)題。

　　4、會(huì )計檔案管理人員應將歸檔的會(huì )計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財務(wù)人員因工作需要查閱檔案時(shí)必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規定順序及時(shí)歸還原處。

　　6、公司各部門(mén)因公需要查閱會(huì )計檔案時(shí)，必須經(jīng)財務(wù)部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會(huì )計檔案時(shí)，應持有單位介紹信及工作證，經(jīng)公司領(lǐng)導批準，財務(wù)部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會(huì )計檔案人的工作單位，查閱日期，會(huì )計檔案名稱(chēng)及查閱事由。

　　8、會(huì )計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經(jīng)公司領(lǐng)導或財務(wù)部負責人批準后方能外借或復印，并辦理有關(guān)手續，外借期間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

　　9、會(huì )計檔案的保管期限，根據其特點(diǎn)和使用價(jià)值，分為永久、定期二類(lèi)，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見(jiàn)附表。

　　10、會(huì )計檔案保管期滿(mǎn)需要銷(xiāo)毀時(shí)，由會(huì )計檔案管理人員提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，由公司領(lǐng)導、財務(wù)部負責人及有關(guān)人員共同簽定，嚴格審查，編制會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊，報上級方管部門(mén)批準后執行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀時(shí)應派人監毀，并在銷(xiāo)毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關(guān)規定執行。

　　11、由于單位人員的變動(dòng)，會(huì )計檔案需要移交時(shí)，由移交人辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷(xiāo)、合并單位和建設單位完工后，會(huì )計檔案應隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規定辦理交接手續。

　　13、公司分設新單位時(shí)，由老單位根據帳面數編制財務(wù)移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據，原憑證、帳冊等會(huì )計資料必須留在老單位。

裝飾設計工程公司檔案管理制度2

　　1總則

　　1.2本制度所指的檔案，包括文書(shū)檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、工程技術(shù)檔案、聲像檔

　　1.3公司的各類(lèi)檔案必須按年度立卷。各分公司、部門(mén)內部在工作中形成的各種有保存價(jià)值的文件資料，都要按照本制度的規定，分別立卷歸檔。

　　1.4公文承辦部門(mén)或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統性和完整性，公文上的各種附件一律不得抽存。公文結案后，應及時(shí)交由本部門(mén)文書(shū)管理人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)，必須將文件材料向接辦人員辦理移交手續，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。

　　2檔案的收集與管理

　　2.1堅持按部門(mén)收集、管理文件資料的制度。公司各部門(mén)、各分公司均應設立兼職檔案管理員，負責管理本部門(mén)的文件資料，并保持相對穩定。人員變動(dòng)，應及時(shí)通知公司檔案主管部門(mén)。

　　2.2公司檔案的主管部門(mén)為公司行政人事部。

　　2.3凡本公司繕印的公文（含定稿和正件與附件、批復、請示、報告、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件）一律由公司行政人事部統一收集管理。

　　2.4一項工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理，在工作中形成的文件資料，由牽頭主辦部門(mén)收集歸檔。公司召開(kāi)會(huì )議形成的文件由會(huì )議主辦部門(mén)收集歸檔。

　　2.5公司工作人員外出學(xué)習、考察、調查研究或參加行業(yè)主管部門(mén)召開(kāi)的會(huì )議等公務(wù)活動(dòng)的人員，在核報旅差費時(shí)，必須將會(huì )議的主要文件資料交行政人事部辦理歸檔手續，由行政人事部檔案管理人員簽字認可后，財務(wù)部門(mén)才能給予報銷(xiāo)。

　　2.6本公司召開(kāi)全公司性的會(huì )議，由會(huì )議主辦部門(mén)指定專(zhuān)人將會(huì )議資料、聲像資料等向公司行政人事部辦理歸檔手續，由辦公室檔案管理人員簽字認可后，財務(wù)部門(mén)才能報銷(xiāo)相關(guān)的會(huì )議費用。

　　2.7公司專(zhuān)（兼）職檔案管理人員的職責是：了解本公司（部門(mén)）的工作業(yè)務(wù)，掌握本公司（部門(mén)）文件資料歸檔的范圍，收集并管理本公司（部門(mén)）的文件資料；認真執行文件資料歸檔制度，對本公司（部門(mén)）承辦的文件資料及時(shí)收集歸檔。，每年的三月份以前將歸檔文件資料歸檔完畢，并向公司行政人事部移交（在公司檔案室尚未建立的情況下，文書(shū)、人事檔案統一由公司行政人事部管理，財務(wù)檔案暫由財務(wù)部管理，工程技術(shù)檔案暫由工程部管理，聲像檔案暫由企業(yè)發(fā)展部管理。待條件成熟后再移交公司檔案室）；承辦人員借用檔案資料時(shí)，應按照檔案借用程序辦理借用登記手續。

　　3歸檔范圍

　　3.1重要的會(huì )議材料，包括會(huì )議通知、報告、決議、總結、領(lǐng)導講話(huà)、典型發(fā)言、經(jīng)驗材料、會(huì )議紀錄等。

　　3.2上級機關(guān)發(fā)來(lái)的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例規定、通知等文件資3.3本公司制發(fā)的'所有正式文件和與有關(guān)單位往來(lái)的文書(shū)。

　　3.4本公司向上級的請示與上級機關(guān)的批復。

　　3.5反映本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的計劃、總結、報告、請示、批復、報告、會(huì )議紀錄等。

　　3.6本公司與相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議等文件資料。

　　3.7本公司關(guān)于中、高層管理人員職務(wù)任免的文件資料，以及員工考核、獎懲的文件資

　　3.8本公司員工勞動(dòng)、薪酬、福利等方面的文件資料。

　　3.9本公司的歷史沿革、大事記以及反映本公司重要活動(dòng)的照片、錄音帶、錄像帶和剪報等資料。

　　4平時(shí)歸檔

　　4.1各部門(mén)對已處理完畢或批存的文件資料要及時(shí)交由本部門(mén)兼職的檔案管理員組卷、編目、歸檔。

　　4.2各部門(mén)應根據本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件資料歸檔使用的“案卷類(lèi)目”�！鞍妇眍�(lèi)目”的條款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號。

　　4.3公文承辦人員應及時(shí)將已處理完畢或經(jīng)領(lǐng)導批存的文件資料收集齊全、加以整理，交給本部門(mén)兼職檔案管理員立卷歸檔。

　　4.4兼職檔案管理人員應及時(shí)將立卷的文件資料，按照“案卷類(lèi)目”的條款放入平時(shí)保存文件夾內對號入座，予以保存，并在收發(fā)文登記簿內予以注明。

　　5立卷歸檔

　　5.1為統一立卷規范、保證案卷質(zhì)量，立卷工作由各部門(mén)兼職檔案管理員負責，公司辦公室檔案管理人員負責組卷、編目。

　　5.2案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點(diǎn)，保持文件之間的有關(guān)聯(lián)系，區別不同的價(jià)值，便于保管和使用。

　　5.3歸檔的文件資料種類(lèi)、份數以及每份文件資料的頁(yè)數均應齊全完整。

　　5.4在歸檔的文件資料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)，文電應合一立卷。絕密文件單獨立卷。少數普通文電如果與密件有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。

　　5.5不同年度的文件資料不得放在一起立卷，但跨年度的請示和批復，應放在復文年立卷。沒(méi)有復文的，放在請示年立卷�？缒甓鹊囊巹澐旁卺槍Φ牡谝荒炅⒕��？缒甓鹊目偨Y放在針對的最后一年立卷�？缒甓鹊臅�(huì )議文件放在會(huì )議開(kāi)幕年。其它文件的立卷按照有關(guān)規定執行。

　　5.6卷內文件資料應區別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件資料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。其它文件資料依其形式規律或特點(diǎn)，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統的排列。

　　5.7卷內文件材料應按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號。裝訂的案卷應該統一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角和背面的左上角打印頁(yè)號。

　　5.8永久、長(cháng)期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫(xiě)卷內文件目錄。填寫(xiě)的字跡要工整。卷內目錄放在卷首。

　　5.9有關(guān)卷內文件材料的情況說(shuō)明，都應逐項填寫(xiě)在備考表內。若無(wú)情況可說(shuō)明，也應該將立卷人、檢查人的姓名和日期填上，以示負責。備考表應置于卷尾。

　　5.10案卷封面應逐項按規定用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。

　　5.11案卷的裝訂：裝訂前，卷內文件要去掉金屬物質(zhì)，對破壞的文件資料應加以裱糊。字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷。案卷應用三孔一線(xiàn)封底打活結的方法裝訂。

　　5.12案卷各部份的排列格式：軟卷封面（含卷內文件目錄）—文件—封底（含備考表），以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜保存。

裝飾設計工程公司檔案管理制度3

　　1.0本部門(mén)的主要戶(hù)檔案管理任務(wù)

　　本部門(mén)的主要任務(wù)就是“服務(wù)”。只有健全客戶(hù)檔案才能準確、及時(shí)地為客戶(hù)服務(wù)。

　　2.0本部門(mén)客戶(hù)檔案管理的.日常工作包括

　　2.1及時(shí)上行下達客戶(hù)與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時(shí)、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶(hù)有關(guān)各類(lèi)文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢(xún)跟進(jìn)；

　　3.0客戶(hù)檔案管理

　　客戶(hù)檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節。一般客戶(hù)檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶(hù)資料

　　3.2客戶(hù)繳費記錄包括各樣應付押金

　　3.3客戶(hù)裝修工程文件

　　3.4客戶(hù)遷入時(shí)填具之資料

　　3.5客戶(hù)資料補充

　　3.5.1客戶(hù)證件資料

　　3.5.2客戶(hù)聯(lián)絡(luò )資料

　　3.5.3緊急事故聯(lián)絡(luò )人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務(wù)常與客戶(hù)人事變遷資料

　　3.6客戶(hù)與物業(yè)公司往來(lái)文件

　　3.7客戶(hù)違規事項與欠費記錄

　　3.8客戶(hù)報修記錄

【裝飾設計工程公司檔案管理制度】相關(guān)文章：

裝飾設計工程公司三方合作經(jīng)營(yíng)合同02-27

裝飾設計實(shí)習報告09-01

裝飾設計經(jīng)理職責02-09

裝飾設計實(shí)習總結11-08

裝飾設計總監職責11-15

裝飾設計合同05-05

設計裝飾合同07-09

裝飾設計合同（經(jīng)典）09-29

裝飾設計辭職報告11-09