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會(huì )計總賬、各種明細賬的EXCEL的電子表格格式怎么做？
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也許你已經(jīng)在Excel中完成過(guò)上百張財務(wù)報表，也許你已利用Excel函數實(shí)現過(guò)上千次的復雜運算，也許你認為Excel也不過(guò)如此，甚至了無(wú)新意。但我們平日里無(wú)數次重復的得心應手的使用方法只不過(guò)是Excel全部技巧的百分之一。本專(zhuān)題從Excel中的一些鮮為人知的技巧入手，領(lǐng)略一下關(guān)于 Excel的別樣風(fēng)情。
一、讓不同類(lèi)型數據用不同顏色顯示
在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設置。
1.打開(kāi)“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執行“格式→條件格式”命令，打開(kāi)“條件格式”對話(huà)框。單擊第二個(gè)方框右側的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項，在后面的方框中輸入數值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開(kāi)“單元格格式”對話(huà)框，將“字體”的“顏色”設置為“紅色”。
2.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設置好其它條件(大于等于1500，字體設置為“藍色”;小于1000，字體設置為“棕色”)。
3.設置完成后，按下“確定”按鈕。
看看工資表吧，工資總額的數據是不是按你的要求以不同顏色顯示出來(lái)了。
二、建立分類(lèi)下拉列表填充項
我們常常要將企業(yè)的名稱(chēng)輸入到表格中，為了保持名稱(chēng)的一致性，利用“數據有效性”功能建了一個(gè)分類(lèi)下拉列表填充項。
1.在Sheet2中，將企業(yè)名稱(chēng)按類(lèi)別(如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個(gè)體企業(yè)”等)分別輸入不同列中，建立一個(gè)企業(yè)名稱(chēng)數據庫。
2.選中A列(“工業(yè)企業(yè)”名稱(chēng)所在列)，在“名稱(chēng)”欄內，輸入“工業(yè)企業(yè)”字符后，按“回車(chē)”鍵進(jìn)行確認。
仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個(gè)體企業(yè)”……
3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業(yè)類(lèi)別”的列(如C列)，執行“數據→有效性”命令，打開(kāi)“數據有效性”對話(huà)框。在“設置”標簽中，單擊 “允許”右側的下拉按鈕，選中“序列”選項，在下面的“來(lái)源”方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)”，“個(gè)體企業(yè)”……序列(各元素之間用英文逗號隔開(kāi))，確定退出。
再選中需要輸入企業(yè)名稱(chēng)的列(如D列)，再打開(kāi)“數據有效性”對話(huà)框，選中“序列”選項后，在“來(lái)源”方框中輸入公式：=INDIRECT(C1)，確定退出。
4.選中C列任意單元格(如C4)，單擊右側下拉按鈕，選擇相應的“企業(yè)類(lèi)別”填入單元格中。然后選中該單元格對應的D列單元格(如D4)，單擊下拉按鈕，即可從相應類(lèi)別的企業(yè)名稱(chēng)列表中選擇需要的企業(yè)名稱(chēng)填入該單元格中。
提示：在以后打印報表時(shí)，如果不需要打印“企業(yè)類(lèi)別”列，可以選中該列，右擊鼠標，選“隱藏”選項，將該列隱藏起來(lái)即可。
三、建立“常用文檔”新菜單
在菜單欄上新建一個(gè)“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時(shí)調用。
1.在工具欄空白處右擊鼠標，選“自定義”選項，打開(kāi)“自定義”對話(huà)框。在“命令”標簽中，選中“類(lèi)別”下的“新菜單”項，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。
按“更改所選內容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個(gè)名稱(chēng)(如“常用文檔”)。
2.再在“類(lèi)別”下面任選一項(如“插入”選項)，在右邊“命令”下面任選一項(如“超鏈接”選項)，將它拖到新菜單(常用文檔)中，并仿照上面的操作對它進(jìn)行命名(如“工資表”等)，建立第一個(gè)工作簿文檔列表名稱(chēng)。
重復上面的操作，多添加幾個(gè)文檔列表名稱(chēng)。
3.選中“常用文檔”菜單中某個(gè)菜單項(如“工資表”等)，右擊鼠標，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接→打開(kāi)”選項，打開(kāi)“分配超鏈接”對話(huà)框。通過(guò)按“查找范圍”右側的下拉按鈕，定位到相應的工作簿(如“工資.xls”等)文件夾，并選中該工作簿文檔。
重復上面的操作，將菜單項和與它對應的工作簿文檔超鏈接起來(lái)。
4.以后需要打開(kāi)“常用文檔”菜單中的某個(gè)工作簿文檔時(shí)，只要展開(kāi)“常用文檔”菜單，單擊其中的相應選項即可。
提示：盡管我們將“超鏈接”選項拖到了“常用文檔”菜單中，但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。
四、制作“專(zhuān)業(yè)符號”工具欄
在編輯專(zhuān)業(yè)表格時(shí)，常常需要輸入一些特殊的專(zhuān)業(yè)符號，為了方便輸入，我們可以制作一個(gè)屬于自己的“專(zhuān)業(yè)符號”工具欄。
1.執行“工具→宏→錄制新宏”命令，打開(kāi)“錄制新宏”對話(huà)框，輸入宏名?如“fuhao1”?并將宏保存在“個(gè)人宏工作簿”中，然后“確定”開(kāi)始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕，然后將需要的特殊符號輸入到某個(gè)單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制�！ 》抡丈厦娴牟僮�，一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏”。
2.打開(kāi)“自定義”對話(huà)框，在“工具欄”標簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對話(huà)框，輸入名稱(chēng)“專(zhuān)業(yè)符號”，確定后，即在工作區中出現一個(gè)工具條�！ ∏袚Q到“命令”標簽中，選中“類(lèi)別”下面的“宏”，將“命令”下面的“自定義按鈕”項拖到“專(zhuān)業(yè)符號”欄上(有多少個(gè)特殊符號就拖多少個(gè)按鈕)。
3.選中其中一個(gè)“自定義按鈕”，仿照第2個(gè)秘技的第1點(diǎn)對它們進(jìn)行命名。
4.右擊某個(gè)命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項，打開(kāi)“指定宏”對話(huà)框，選中相應的宏(如fuhao1等)，確定退出。
重復此步操作，將按鈕與相應的宏鏈接起來(lái)。
5.關(guān)閉“自定義”對話(huà)框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專(zhuān)業(yè)符號”工具欄，向單元格中快速輸入專(zhuān)業(yè)符號了。
五、用“視面管理器”保存多個(gè)打印頁(yè)面
有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區域，用“視面管理器”吧。
1.打開(kāi)需要打印的工作表，用鼠標在不需要打印的行(或列)標上拖拉，選中它們再右擊鼠標，在隨后出現的快捷菜單中，選“隱藏”選項，將不需要打印的行(或列)隱藏起來(lái)。
2.執行“視圖→視面管理器”命令，打開(kāi)“視面管理器”對話(huà)框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對話(huà)框，輸入一個(gè)名稱(chēng)(如“上報表”)后，單擊“確定”按鈕。
3.將隱藏的行(或列)顯示出來(lái)，并重復上述操作，“添加”好其它的打印視面。
4.以后需要打印某種表格時(shí)，打開(kāi)“視面管理器”，選中需要打印的表格名稱(chēng)，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設定好的界面顯示出來(lái)，簡(jiǎn)單設置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就OK了。
六、讓數據按需排序
如果你要將員工按其所在的部門(mén)進(jìn)行排序，這些部門(mén)名稱(chēng)既的有關(guān)信息不是按拼音順序，也不是按筆畫(huà)順序，怎么辦?可采用自定義序列來(lái)排序。
1.執行“格式→選項”命令，打開(kāi)“選項”對話(huà)框，進(jìn)入“自定義序列”標簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門(mén)排序的序列(如“機關(guān),車(chē)隊,一車(chē)間,二車(chē)間,三車(chē)間”等)，單擊“添加”和“確定”按鈕退出。
2.選中“部門(mén)”列中任意一個(gè)單元格，執行“數據→排序”命令，打開(kāi)“排序”對話(huà)框，單擊“選項”按鈕，彈出“排序選項”對話(huà)框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數據就按要求進(jìn)行了排序。
七、把數據徹底隱藏起來(lái)
工作表部分單元格中的內容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來(lái)了。
1.選中需要隱藏內容的單元格(區域)，執行“格式→單元格”命令，打開(kāi)“單元格格式”對話(huà)框，在“數字”標簽的“分類(lèi)”下面選中“自定義”選項，然后在右邊“類(lèi)型”下面的方框中輸入“;;;”(三個(gè)英文狀態(tài)下的分號)。
2.再切換到“保護”標簽下，選中其中的“隱藏”選項，按“確定”按鈕退出。
3.執行“工具→保護→保護工作表”命令，打開(kāi)“保護工作表”對話(huà)框，設置好密碼后，“確定”返回。
經(jīng)過(guò)這樣的設置以后，上述單元格中的內容不再顯示出來(lái)，就是使用Excel的透明功能也不能讓其現形。
提示：在“保護”標簽下，請不要清除“鎖定”前面復選框中的“∨”號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來(lái)的數據。
八、讓中、英文輸入法智能化地出現
在編輯表格時(shí)，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復切換輸入法實(shí)在不方便，何不設置一下，讓輸入法智能化地調整呢?
選中需要輸入中文的單元格區域，執行“數據→有效性”命令，打開(kāi)“數據有效性”對話(huà)框，切換到“輸入法模式”標簽下，按“模式”右側的下拉按鈕，選中“打開(kāi)”選項后，“確定”退出。
以后當選中需要輸入中文的單元格區域中任意一個(gè)單元格時(shí)，中文輸入法(輸入法列表中的第1個(gè)中文輸入法)自動(dòng)打開(kāi)，當選中其它單元格時(shí)，中文輸入法自動(dòng)關(guān)閉。
九、讓“自動(dòng)更正”輸入統一的文本
你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本，如《電腦報》而煩惱呢?那就往下看吧。
1.執行“工具→自動(dòng)更正”命令，打開(kāi)“自動(dòng)更正”對話(huà)框。
2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小寫(xiě))，在“替換為”下面的方框中輸入“《電腦報》”，再單擊“添加”和“確定”按鈕。
3.以后如果需要輸入上述文本時(shí)，只要輸入“pcw”字符?此時(shí)可以不考慮“pcw”的大小寫(xiě)?，然后確認一下就成了。
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