試論辦公室主任的“全身”修養

試論辦公室主任的“全身”修養

　　辦公室主任素質(zhì)的高低決定了辦公室工作的好壞。因此，作為辦公室的主要責任人，辦公室主任從“頭”到“腳”都應該是十分優(yōu)秀的。我認為，在新形勢下，辦公室主任的“全身”修養最起碼應包括八個(gè)方面，即頭腦要靈，眼睛要明，嘴巴要穩，肩膀要平，心胸要闊，手腳要勤，身板要正。唯有這樣，辦公室的職能才得以充分發(fā)揮，形象才得以充分體現。

　　一、頭腦要靈：勤于思考和總結

　　大腦作為人的思維與行為的主控中心，其程序必須嚴密而充實(shí)，其聯(lián)絡(luò )必須通暢而簡(jiǎn)捷，唯有這樣，才能做到指導有方，調度自如。辦公室是機關(guān)的主控中心，承擔者參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)的重要職能，辦公室主任的頭腦必須要做好以下三個(gè)方面的修養：

　　一是要有天一般的遼闊，即要有大容量的信息存儲能力。由于辦公室工作瑣萃而繁雜，決定了辦公室主任必須養成事事關(guān)心、處處留意的好習慣，其目之所見(jiàn)、耳之所聞、鼻之所嗅、舌之所感、膚之所觸，都應該在大腦皮層留下一道清晰的印記，而不應該抓大放小，更不應該丟三忘四。因為貯存在辦公室主任頭腦中的所有信息都將成為日后為領(lǐng)導服務(wù)、當好參謀、提供決策依據的“源碼”。

　　二是要有海一般的深邃，即要有高質(zhì)量的分析思辨能力。辦公室主任的大腦不是簡(jiǎn)單的信息儲存器，善于對各類(lèi)信息的分類(lèi)與分析應是辦公室主任的基本功。一個(gè)信息反饋到大腦，馬上就應該出現以下幾個(gè)最基本的反應：該信息屬什么類(lèi)型？其重要程度如何？為什么會(huì )出現這個(gè)信息？與當前工作有什么必然聯(lián)系？它會(huì )對工作或將要對工作產(chǎn)生什么影響？它該用公式還是用表格還是用文字表述最為方便？經(jīng)過(guò)一番編排，就可形成信息的條理化、秩序化，為日后的應用提供良好的“物資”裝備。

　　三是要有電腦一般的靈敏，即要有高速度的應變處理能力。信息的儲存與分析，最終是為方便調度、及時(shí)指導和處理問(wèn)題服務(wù)的，領(lǐng)導問(wèn)計于辦公室，要及時(shí)拿得出初步的設想及充分的依據；問(wèn)題出現在辦公室，要及時(shí)拿得出化解的措施。所謂上下通曉、左右逢源、沉著(zhù)冷靜、游刃有余，就是辦公室主任大腦敏捷的具體體現。

　　二、眼睛要明：精于觀(guān)察和發(fā)現

　　辦公室主任的眼界應該從紛繁的日常事務(wù)中拔出來(lái)，根據自身所處的位置、場(chǎng)景和工作階段的不同而不斷地調整視角，既要高屋建瓴，總攬全局，又要見(jiàn)微知著(zhù)，看葉知秋。要做到這一點(diǎn)，必須具備三項素質(zhì)：

　　一是視野要開(kāi)闊。在工作中，辦公室主任只有把自身的業(yè)務(wù)工作同本單位的整體工作聯(lián)系起來(lái)，才能找準辦公室近段的工作重點(diǎn)，并對下一階段的工作作出準確定位，才能使辦公室的工作更貼近領(lǐng)導的工作思路。因此，開(kāi)闊的視野是辦公室主任產(chǎn)生超前思維的前提，也是辦公室工作更具創(chuàng )新的必要條件。相反，如果視野狹窄，只顧眼前，辦公室的工作必然被動(dòng)、必然滯后，辦公室這一機關(guān)龍頭的作用就無(wú)以發(fā)揮。

　　二是觀(guān)察要仔細。在對全局大事具有敏銳洞察力的同時(shí)，辦公室主任更要有善于觀(guān)察小事的功夫。什么是小事？一個(gè)眼神，一個(gè)看似不經(jīng)意的動(dòng)作，一個(gè)稍縱即逝的表情，辦公室主任都應該盡收眼底，并能從這些“小事”中分析斷定它表達的意義和隱含的潛臺詞。對這些“小事”的準確捕捉，在辦公室主任從事接待和協(xié)調工作中尤為重要。對方想說(shuō)而未說(shuō)，想做而未做，辦公室主任應一目了然，唯有這樣，接待工作才能顯其心心相融，協(xié)調工作才能顯其適度而得體，才能始終在整個(gè)工作過(guò)程中占盡先機，贏(yíng)得主動(dòng)。

　　三是發(fā)現要及時(shí)。及時(shí)發(fā)現是由眼及腦的一次超越，是由感性到理性的一次升華。有人往往從別人已經(jīng)總結出的經(jīng)驗中、已經(jīng)發(fā)掘的典型中看到了或多或少似曾相識的東西，其實(shí)這些典型、這些經(jīng)驗也許就發(fā)生和成長(cháng)在自己的身邊，自己只是沒(méi)有發(fā)現或沒(méi)有及時(shí)發(fā)現而已。因此，承擔著(zhù)總結經(jīng)驗、推廣典型、開(kāi)展宣傳重任的辦公室主任就必須學(xué)會(huì )有以小見(jiàn)大、見(jiàn)微知著(zhù)的本領(lǐng)，發(fā)現比別人早一點(diǎn)，發(fā)掘比別人深一點(diǎn)。

　　三、嘴巴要穩：忠于守信和保密

　　一個(gè)悶罐子當不了辦公室主任，辦公室主任的嘴巴理應能言善辯，巧舌如簧，但不分場(chǎng)合、不分對象、不分內容的滔滔不絕，顯然也是不行的。什么時(shí)候該口若懸河，什么時(shí)候該守口如瓶，辦公室主任必須嚴格把握這個(gè)分寸。

　　如果說(shuō)能言善辯是辦公室主任必備的業(yè)務(wù)素質(zhì)，那么，守口如瓶同樣是他必備的政治素質(zhì)，由于工作性質(zhì)所決定，辦公室主任享有比別的中層干部更多的知情權，參加必要的黨組會(huì )議、局長(cháng)辦公會(huì )議、局務(wù)會(huì )議等，使他有更多的機會(huì )獲得更多的在一定的時(shí)間、范圍內被稱(chēng)之為秘密的信息和資料，而這些信息和資料往往也是單位的工作重點(diǎn)，群眾關(guān)注的熱點(diǎn)和議論的焦點(diǎn)，諸如人事任免的問(wèn)題，經(jīng)費管理問(wèn)題，評先評優(yōu)問(wèn)題，還有許許多多的數字、報表等，這就要求辦公室主任必須時(shí)刻牢記自己的身份，增強政治意識，嚴格做到參政不議

　　政，涉密不泄密，不該自己說(shuō)的堅決不說(shuō)，寧做悶罐子，不做“長(cháng)舌婦”。只有這樣，才能有效維護領(lǐng)導班子的團結，確保各項議程能順利得到推行。

　　四、肩膀要平：勇于承責和舉薦

　　辦公室主任要有一副厚實(shí)的肩膀，這副肩膀上要擔得起本不由自己承擔的責任，還要撐得住讓別人從自己的肩上跨過(guò)去。

　　辦公室主任要勇于攬“過(guò)”。攬過(guò)是一種氣質(zhì)，更是一種工作藝術(shù)。辦公室工作點(diǎn)多面廣，在工作中顧此失彼、出現失誤是在所難免的，但辦公室主任都應在第一時(shí)間將出現過(guò)錯的責任“攬”到自己肩上，來(lái)接受領(lǐng)導或同事的批評，而不應該對失誤者吹胡子瞪眼，當場(chǎng)指責。因為愛(ài)護其任何下屬的臉面，也就調動(dòng)了下屬的工作積極性，增強了下屬的工作責任感。在日后的工作中，他們定會(huì )自我施壓、兢兢業(yè)業(yè)，以使他們的直接領(lǐng)導不再承受不該承受的“委屈”。

　　辦公室主任還要樂(lè )于舉“賢”。發(fā)現典型、推舉典型、宣傳典型，是辦公室的職責和義務(wù)，“為人作嫁”是辦公室主任的必修課，因此，辦公室主任必須淡泊名利，不思“進(jìn)取”，而一心一意地發(fā)掘典型、培養典型、舉賢薦能，讓他們從自己的肩膀上站起來(lái)并跨入一個(gè)嶄新的天地，這是一個(gè)成功的辦公室主任應當具有的人格魅力。

　　五、心胸要闊：善于化解和包容

　　辦公室是機關(guān)事務(wù)的集中地，也是機關(guān)矛盾的集中地，辦公室主任時(shí)時(shí)都會(huì )推至機關(guān)事務(wù)與矛盾的風(fēng)口浪尖上，其實(shí)，唯有虛懷若谷，胸襟博大，才能化解一切矛盾，包容一切是非面，保證機關(guān)工作順利開(kāi)展。

　　化解矛盾要用心去溝通。有人的地方有矛盾存在，遇上矛盾怎么辦？一是要有化解矛盾的信心。辦公室主任必須具備這份自信，相信自己有能力化干戈為玉帛、化

　　尖銳為平和，不是特別棘手的難題，一般不要讓矛盾走出辦公室。那種碰到問(wèn)題繞道走，遇上矛盾就上交的做法是辦公室主任無(wú)能的表現。二是要認真分析矛盾的性質(zhì)，矛盾擺在面前，辦公室主任要分得清哪個(gè)是主要矛盾，哪個(gè)矛盾在現實(shí)的工作中帶有普遍性等，只有把握住了這些，才能在眾多矛盾中分清輕重緩急，找出矛盾產(chǎn)生的根源，尋求解決的最佳辦法，從而做到各個(gè)擊破。三是要用一副熱心腸去化解矛盾的堅冰。在解決矛盾的過(guò)程中，辦公室主任要學(xué)會(huì )串位思考，換位思考，才更能夠切中要害，把握根本，在心與心的溝通、情與理的交融中，“矛”和“盾”就有可能成為一對親密的“伙伴”。

　　包容是非要用心去感受。擁有一顆包容之心對辦公室主任來(lái)說(shuō)十分重要，發(fā)生在辦公室的是非曲直可謂是司空見(jiàn)慣，誤解者有之，批評者有之，冷嘲熱諷者有之，凡此種種，辦公室主任都得無(wú)一例外地包容下來(lái)，切不可小肚雞腸、斤斤計較，但也不可視而不見(jiàn)、充耳不聞。是誤解的，交給時(shí)間去澄清；是批評的，其正確就認真地加以改進(jìn)，其不當就把它當作防止今后工作出現類(lèi)似問(wèn)題的良藥；對冷嘲熱諷者，一個(gè)寬容的微笑遠比針?shù)h相對、反唇相譏更具威力。唯有這樣，辦公室主任才不至于被這些擾亂自己的陣腳，才能夠保持一種平和的心態(tài)來(lái)從事本職工作。不求有功于世，但求無(wú)愧于心是辦公室主任應該達到的精神境界。

　　六、腰桿要硬：取于管理和督辦

　　作為本單位的行政管理部門(mén)，辦公室承擔著(zhù)大量的日常事務(wù)管理和督辦工作。要真正搞好這項工作，辦公室工作就要練就一副“硬腰桿”。

　　一是堅持原則要頂得住“壓”。管理工作是一項原則性硬的工作，堅持原則是搞好管理的前提條件。因此，辦公室主任必須敢于堅持真理，嚴格按照機關(guān)各項制度進(jìn)行管理，并一項一項抓落實(shí)，必要時(shí)還要拉得下臉面，頂得住壓力，對不服從管理、不按制度辦事的人和事進(jìn)行必要的行政和經(jīng)濟處理，增強管理的“鋼”性。

　　二是加強督辦要抗得住“震”。很多工作是雷聲大，雨點(diǎn)小，這就是缺乏督辦的結果。沒(méi)有督辦，就無(wú)法形成局領(lǐng)導的集體權威，就無(wú)法保證政令暢通。因此，辦公室主任同樣要頂壓抗震，以大局為重，以工作為重，如實(shí)做到上下通氣，真正體現“賞罰分明”。唯有這樣，才能言行一致，令行禁止，促使各項工作管有原則，行有成效。

　　七、手腳要勤：長(cháng)于調研和反饋

　　信息作為領(lǐng)導決策的依據，推動(dòng)工作方式，促進(jìn)交流的工具，已越來(lái)越受到各項領(lǐng)導的高度重視，作為被稱(chēng)之“信息庫”、“參謀部”的辦公室，采集高密度信息，撰寫(xiě)高質(zhì)量文章，開(kāi)發(fā)高質(zhì)量調研，理應放在辦公室工作的突出位置，作為辦公室主任，更應手勤眼快，勤收集，勤調研，切實(shí)當好領(lǐng)導的參謀助手。

　　手要勤，勤于收集和歸納。辦公室每天都有大量的報刊雜志內參和文件，是機關(guān)信息傳遞交流中心，如何向領(lǐng)導傳遞這些信息？作為辦公室主任必要掌握兩點(diǎn)，一是領(lǐng)導在想什么，想知道什么？二是領(lǐng)導應該知道什么？搞清楚了這兩點(diǎn)，才能眾多紛繁復雜的信息中選出領(lǐng)導最感興趣最具有參考價(jià)值的信息，進(jìn)行編輯歸類(lèi)，及時(shí)重點(diǎn)地傳遞給領(lǐng)導，才能有效提高信息的利用效果。

　　腿要快，快于調研和反饋。辦公室主任注重呆機關(guān)，同時(shí)要注重下基層，基層是信息和策源地，基層是開(kāi)展調研的主戰場(chǎng)，一個(gè)會(huì )議精神是否得以貫徹，一項重大工作是否得以落實(shí)，領(lǐng)導近期關(guān)注什么工作重點(diǎn)，群眾近期關(guān)注什么熱點(diǎn)，工作中近期有哪些難點(diǎn)等等都是基層調研的課題，而這些問(wèn)題辦公室主任是坐機關(guān)閉門(mén)造車(chē)不出來(lái)的。因此，深入基層，捕捉信息，認真研究，仔細分析，及時(shí)反饋，讓領(lǐng)導在最短的時(shí)間內取得更為詳實(shí)的一手資料，就會(huì )減少決策的盲目性，增強針對性，提高準確性。

　　八、身板要正：樂(lè )于奉獻和敬業(yè)

　　辦公室工作是一個(gè)付出多、回報少的工作；是一個(gè)埋頭苦干、為人作嫁衣裳的工作；是一個(gè)需過(guò)十磨九難、默默耕耘才能贏(yíng)得大家理解和信賴(lài)的工作，工作責任大，難度大，搞好辦公室工作必須有一支精干的隊伍，因此，作為辦公室主任，必須樹(shù)立起良好的自身形象，來(lái)帶動(dòng)和影響他人。

　　一是樹(shù)立良好的專(zhuān)業(yè)形象。辦公室的工作職能要求辦公室主任既要通曉本單位的業(yè)務(wù)又要具備專(zhuān)長(cháng)的寫(xiě)作能力，行政管理能力，綜合協(xié)調能力。因此，辦公室主任必須十分注重綜合素質(zhì)的培養，加強學(xué)習，向書(shū)本學(xué)，向實(shí)踐學(xué)，向領(lǐng)導和同事們學(xué)，不斷富和充實(shí)自己。

　　二是樹(shù)立崇高的敬業(yè)形象。淡迫名利，無(wú)私奉獻是辦公室主任愛(ài)崗敬業(yè)的精華，耐得住寂寞，守得住清貧，抵得住誘惑是辦公室主任樹(shù)立敬業(yè)形象的基石。

　　三是樹(shù)立親善的服務(wù)形象。辦公室的工作就是為領(lǐng)導服務(wù)，為機關(guān)服務(wù)，為基層服務(wù)，辦公室主任應該成為辦公室一名最為出色的服務(wù)員，無(wú)論是對內對外，對上對下，辦公室主任都要做到言語(yǔ)熱情，態(tài)度和藹。下基層時(shí)準確傳達下級領(lǐng)導的指示，回機關(guān)時(shí)及時(shí)反映基層干部的呼聲，在服務(wù)中盡力解決工作生活中的困難，在全局上下?tīng)I造一種和諧、有序、文明的工作生活環(huán)境，辦公室才能真正成為內外連結的紐帶，上下溝通的橋梁。

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