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最新春節同學(xué)聚會(huì )策劃方案
同學(xué)會(huì )是大家聯(lián)絡(luò )感情、回憶青春的重要途徑，但組織一場(chǎng)精彩的同學(xué)會(huì )也并非易事。老友匯同學(xué)聚會(huì )服務(wù)團隊根據成熟的辦會(huì )經(jīng)驗，特編寫(xiě)此篇《同學(xué)會(huì )籌備指南》，來(lái)協(xié)助組織者有條不紊地組織籌劃一場(chǎng)難忘的同學(xué)聚會(huì )。
1. 成立同學(xué)會(huì )籌備委員會(huì )
同學(xué)會(huì )籌委會(huì )是聚會(huì )的組織和決策中心，一個(gè)稱(chēng)職的、分工合理的籌委會(huì )能使籌備進(jìn)程事半功倍�；I委會(huì )通常由班干部、活躍分子或是班里有威望的同學(xué)組成。由于一場(chǎng)同學(xué)會(huì )參與人數較多，若事事集體決策則不僅耗費大量時(shí)間精力，嚴重拖慢進(jìn)程，而且容易動(dòng)搖軍心。因此老友匯建議，籌辦階段實(shí)行籌委會(huì )民主集中制，即在大的方向性決策方面，適當參考大家建議，而有關(guān)同學(xué)會(huì )活動(dòng)的各處細節，則由籌委會(huì )代為決策。
同學(xué)會(huì )的籌備工作分為3類(lèi)，籌委會(huì )可參考進(jìn)行分工：
1) 決策工作，負責活動(dòng)策劃與設計的拿捏審核，與老友匯策劃師的聯(lián)系溝通，敲定服務(wù)項目、活動(dòng)方案、各類(lèi)設計稿件等等。
2) 聯(lián)系工作，負責聯(lián)系同學(xué)，統計到場(chǎng)人數，傳達活動(dòng)相關(guān)信息。
3) 財務(wù)管理工作，負責同學(xué)報名費的收集以及活動(dòng)各項費用的賬務(wù)管理，包括活動(dòng)開(kāi)銷(xiāo)的簽單埋單。
2. 確定同學(xué)會(huì )時(shí)間和地點(diǎn)
同學(xué)會(huì )時(shí)間和地點(diǎn)的確定需要在全班人討論的基礎上由籌委會(huì )最終決定。由于一場(chǎng)同學(xué)會(huì )籌備期較長(cháng)，同學(xué)們確定自己行程以及參加意向的過(guò)程也會(huì )有一定的反復，所以籌備期間籌委會(huì )人員需要就聚會(huì )時(shí)間、地點(diǎn)等細節問(wèn)題多次征求大家的意見(jiàn)再最終確定。老友匯建議至少確定2個(gè)及以上的備選時(shí)間和地點(diǎn)，方便在籌備期間出現問(wèn)題時(shí)做出調整，減少重新聯(lián)系同學(xué)修改時(shí)間地點(diǎn)的過(guò)程。
3. 關(guān)于預算
籌委會(huì )小組根據自身的預算設想選擇服務(wù)項目;若籌委會(huì )自身無(wú)法確定預算情況，可向老友匯提出大概的聚會(huì )設想和需要的服務(wù)項目，由老友匯做出初步預算表，籌委會(huì )在此基礎上確定預算。每位同學(xué)的參會(huì )費可稍稍高于預算的平均數，以便于突發(fā)情況的應急。會(huì )費最終會(huì )根據活動(dòng)總費用情況實(shí)報實(shí)銷(xiāo)，多還少補。
在大致預算確定后，籌委會(huì )人員便可通知同學(xué)們陸續交納會(huì )費,老友匯建議籌委會(huì )小組設立一個(gè)公共賬戶(hù)，通知同學(xué)們提前將會(huì )費打入賬戶(hù)，供前期籌備工作的開(kāi)展，同時(shí)也免去活動(dòng)當天的繳費繁瑣環(huán)節。此外，同學(xué)會(huì )的賬務(wù)信息應秉持透明公開(kāi)原則制作賬務(wù)清單，在整場(chǎng)活動(dòng)結束后向同學(xué)們公布。
4. 關(guān)于同學(xué)會(huì )場(chǎng)地的預訂
老友匯將根據客戶(hù)對同學(xué)會(huì )的構想和要求推薦適合本次聚會(huì )的酒店，并協(xié)定定金、住宿、餐飲、會(huì )場(chǎng)等服務(wù)的團隊價(jià)格，供籌委會(huì )參考;若籌委會(huì )已確定活動(dòng)場(chǎng)地，則需提供場(chǎng)地接洽人的聯(lián)系方式，老友匯會(huì )務(wù)組將實(shí)地考核該會(huì )場(chǎng)是否合適辦會(huì );若會(huì )場(chǎng)合適，老友匯會(huì )務(wù)組將直接與場(chǎng)地負責人溝通籌辦事宜。
為了避免不必要的誤會(huì )，減少三方溝通信息傳遞失真，老友匯會(huì )務(wù)組只負責勘察布置場(chǎng)地、信息傳達、協(xié)調溝通等事宜。關(guān)于老友匯報價(jià)單以外的消費(酒店定金、房間、餐飲、會(huì )場(chǎng)租用等)原則上均由客戶(hù)直接與服務(wù)商簽單結算。
5. 關(guān)于家屬攜帶問(wèn)題
同學(xué)會(huì )是以老同學(xué)敘舊回憶為主題的聚會(huì )，老友匯根據豐富的辦會(huì )經(jīng)驗建議同學(xué)們避免攜帶家屬出席：
1) 不建議攜帶愛(ài)人出席，愛(ài)人的出席在一定程度上會(huì )讓同學(xué)交流有所受限，同時(shí)因為這是同學(xué)間的聚會(huì )，愛(ài)人自身也會(huì )有一定的無(wú)所適從感，因此不建議愛(ài)人出席同學(xué)會(huì )。
2) 不建議攜帶小孩出席，小孩由于其年齡原因，需要家長(cháng)的照看，這讓參會(huì )同學(xué)有一定的束縛感，無(wú)法全身心地投入到同學(xué)聚會(huì )當中;同時(shí)孩子也會(huì )在一定程度上成為聚會(huì )現場(chǎng)的不安定因素，干擾聚會(huì )活動(dòng)的順利進(jìn)行，因此不建議同學(xué)攜帶孩子出席。
6. 避免炫富情況的出現
為了同學(xué)會(huì )活動(dòng)保持融洽輕松的氛圍，為了防止同學(xué)會(huì )“變味”成同學(xué)競相炫富的平臺，老友匯建議籌委會(huì )人員在通知同學(xué)參會(huì )時(shí)強調參會(huì )同學(xué)盡量避免攜帶名包、名表、名貴首飾等出席，避免駕駛豪車(chē)到場(chǎng)。
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