會(huì )計電算化中會(huì )計檔案的特點(diǎn)與管理

會(huì )計電算化中會(huì )計檔案的特點(diǎn)與管理

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　　會(huì )計電算化中會(huì )計檔案的特點(diǎn)與管理 篇1

　　一、會(huì )計電算化下會(huì )計檔案管理的特點(diǎn)

　　會(huì )計電算化是指用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬，以及部分替代人腦完成對會(huì )計信息的分析、預測、決策的過(guò)程。電算化會(huì )計檔案管理有如下特點(diǎn)：

　　現代化載體。根據1999年1月1日起施行的《會(huì )計檔案管理辦法》規定，采用電子計算機進(jìn)行會(huì )計核算的單位，不僅要電子會(huì )計數據，而且應當保存打印出的紙質(zhì)會(huì )計檔案，這就使得電算化會(huì )計檔案擁有了雙重的會(huì )計檔案載體，即傳統意義上的會(huì )計檔案與包括存儲在計算機硬盤(pán)中的會(huì )計數據、以其他磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲的會(huì )計數據等形式在內的電子會(huì )計檔案。

　　軟硬件環(huán)境。由于不具備傳統會(huì )計檔案的直觀(guān)可視性，電算化下的電子會(huì )計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環(huán)境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的保存，受到載體本身的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息有效期等因素的影響。

　　系列化資料。這是由電算化操作流程及電算化信息系統維護要求帶來(lái)的會(huì )計檔案涉及范圍的新特點(diǎn)。除了要保存會(huì )計檔案的電子數據，還要保存能被計算機識讀的程序文件、數據結構文件以及各種代碼，然后才能借助計算機進(jìn)行會(huì )計核算。

　　計算機技能。電算化會(huì )計系統對人員的素質(zhì)與系統安全操作提出了新需要。電算化會(huì )計檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會(huì )計核算工作的各項專(zhuān)門(mén)方法，還必須同時(shí)掌握必要的計算機操作和維護知識，才能順利實(shí)現電算化。

　　二、電算化會(huì )計檔案的管理內容

　　為了更有效地做好電算化會(huì )計檔案工作，我們必須根據電算化會(huì )計檔案的特點(diǎn)，分別做好會(huì )計檔案的收集、管理與保存、利用等方面的工作。

　　1、檔案的收集。所謂電算化會(huì )計檔案的收集是指在一定的時(shí)間間隔內(如一個(gè)會(huì )計年度)，把計算機系統中的所有會(huì )計數據拷貝(備份)存儲到磁性介質(zhì)或光盤(pán)上，從而形成脫離于原計算機系統的會(huì )計檔案。財務(wù)部門(mén)應把財務(wù)數據的備份文件保存好，以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時(shí)間內，在最小的損失下恢復原有的會(huì )計電算化系統。

　　除了備份之外，還應收集計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的.配套類(lèi)型等；計算機操作系統、網(wǎng)絡(luò )操作系統以及漢字操作系統；財務(wù)軟件的編程語(yǔ)言、數據庫系統類(lèi)型；財務(wù)軟件的系統名稱(chēng)、版本號；財務(wù)軟件的銷(xiāo)售與維護公司的名稱(chēng)、地址、電話(huà)與聯(lián)系人以及與會(huì )計電算化軟件系統相配套的各種說(shuō)明書(shū)及使用手冊。

　　2、檔案的保存。由于電算化會(huì )計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤(pán)上的，根據這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時(shí)應準備雙份即采用“AB備份法”進(jìn)行數據的備份，并且每份上要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名，并貼上寫(xiě)保護，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，以防止地震或火災等意外情況引起整個(gè)會(huì )計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復性。在保存這些檔案時(shí)應遠離磁場(chǎng)，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會(huì )計檔案丟失，造成無(wú)法挽救的損失。

　　此外，還應注意電算化會(huì )計檔案與對應的財務(wù)軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會(huì )計檔案其會(huì )計數據的結構有可能不同，這就有可能產(chǎn)生會(huì )計檔案不能被調閱或者產(chǎn)生某些預料外的錯誤。因此，會(huì )計電算化檔案除保存各版本的備份財務(wù)數據外還應保存對應版本的會(huì )計電算化軟件系統版本，二者的一致性是非常必要的。

　　3、檔案的利用。即電算化會(huì )計檔案的調閱。在長(cháng)期開(kāi)展會(huì )計電算化的過(guò)程中，隨著(zhù)軟件系統的不斷升級，我們所調閱的會(huì )計檔案會(huì )有下述兩種情況：①所調閱的會(huì )計檔案的版本號與當前會(huì )計電算化系統版本號一致，此時(shí)只需將您所需調閱的檔案通過(guò)電算化軟件系統中的檔案調閱(或數據恢復)功能進(jìn)行調閱即可；②所調閱的會(huì )計檔案的版本號與當前會(huì )計電算化系統版本號不一致，此時(shí)您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統，然后再進(jìn)行調閱。

　　三、電算化會(huì )計檔案管理的方法

　　(一)完善硬件設施建設

　　提供環(huán)境清潔與溫濕度穩定適宜的專(zhuān)用會(huì )計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質(zhì)會(huì )計檔案的工具：選用功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)的電算化會(huì )計軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強化系統的安全防護功能，如有聯(lián)網(wǎng)，注意進(jìn)行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò )安全，導致會(huì )計檔案泄密或被人為惡意修改。

　　針對電算化會(huì )計檔案受質(zhì)量、溫度、濕度、磁場(chǎng)等因素的影響較大，易受破壞的特點(diǎn)。在管理時(shí)應注意如下問(wèn)題：①在選用保存會(huì )計檔案的存貯介質(zhì)時(shí)，應特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì)；②對存放在存貯介質(zhì)上的會(huì )計檔案應寫(xiě)好保護字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場(chǎng)所：③對存放往年會(huì )計檔案的介質(zhì)應定期復制，如每半年復制一次且最好復制雙份存放在不同的地點(diǎn)；④對使用時(shí)間較長(cháng)的存貯介質(zhì)應定期進(jìn)行替換；⑤對硬盤(pán)上的會(huì )計檔案應定期備份到軟盤(pán)或光盤(pán)上。

　　針對電算化會(huì )計檔案易修改且不留痕跡這一特點(diǎn)，在進(jìn)行管理時(shí)應對硬盤(pán)上的會(huì )計檔案，采取相應的安全保密措施，防止對會(huì )計檔案進(jìn)行修改。

　　(二)完善各項管理制度

　　(1)建立電算化會(huì )計檔案的歸檔制度：會(huì )計電算化系統開(kāi)發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會(huì )計檔案保管；會(huì )計數據在未打印成書(shū)面形式輸出之前，應妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類(lèi)賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門(mén)的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報表。

　　(2)建立電算化會(huì )計檔案的保管制度：根據國家檔案局的標準，建立電算化會(huì )計檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤(pán)介質(zhì)進(jìn)行會(huì )計檔案數據備份，備用盤(pán)與儲存盤(pán)分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類(lèi)和一定順序對數據磁盤(pán)、光盤(pán)的著(zhù)錄等電子會(huì )計檔案進(jìn)行編號，標明時(shí)間和文件內容，制作檔案管理文件卡片。

　　(3)建立嚴格的借用手續制度：查閱會(huì )計檔案，需經(jīng)財務(wù)部門(mén)負責人批準，按照檔案管理的有關(guān)規定，辦理借閱手續；外單位查閱本部門(mén)會(huì )計檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導、財務(wù)部門(mén)負責人批準。

　　(4)建立電算化檔案定期備份制度：電算會(huì )計檔案應定期將會(huì )計數據備份到磁性介質(zhì)，并設立備查登記簿，提供備份時(shí)間、數量、保管方式等備份細節信息；同時(shí)由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對這些會(huì )計電算檔案進(jìn)行定期檢查、復制，以防止會(huì )計信息損壞。

　　(5)建立電算化軟件內的會(huì )計檔案管理多用戶(hù)、分權限調用制度。對電算化會(huì )計檔案的各項內容要規定不同的使用權限。普通數據，可較大范圍共享；涉及單位機密的數據，僅供一定需要的人員使用；而設計原程序文件、數據結構文件等，則只有主管人員或程序開(kāi)發(fā)人員才能使用。通過(guò)這樣設置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。

　　(三)提高會(huì )計人員素質(zhì)

　　由于電算化會(huì )計，不僅僅是要實(shí)現傳統會(huì )計的功能，更有其他利用計算機高速度計算、分析能力的功能，所以必須相應增加專(zhuān)業(yè)人才，加強對電子檔案的管理，為提供更有效的會(huì )計信息打好基礎；同時(shí)電算化軟件維護及系統安全的要求較高，這也需要會(huì )計部門(mén)相應增加一定數量的電腦高級人才，維護日常運作，開(kāi)發(fā)更合理、高效的軟件。

　　(四)提高思想重視程度

　　實(shí)現會(huì )計電算化的企業(yè)單位，有關(guān)領(lǐng)導應當高度認識對電算化會(huì )計檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理的重要性，并督促有關(guān)制度的建立�，F今不少實(shí)現會(huì )計電算化的企業(yè)單位，對會(huì )計檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經(jīng)驗，因此，應當進(jìn)一步提高電算化會(huì )計檔案管理者的素質(zhì)，把磁性介質(zhì)檔案資料的管理落到實(shí)處。

　　電算化會(huì )計檔案作為會(huì )計檔案的一部分，它與傳統形式的會(huì )計檔案相互配合、密切聯(lián)系。如果說(shuō)傳統形式的會(huì )計檔案是電算化會(huì )計檔案的基礎，那么電算化會(huì )計檔案就是電算化獨特的個(gè)性，它代表著(zhù)未來(lái)會(huì )計規范化、現代化的發(fā)展方向，因此要充分發(fā)揮電算化會(huì )計的強大功能，必須做好電算化會(huì )計檔案管理這一基礎會(huì )計工作

　　會(huì )計電算化中會(huì )計檔案的特點(diǎn)與管理 篇2

　　進(jìn)入 21 世紀以來(lái)，信息技術(shù)迅猛發(fā)展，我國事業(yè)單位基本上都實(shí)現了會(huì )計電算化管理，利用信息手段開(kāi)展會(huì )計核算已經(jīng)成為了大勢所趨。會(huì )計電算化不僅有助于提高數據核算的準確性，為單位提供更全面的信息，還有助于提升工作效率和工作質(zhì)量，節約時(shí)間，完善管理水平。當然，會(huì )計電算化的應用也對會(huì )計檔案管理提出了更高的要求，以往的人工管理手段容易造成會(huì )計資料的丟失，且不易于保管。新的檔案管理策略能夠彌補以往檔案管理中存在的不足，但是其在具有應用過(guò)程中還存在很多不足，單位檔案保管者對其的重視度不夠，且制度規章不健全。下面我們就結合實(shí)際，談?wù)勛钣行У臅?huì )計檔案管理對策，做好資料管理工作，促進(jìn)事業(yè)單位快速發(fā)展。

　　一、事業(yè)單位實(shí)施電算化后會(huì )計檔案的主要特征

　　第一，會(huì )計電算化檔案存儲的范圍更加廣闊。傳統的手工會(huì )計記賬方式得到的檔案一般只有紙質(zhì)形式一種，而會(huì )計電算化實(shí)施后的會(huì )計檔案存儲范圍更為廣闊，其中既包括儲存在計算機硬盤(pán)上的數據，也包括磁性介質(zhì)中包含的會(huì )計數據。

　　第二，會(huì )計電算化檔案保管難度更大。由于會(huì )計電算化是運用計算機進(jìn)行的數據計算，電腦較為容易出現故障，因此數據資料不僅要保存的計算機中，還要存儲在磁性介質(zhì)或其他硬盤(pán)上，并保證定期進(jìn)行清理。這就要求它對保管者的能力具有更高的要求。

　　第三，會(huì )計電算化檔案管理對完整性和安全性具有更高的要求。采用會(huì )計電算化管理方式，就必須將會(huì )計資料和數據進(jìn)行備份存儲，光盤(pán)和磁性介質(zhì)上都要有會(huì )計資料，這就要求電子數據要有不可修改和無(wú)法篡改性，一旦有不法分子或駭客入侵，就會(huì )導致數據丟失。另外，存儲在硬盤(pán)上的數據在沒(méi)有相關(guān)領(lǐng)導批準的情況下也不得隨意復制，且資料硬盤(pán)和磁性介質(zhì)的保存環(huán)境也有更高的要求。所以，其對檔案保管人員的技術(shù)具有更高的要求，要防火、防潮、防銷(xiāo)毀、防病毒，這就對安全性提出了更高的要求。

　　第四，會(huì )計電算化檔案的調用需要一定的軟硬件環(huán)境。過(guò)去的手動(dòng)自動(dòng)化會(huì )計檔案形式具有直觀(guān)性和清晰性，存儲在磁性介質(zhì)上的會(huì )計檔案則必須要在一定的條件下才能使用，其對環(huán)境的要求更高。

　　二、事業(yè)單位電算化后會(huì )計檔案管理存在的主要問(wèn)題

　　首先，會(huì )計檔案管理制度不健全。事業(yè)單位電算化后的會(huì )計檔案管理內容更加多樣化，缺少完善制度規范的檔案管理方式一定會(huì )造成檔案的混亂性，不利于數據的準確獲取。與此同時(shí)，缺少制度規范的會(huì )計電算化檔案管理，還會(huì )降低管理效率，使得檔案庫房管理達不到單位要求，且容易發(fā)生丟失、破壞現象，甚至出現資料外流。

　　其次，對會(huì )計電算化檔案管理的重視度不夠。會(huì )計電算化后的檔案管理人員是做好檔案管理工作的核心，受到傳統手動(dòng)管理檔案方式的影響，很多檔案管控者對電算化下的檔案新形式缺乏認識，不了解它的主要構成，且缺少管理經(jīng)驗。很多管理人員將檔案管理等同于會(huì )計報表的輸出、入入工作，認為只要做好會(huì )計憑證就算完成了管理任務(wù)。他們沒(méi)有從本質(zhì)上明確了解會(huì )計電算化的實(shí)質(zhì)意義，對電子檔案資料的管理缺乏有效的重視，存儲在磁盤(pán)等介質(zhì)上的資料很容易丟失，過(guò)去的檔案記錄也沒(méi)有及時(shí)歸類(lèi)處理，不利于今后對數據的查詢(xún)。此外，由于重視度的缺乏，還會(huì )出現疏于管理的情形，導致人為破壞現象的發(fā)生或病毒入侵，對數據資料進(jìn)行破壞。

　　再次，某些打印輸出的會(huì )計檔案達不到保存期限的要求。事業(yè)單位會(huì )計資料的保管需要滿(mǎn)足一定的保管期限要求，但是據調查發(fā)現很多使用會(huì )計電算化的事業(yè)單位在單位憑證的打印中采用的是針式打印方法，會(huì )計資料容易出現褪色現象，很難保存到規定的日期。

　　最后，會(huì )計檔案管理者的素質(zhì)能力有待進(jìn)一步提高�，F如今，現代信息技術(shù)和現代化設備的使用數量逐年增多，這也對會(huì )計檔案管理者的素質(zhì)能力提出了更高的要求。但是目前既有良好的會(huì )計技能，又具備優(yōu)秀管理能力的人才相對匱乏，他們的.素質(zhì)能力不夠全面，缺乏精確的管理技巧，這也是制約會(huì )計檔案管理工作順利開(kāi)展的重要原因。

　　三、事業(yè)單位實(shí)施電算化后會(huì )計檔案管理的有效對策

　　在上述內容中，我們已經(jīng)清晰直觀(guān)的看到了事業(yè)單位實(shí)施電算化會(huì )計檔案管理后存在的主要問(wèn)題。針對這些弊端，我們一定要找到切實(shí)可行的對策予以完善，提高檔案管理的有效性。

　　(一)健全完善電算化會(huì )計檔案管理制度

　　俗話(huà)說(shuō)“沒(méi)有規矩不能成方圓”，想要做好任何事情都要有健全完善的制度體系作基礎，會(huì )計電算化實(shí)施后的檔案管理工作涉及到的內容較多，對制度的規范要求也更高。針對檔案管理的新特點(diǎn)，事業(yè)單位要制定完善的管理規章，根據單位會(huì )計資料的實(shí)際情況，具體歸納制度方法，將檔案進(jìn)行歸檔保管，并完善具體的管理內容、資料分類(lèi)方式、備份存儲資料、檔案維護日期等等。與此同時(shí)，還要嚴格落實(shí)崗位責任制，明確每個(gè)管理者的主要職能，避免出現問(wèn)題互相推諉的現象發(fā)生，切實(shí)提高檔案管理的有效性。

　　(二)提升檔案管理人員對電算化后檔案管理的認識度

　　實(shí)施電算化后的檔案管理形式與過(guò)去的手動(dòng)化檔案管理存在很大的差異，只有提升人們對其的認識度，才能提高檔案的管理效率。具體而言，事業(yè)單位要轉變人們的思想觀(guān)念，改變以往只注重紙質(zhì)資料管理的情況，加強對電算化管理的支援力度，逐步增加資金投入數量，改善電子檔案的管控條件。單位要將資金運用到實(shí)際工作中，完善硬件和軟件設施，建立專(zhuān)門(mén)的電子檔案管理部門(mén)，配備監控設備，對軟件系統進(jìn)行及時(shí)的更新應用和升級。與此同時(shí)，事業(yè)單位還要加大宣傳力度，幫助檔案管理人員明確了解自身工作的重要性，從而提高他們的認識水平。

　　(三)采用定期檢查手段開(kāi)展檔案管理

　　電算化后的會(huì )計檔案資料涉及到的內容眾多，由于計算機自身的缺陷以及病毒入侵的危害，很容易造成數據資料的丟失，存儲在磁性介質(zhì)上的檔案內容也容易流失。為了避免出現檔案遺失或隨意被篡改的現象，事業(yè)單位一定要采取有效措施加強對檔案進(jìn)行管理和檢查，選擇質(zhì)量好的硬件保存資料，將磁盤(pán)放在防潮、防熱、防塵的環(huán)境下予以保管，并定期安排專(zhuān)人進(jìn)行檢查。

　　(四)對檔案管理者的素質(zhì)能力予以提高

　　事業(yè)單位在實(shí)施檔案管理過(guò)程中一定要堅持提升檔案管理人員的素質(zhì)能力，發(fā)揮他們的巨大作用，從根本上加強管理能力。單位在檔案管理者的選拔上要下功夫，挑選具有會(huì )計知識和管理能力的人才上崗，定期組織學(xué)習培訓，并派遣有潛力的年輕人對外進(jìn)行學(xué)習，提高他們的綜合能力，促進(jìn)檔案管理能力的提升。